E-fart på kommunen

Webbmöten och molntjänster kan rätt använda lösgöra mycket tid för produktivt arbete också i kommunerna.

Det vet Mikael Grannas som tog över i ledningen för Sibbo 2011 efter flera år i industrins tjänst i utlandet och sju år som kommundirektör i Houtskär samt biträdande stadsdirektör i nuvarande Pargas.

”I skärgården var det för mig närmast en självklarhet att så många möten som möjligt skulle gå på distans. Då man sitter på olika öar kan ett gemensamt möte lätt ta en hel arbetsdag i anspråk”, konstaterar han.

Då Grannas kom till Sibbo slogs han av hur lite webbmöten användes som arbetsredskap, både internt i kommunen och i kontakten med andra instanser. Ett exempel är senaste vinters förhandlingar kring den planerade kommunreformen. Då kunde han sitta upp till 15 timmar per vecka i bil för att delta i möten med representanter för de närliggande kommunerna.

”Många frågor kunde ha avhandlats betydligt snabbare och effektivare som e-möte. Men av de inblandade kommunerna var det i praktiken endast Borgå och Sibbo som var beredda att ha möten på distans.”

Effektivare. Inte heller den stora mängden personliga möten i kommunen stämde helt ihop med den allmänna effektiviseringsprocess som Grannas har initierat i Sibbo.

”Alla redskap för att effektivisera verksamheten står till enhetschefernas förfogande, frånsett uppsägningar och permitteringar. För att kunna frångå den traditionella förvaltningsstrukturen och bli en självlärande och flexibel expertorganisation måste vi även använda e-möten i betydlig högre grad än i dag”, säger Grannas.

Enligt hans erfarenhet är e-möten effektivare än personliga möten då man avhandlar mer rutinartade ärenden.

”E-möten kan vara upp till hälften kortare än traditionella möten men ge samma slutresultat. Nu har vi som målsättning att sköta vartannat av ledningsgruppens möten över webben. Här går nog ännu några år innan de nya arbetssätten används allmänt i kommunen. Ledarskapets förändringsprocess genomförs i 14 klart avskärmade steg av vilka vi nu genomfört fyra.”

Nya pusselbitar. När Pekka Laitasalo, med en gedigen bakgrund i it-industrin i fjol våras utnämndes till ekonomidirektör i kommunen föll några väsentliga bitar på plats.

”I kommunens dataserver fanns Microsoft Lync-tjänsten färdigt inbyggd, alltså en tjänst för snabbmeddelanden, ljud- och videosamtal, webbmöten, tillgänglighetsinformation och delningsfunktioner. Det var bara kulturen att använda dem som fattades”, säger Laitasalo.

Sedan april i år heter tjänsten Skype for Business. Namnbytet förklaras av att Microsoft köpte Skype i en gigantisk affär på 8,5 miljarder dollar år 2011 och har integrerat den bakomliggande tekniken i sin Lync-tjänst.

”När man riktigt tänker efter ligger konsumentledet igen steget före. Skype har ju varit ett allmänt kommunikationsmedel i många familjer ända sedan tidigt 2000-tal.”

Men vad vinner kommunen på att öka antalet e-möten?

”En väsentlig sak är att allt faktamaterial som mötes- eller projektdeltagarna behöver finns i en gemensam molntjänst. Alla deltagare har därmed tillgång till samma material som hela tiden är uppdaterat i realtid. Det här har till exempel gett betydande tidsbesparingar i vårt budget- och bokslutsarbete”, säger Laitasalo.

Flerårigt projekt. Även om delar av det kommunala arbetet nu har effektiviserats genom e-möten konstaterar Grannas att det är en lång väg att gå innan man kan säga att kommunen utnyttjar webben optimalt.

”Det är en genomgripande förändring av hur man traditionellt har arbetat i en kommun. Därför måste metodiken först förankras bland enhetscheferna. De både får och skall ändra arbetssätten i sina enheter.”

Grannas betonar att den primära avsikten med förändringen inte är att spara kostnader utan uttryckligen att effektivisera kommunens arbetssätt.

”Minst lika viktigt är att personalen alltid har tillgång till korrekt och färsk information på mötena eftersom alla fakta kontinuerligt sparas i delade dokument i molnet.”

Bo Ingves text Jore Puusa bild