Det automatiserade kontoret är mer än bara maskiner

av Maria Planting Forum 1981-14, sida 08-09, 23.09.1981

Taggar: Teman: automation

Det automatiserade kontore är mer än bara maskiner

Det automatiserade kontoret. Administratörer och kostnadsmedvetna kontorschefer drömmer om sitt Utopia lika intensivt som de kontorsanställda mardrömmer om att förlora sina jobb då mikroelektroniken gått sitt segertåg genom kontoren. Det gäller att vara förberedd. Den elektroniska revolutionen har börjat.

€ Framtidens kontor, det automatiserade kontoret, det sekreterarlösa kontoret, det papperslösa kontoret. Visionen har många namn…

Diskussionen om framtidens kontor tenderar ofta att bli en utläggning om tekniska landvinningar. Ordbehandlingsmaskiner, textbehandlingsmaskiner, mikrodatorer, intelligenta kopieringsmaskiner -— mer och mer sofistikerad utrustning ser dagens ljus. De ovannämnda finns alla redan på marknaden, det är bara att ta för sig om man anser det värt att betala dagens ännu skyhöga priser.

Men vem ställer den grundläggande frågan före investeringsbesluten: Varför skall vi automatisera kontoret?

Mer än maskiner

Kontorsautomatisering är inte bara en fråga om maskiner. Det är mera en attitydfråga; vill vi ha ett automatiserat kontor eller inte? Vad vinner vi på det — Det automatiserade kontoret är inte ett självändamål, påpekar Anssi Solala, en av landets mest framstående konsulter i kontorsautomatiseringsfrågor. — Resultaten — vinster i tid och pengar, ökad trivsel genom bortrationalisering av tråkiga rutiner mm — är intressanta.

Solala, som bl a drar kurser i ämnet i Kontorsrationaliseringsförbundets — regi, anser att kärnan i allt prat om kontorsautomatisering ligger i helheten — Alltför många företag har investerat i fina maskiner och bit för bit automatiserat kontorsfunktionerna utan att först skapa en helhetssyn över vad som skulle vara ändamålsenligt och hur de olika automatiserade funktionerna kan passas ihop. Många har funnit att d enn m—— må & i

Hjälpmedlen för kontorsautomatiseringen är redan legio men vi kommer ännu att få vänta läng på det papperslösa kontoret. Ingen vill ännn ha ett sådant idag sitter med ett pussel där bitarna bara passar ihop två och två eller två och tre, men inte alla tillsammans.

— Det är alldeles för vanligt att företag börjar med att skaffa maskinerna och först sedan funderar på om och hur det kan tjäna just det företagets behov. Ordningsföljden är galen, maskir.askaffningarna borde ske först efter er, hygglig kartläggning av kontorets nuläge och dess behov i framtiden.

— Kontorsautomatiseringsåtgärdern måste samordnas från första början, anser han. — Ått så inte har skett, bär maskinleverantörerna till stor del skulden för. Det är lätt att sälja överdimensionerade ADB-system till företag som nog inser att det är hög tid på att automatisera kontorsrutinerna, men inte riktigt vet hur de skall gå till väga. Framtidens kontor?

Redan på 1950-talade man om kontorsautomatisering. Då betydde det datorer som sattes att sköta löneberäkning,

FORUM 14/8 — Det automatiserade kontoret är inget självändamål, anser Anssi Solala bokföring och andra rent matematiska kontorsfunktioner. Automatiseringsprocessen har sedan framskridit stegvis, efterhand som det blivit ekonomiskt lönsamt att mekanisera enskilda arbetsuppgifter har nya maskiner tagits i bruk.

Det är svårt att definiera termen ”kontorsautomatisering”, därför är det enklast att formulera några av dess centrala drag — med kontorsautomatisering strävar man att effektivera den informationsbehandling och -förmedling som sker i kontoret — tekniskt sett grundar sig kontorsautomatiseringen på olika slags intelligenta mikroprocessorstyrda maskiner oc — dess syfte är att frigöra den allt dyrare mänskliga arbetskraften till kreativa och krävande arbetsuppgifter.

Uttryckt i funktionella termer beskrev en svensk expert framtidens kontor såhär — Ordbehandling, d vs in- och utmatning, lagring samt viss manipulering i skrivautomater eller datorer av mindre textmängder i form av brev, PM, meddelanden, rapporter mm.

— Texthantering som omfattar inoch utmatning samt manipulering i datorer av textmängder tex i form av handböcker, kataloger mm. Manipuleringen omfattar funktioner som redigering, formatering, sortering mm.

— Informationslagring och -sökning som omfattar lagring och återsökning av lagrad text på sökord eller kombinationer av sökord, som definieras vid inmatningen. T ex bibliotekssöksystem.

FORUM 14/8 — Elektronisk post, d vs inmatning, lagring och vidarebefordring av meddelanden, brev, PM, rapporter mellan terminalarbetsplatser m m och utom det egna företaget.

Kontorsautomatisering igår-idag

Kontorsautomationen på 50-, 60- och delvis t om ännu på 70-talet framskred långsamt. — Automatiseringsåtgärderna var relativt osystematiska och koncentrerades vanligen bara på ett arbetsmoment i gången, tex var kopieringsmaskinens utveckling en sådan lösning.

Åtgärderna betydde också endast små förändringar i hela kontorsmiljön — en ny maskin, dess installation och skolning av den personal som skulle sköta den var allt. Kontorsrutinerna blev kvar, inverkan på själva jobbet som sådant var ännu relativt obetydlig.

Dagens kontorsautomatisering fäster uppmärksamheten vid störrre helheter, vid sammanhängande arbetsmoment som kan kombineras och rationaliseras. Målet är inte mera att bara göra enskilda prestationer snabbare utan att eliminera onödiga arbetsmoment och dubbelarbete.

— På 80-talet kommer vi att få uppleva den verkliga explosionen inom kontorsautomatiseringen, tror Anssi Solala. — Lönekostnaderna stiger och maskinkostnaderna sjunker, det arbetsintensiva kontorsjobbet måste rationaliseras och automatiseras (i nämnda ordning!) om vi skall hänga med.

— Ett litet, perifert land som Finland får den nyaste tekniken alltid lite efter de stora, teknologiskt välutvecklade länderna. Vi måste själva vara på bettet och följa med utvecklingen också på detta område för att se till att vi inte inför ”gamla nyheter” och så haltar efter de andra igen några år, säger han.

Det papperslösa kontoret

Anssi Solala tror inte på det papperslösa kontoret. Den mesta informationen kommer ännu på 80-talet att förmedlas och arkiveras på papper också om dess relativa betydelse kommer att minska.

Det papperslösa kontoret är alltså en myt. Tekniken finns visserligen, men attityderna bromsar; det ligger någo oförklarlig trygghet i papperet. Kontorsfolket är inte redo att överge det för mer sofistikerade informationsbärare — band, disketter, skivor m m.

— Men papperets betydelse kommer att minska, säger Solala.

Den måste minska. Enligt hans beräkningar skulle allt papper som produceras i vårt land i slutet av 80-talet gå till enbart den offentliga sektorns behov om pappersförbrukningen skulle tillåtas öka i samma accelererande takt under detta årtionde som under 70-talet.

Det ligger naturligtvis en något haltande statistik bakom den uträkningen, men med tanke på de kilometerlånga arkiven som många större organisationer har är det oundvikligt att åtminstone arkiveringen i framtiden skall kunna ske mindre skrymmande.

— Arkiv och andra ”passiva” informationskällor kan hållas i pappersform längre än de ”aktiva”, t ex kundregister, order och annan information som ständigt förändras, säger Solala. — Redan sökrutinen blir för jobbig om den aktiva informationen inte fås lättare tillgänglig.

Var börjar automationen?

Ord- och textbehandlingsmaskiner är det första man i allmänhet tänker på då man talar om kontorsautomation. Men i själva verket utgör ord- och textbehandlingen bara en liten del av de kontorsrutiner som kan automatiseras.

— 15—20 procent av en sekreterares tid går till textproduktion och bara 3—5 procent av lönekostnaderna i ett kontor kan direkt hänföras till textbehandlingen, nämner Solala som gjort noggranna uträkningar i ett flertal företag.

Mängden av information som behandlas i kontoren ökar fortfarande snabbt. Automatiseringen skapar som sådan ingen ny information, den bara effektiverar behandlingen och frigör arbetskraft från rutinartad maskinskrivning till mera kreativa och intressanta arbetsuppgifter.

— Det är skäl att komma ihåg att automationen inte biter på de trevliga arbetsuppgifterna utan bara på de tråkiga och monotona jobben, understryker Solaia.

(Forisätter på sid 45 9