Budgetering med mikrodator

av Odd de Presno Forum 1983-19, sida 18-19, 30.11.1983

Taggar: Teman: ekonomi

F RUI 19/83 19/83 F RUN

Av Odd de Presno

RH Det börjar bli dags för bokslut och skattedeklarationer, året närmar sig sitt slut. Alla småföretagare vet vad det innebär: långa kvällar och nätter med penna och papper. Siffror och kalkyler och beräkningar. Skulle det inte vara skönt att bara kunna trycka på en knapp och få allt serverat på en bildskärm? Utopi? Nej, inte alis. Det är faktiskt möjligt, åtminstone nästan, om man har en mikrodator till sitt förfogande. En mikrodator alltså, inget avancerat och dyrt datorsystem som bara stora företag har råd med.

En mikrodator av det slag som behövs kostar idag med de behövliga tillbehören ungefär 30 000 mark. Det betyder att de allra flesta företagare har realistiska möjligheter att skaffa sig en sådan hjälpreda.

Men behöver man verkligen en mikrodator? Om man har klarat sig hittills med bara papper och penna (och en fickkalkylator) så lär man väl göra det i fortsättningen också! Det gär man säkert, men så frågar man sig: vad kostar eventuella fel? Om man på gammalt vis gör upp sina bokslut, budgeter, kostnadsberäkningar eller andra liknande kalkyler och beräkningar så är risken trots allt rätt stor att man gör ett fel någonstans. Eller man bryr sig kanske inte om att optimera resultatet geno “upprepade beräkningar med insättning av förändrade siffror. Blir det inte ofta så att den första kalkylen får duga?

Många konkurser och ekonomiska svårigheter i små företag hade kanske kunnat undvikas om den ekonomiska planeringen hade varit effektivare, mera optimerad. Denna optimering är enkel att göra med hjälp av en mikrodator med vars hjälp man snabbt och enkelt kan köra kalkylen om och om igen med ändrade ingångsdata för att se vad slutresultatet blir. Att regelbundet följa upp en budget är också besvärligt med bara papper och penna - i själva verket ungefär lika besvärligt som att göra upp årsbokslutet. Med datorns hjälp går det emellertid snabbt och enkelt och det blir därför också gjort. Därmed uppdagas fel och brister i budgeten eller i själva verksamheten mycket snabbt och man undviker allvarligare problem.

Vad händer om det helt plötsligt sker någonting oförutsett? Med da 18

Planering enligt mikrometode måste jag planera min verksamhet. Jag måste försöka undvika att bli alltför beroende av en stor kund. Jag måste kunna balansera investeringar för framtiden mot intäkter på kort sikt vilka behövs för mitt dagliga liv. Det gäller också att kunna prissätta mitt arbete rätt och att beräkna förskottsskatt och socialskyddsavgifter.

Det finns alltid ett klart samband mellan planer och intäkter. Men en plan som inte följs upp är inte mycket värd. Datorn ska alltså kunna följa upp en budget och analysera avvikelser från denna och det ska vara enkelt att korrigera budgeten.

När jag satte igång det hela hade jag nästan storhetsvansinne. Jag drömde om allt från projekträkenskaper, resultatanalyser med inkomstprognoser, prognoser för utgifter, skatter osv, formler för fördelning av allmänna utgifter till betalningsplaner och cash-flow analyser.

Meningen var att jag skulle lägga ner tid på att göra upp budgeten med hjälp av datorn. Förhoppningsvis skulle jag sedan spara tid i samband med månadsrapporterna och få en bättre kontroll över min verksamhet.

Nu, tre månader efteråt, kan jag konstatera att jag är tillfreds med resultatet, men min ambitionsnivå har sjunkit. Jag har kommit ner på jorden så att säga. Erfarenheten visar nu att bland annat projektrapporten innehåller alltför mycket data. Visst är

Mikrodatorerna börjar komma ner i sådana prisklasser att även småföretagare och enskilda personer har råd att skaffa sig en mikrodator och därmed komma i besittning av de möjligheter en sådan kan erbjuda i form av arkivering, ekonomisk kalkylering, ADBbaserad bokföring osv. Den andra delen av Forums artikelserie om mikrodatorernas användning behandlar ekonomisk planering och budgetering med hjälp av en mikrodator.

Om man vill ha bokföringen, kostnadsberäkningarna, budgeteringen och dess uppföljning och så vidare på data, så får man väl lov att skaffa en riktig datacentral åt sig. Eller.

förvissa dig om att det inte finns fel i formlerna. När budgeteringssystemet väl är uppbyggt och budgetens data inmatade är det bara att trycka på knappen och köra. Vad händer om någonting nytt uppenbarar sig? Jag kanske blir erbjuden en reportageresa till Kina och Japan. Intressant, men kostnaderna är ju hårresande. Vilka konsekvenser får det hela för mig? Dags att fråga datorn! Resan ska ske i november. Kostnaderna matas in som ändrade planer för november. Det kan bli frågan om att läsa in kanske fem olika tal i programmet och sedan ett tryck på rätt knapp och resultatet står att läsa på bildskärmen. Idén med ett dylikt program är just den, att

Emme n jag kan leka med olika tal utan att förstöra den ursprungliga budgeten. Jag kan när som helst ställa frågan: vad händer om? Om jag gör detta eller detta. Sedan då jag har beslutat mig för vad jag gör, kör jag in de nya siffrorna i den ”riktiga” budgeten och saken är klar.

Det är också enkelt att på det här sättet ta reda på vad som gick fel. Varför gick det inte som jag planerade?

Vad säger du? Intresserar det dig? Mitt råd är att starta med ett enkelt och billigt system. Avskriv det på 24 månader. Men sätt igång. Erfarenherna visar ganska snart vilket ditt exakta behov är!

PENNINGGÅV torns hjälp går det enkelt att beräkna konsekvenserna av det nya och därmed ta ställning till nya planer.

Mikrodator och programvara

Jag har använt en mikrodator av märket Triumph Alphatronic. I Finland kostar apparaten 21500 mk och den har då ett minne på 64 kilobits. Den är då försedd med möjlighet till textbehandling och den har två stationer för diskett. En matrisskrivare till maskinen kostar ungefär 6000 mk och det program som behövs, dvs Alphacalc, kostar 2500 mk. Priserna är ungefärliga.

Programmet Alphacalc kan behandla exempelvis räkenskapsrapporter på upp till 26 kolumner och 30 rader med text och siffror. Man kan till exempel ta ut en rapport per månad för de två senaste åren ur vilken framgår inkomster, utgifter och resultat. Genom att utöka maskinens minneskapacitet kan man behandla ännu större rapporter, men den möjligheten är inte längre intressan det roligt när alla avvikelsetal beräknas utan att jag lyfter ett finger, men merparten av dessa upplysningar saknar praktisk betydelse för mig! Och vad gäller betalningsplanen så har jag återgått till papper-och-penna-metoden, den har visat sig vara den bästa.

Fördelen med mikrometoden är att man kan sätta igång full av entusiasm att förverkliga sina drömanalyser. När man sedan så småningom märker att drömmarna inte var ändamålsenliga så går det lika enkelt att rätta till saken. Man har naturligtvis förlorat en del tid på det hela, men man har vunnit nya erfarenheter.

och inte heller nödvändig. Kostnaden för hela systemet är ju en väsentlig del av hela idén.

Jag har en Triumph Alphatronic, men det finns givetvis andra motsvarande datorer. Commodore Computers och TRS 80, för att nämna ett par exempel. De flesta maskiner fungerar med operativsystemet CP/ M som är ett slags industristandard. Ett beräkningsprogram för en maskin kan sålunda vanligen utan problem köras också på en annan. Alphacalc kan ersättas med VisiCalc, CalcStar, SuperCalc och Multiplan och deras pris ligger vid ungefär 2000 mk.

Budgetering och uppföljning Budgeteringen

Jag ägnade en ganska lång tid åt att bygga upp ett budgetsystem åt mig. När systemet är färdigt är det sedan bara att mata in önskade uppgifter, ge de behövliga programinstruktionerna och resultatet kommer omedelbart på bildskärmen. Men var beredd på att det kan uppstå fel! Kör flera provkörningar om och om igen för at Över till provkörningen. Först några ord om vad jag sysslar med. Jag är frilans-journalist och egen företagare. Jag skriver ariklar och pressmeddelanden för facktidskrifter och näringsliv. I vissa fall arbetar jag på timlön i andra fall på basen av en given offert.

I likhet med andra näringsidkar on”

När du inte vill ge en helt vanlig affärsgåva utan någonting som bevarar sitt värde, då är denna av Mynt-’’ verket i Finland präglade och förpackade ocirkulerade myntsamling II/83 (bokstaven N nedanför svärdet) ett bra alternativ.

I det sakliga etuiet finns myntens råämnessammansättning, vikt, diameter, rand samt konstnärernas namn angivet.

Du får samlingarna en i sänder eller så många du behöver i din egen bank. Antalet samlingar som ges ut är nu hälften mindre än normalt.

Priset är 19,50 mk.

MYNTVERKET I FINLAND

Försäljning: affärs-, spar- och andelsbankerna samt Postbanke 19