Hotellen övergår till ADB

av Maria Planting Forum 1980-17, sida 08-10, 05.11.1980

Taggar: Teman: automatisk databehandling

ättre sent än aldrig…

Hotellen övergår till ADB

Hotellbranschen har förvånansvärt länge klarat sig utan automatisk databehandling. Det är en bransch som, enligt vissa bedömare, ligger 10—15 år efter industrin och som först på senare tid börjat inse att ADB inte behöver betyda en övergång till opersonlig service. Tvärtom — införandet av ADB kan betyda att hotellpersonalen i allt högre grad frigörs för de personliga kundservicen.

— Inom en snar framtid, resonerar hotellfolket idag, skall vi införa ADB. Av kostnadsskäl, av kontrollskäl av konkurrensskäl…

& Ökad lönsamhet och bättre kundservice är två av huvudmålen då hotell- och restaurangbranschen nu, sent omsider, inför ADB för sina rutiner. Det är en bransch med specifika ADB-behov som behöver skräddarsydda system. Systemtillverkarna har inte varit sena med att upptäcka och ta vara på chansen…

Åboföretaget Teleste Oy, som i hemlandet kanske ännu främst är känt som tillverkare av antenner samt bildoch ljudsystem, satsar idag hårt på denna nya och växande marknad. E ion), erbjuder fullständiga ADBsystem för hotell- och restaurangbranschen.

I marknadsföringen kallas det ”Teleste Total Hospitality Package”. ”Paketet” bestär av datorsystem för hotell som även innefattar Telestes traditionella produkter.

Teleste har redan noterat anmärkningsvärda exportframgångar med sina hotellsystem. Främst har företaget sålt till grannländerna Sverige, Norge, Danmark, Sovjetunionen och Polen — men även längre bort. Bl a har man fått fotfäste på den engelska marknaden tack vare elt lyckat samarbete med engelska Marcol. Idag har redan 25 hotell gått in för det systemalternativ Teleste erbjuder.

En av grundtankarna i företagels systemförsäljning är, att varje hotell skall kunna börja med bara den systemdel som de bäst behöver och efterhand bygga ut systemet med fler delar. Alla delsystem i hotellpaketet kan fogas samman.

Förlorade affärer ”väckte” Telest – Teleste kom in i hotellbusinessen i medlet av 70-talet. berättar chefen fö bolagets hotelldivision, Esko Halenius.

Man konstaterade då att vära traditionella produkter på antenn-, ljud- och bildsidan hade mättat den inhemska marknaden. och för at kunna expandera måste vi söka oss till nya marknader.

— Samtidigt var det viktigt att vi i ett så tidigt skede som möjligt satte igång med att utveckla de traditionella produkterna för att snabbare komma ut på de internationella marknaderna med systemförsäljning, fortsätter han.

Nägra förlorade affärer på ljudsidan i början av 70-talet väckte Teleste till att det var nödvändigt för företaget att utveckla sina produkter och delvis satsa på någonting helt nytt.

Det strategiska beslutet om att med krafi gå in för hotellsystem fattades 1975. Det började med elektroniska roomstatussystem och har senare utvidgats till att omfatta även managementsystem. Tekniken kunde man, men Esko Halenius medger att man ännu då var relativt okunnig om vilka specifika behov hotellbranschen hade.

Den solida finansiella uppbackningen - TFeleste — ullhör holdingbolaget Sponsor — bidrog till att man vågade fatta beslutet om diversifiering.

En av huvudfilosofierna bakom beslutet hängde intimt samman med exportförväntningarna. Teleste ville satså på nägonting som både kräver unik know-how och som skulle vara tillräckligt omfattande för at det skulle vara lönt att söka sig ut på internationella marknader med systemen.

Idag har Teleste uppnått bädadera i de fall man stätt öga mot öga med sina internationella konkurrenter ifråga om de totala systemen, har Teleste gått segrande ur konkurrenssituationen.

Två huvudprodukter Telestes hotellsystem består i huvud sak av två produkter: Ett mikrodatorbaserat roomstatussystem (HCS 500) som sköter informationsgången mellan hotellets olika delar. samt ett långt utvecklat managemenisystem CHAMPS (Computerized Hotel Accounting and Management Processing System), som främst utgör ett styroch kontrollredskap för hotelledningen. CHAMPS består av en dator, skrivare och bildskärmar som behandlar all information om kunden, ända från förhandsbokning till rapportering och reskontra. Det skriver to m ut kravbrev, om det behövs…

HCS 500 är ett s k roomstalussystem som förmedlar rumsinformation mellan hotellets olika delar. Som sådana är mte roomslalussystemen nya, det har redan länge funnits enklare reläbaserade system som förmedlat information på stora ljustavlor och som krävt omfattande kabelläggning i hotellen, men vars användning ändå varit relativt begränsad.

Digitaltekniken, som HCS 500 bygger på, erbjuder tillämpningar som inte är möjliga med de tidigare reläbaserade systemen, tex automatisk väckning, inbrottsalarm, detaljerad städningsinformation mm. Det ADB-baserade systemet ökar roomstatussystemens användningsmöjligheter samtidigt som de är relativt lätta och förmånliga at installera, då man ofta inte ens behöver lägga nya kablar, utan kan utnyttja redan installerade TV-, radio- eller telefonkablar.

HCS 500 har för många hotell varit första steget mot datorisering. Systemet består in sin enklaste form av rumspaneler 1 hotellrummen, bildskärmar i receptionen, 1 hotellvärdinnas kontor samt 1 telefonväxeln, skrivare i receptionen och i värdinnans kontor, ett nyckelbord, en mikrodalor och alla nödvändiga komponenter för den kabelläggning som behövs.

Varje våning i hotellet kan dessutom förses med bildskärm och skrivare för information till och från städpersonaIen,

Genom rumspanelen förmedlas utom radio- och underhällningsprogram till hotellrummen, även information via högtalarna eller i form av ljussignaler (en röd lampa som lyser uppmanar hotellgästen att kontakta receptionen). Dessutom förmedlar panelen väckningsssignalen.

FORUM 17/80

Genom en egen terminal kan pe hotellet. Ohservera elbordet i förgrunden — dä gästen returnerar sin nyckel till receptione kan systemet tex släcka all belysning i hans rum medan han är ute. Nedan terminalbord i

Från rummet kan hotellgästen ”kvittera” väckningssignalen eller kalla på roomservice. T ex på hotell Hamburger Börs i Åbo är rumspanelen placerad så att gästen måste stiga upp ur sängen för att stänga av väckningssignalen. När signalen stängs av, ”kvitteras” det på en printer i receptionen.

Men det är inte bara hotellgästen som är betjänt av HCS 500 och rumspanelen. utan framförallt hotellets egen personal. Då rummet är ledigt och skall städas eller då städning pägår. förmedlas informationen till hotellvärdinnan och till receptionen som således hela tiden är å jour med situationen och kan koordinera städpersonalens arbete och incheckning av nya gäster så att hotellets kapacitet kan utnyttjas maximalt.

Det är uppenbart att en noggrann och snabb informationsförmedlhing mellan receptionen;hotellvärdinnan:städ FORUM 17/8 personalen ökar hotellets totala kapaci1etsutnyltjundegrad. — Städpersonalen kan dagligen sköta om fler rum om den fortlöpande har information om upptagna och lediga rum eller vet när gästen är närvarande respektive frånvarande.

Det finns ännu åtminstone två viktiga aspekter som motiverar installeringen av ADB-baserade roomstatussystem: Energibesparing och säkerhet. Då kunden avlägsnar sig från hotellet (d vs då han lämnar sin nyckel i receptionen) kan systemet släcka all belysning i hans rum samt blockera telefonen så att den inte går att använda. Också för att skydda mot hotellinbrott bjuder systemet egna program.

CHAMPS

Mänga av de hotell som redan installerat HCS 500 roomstatussystem. överväger idag en vidare utveckling.

Dä s delar” personalen detta genom att sätta in sin egen kel i rumspanelen. Meddelandet går till datorn, som i sin tur meddelar hotellvärdinnan om att rummet inom kort kommer att vara ställt i ordning. Managementsystem —- hotelledningens ADB-redskap — är dagens krav.

CHAMPS är Telestes svar på dagens krav. Det är ett system som är utvecklat av engelska Marcol, ett företag som speciuliserat sig på hotellmanagementsystem. Teleste ser till att kunden kan använda systemet på sitt eget språk och har även I andra avseenden anpassat det för nordiska förhällanden. Dessutom har man vidareutvecklat systemet vad gäller restaurangfunktioner och telefondebitering.

Managementsystemen omfattar i huvudsak tre delar. Roomstatussystemet, froniofficesystemet som bestär av förhandsbokning, check in- samt check out-funktionerna och bokföringsfunktionen, rapporterings- samt kontrollfunktioner. Till CHAMPS kan också hela hotellets restaurangsverksamhet anslutas via kassaterminaler.

CHAMPS handhar all den informationsbehandling som hotellgästen ger upphov till och frigör hotellpersonalen från rutinuppgifter till det som i alla tider varit viktigast i branschen, kundservice.

Systemet ger hotelledningen dagliga rapporter om reservationsläget, om gäststrukturen, om i vilka delar av hotellet gästerna främst använder pengur. sköter kassarapportering samt har hand om bokföringen enligt lagens paragrafer. Tidigt varje morgon får hotelledningen en situationsrapport och kan sälades omedelbart reagera t ex i marknadsföringshänseende.

-— Förut talade man om att ett hotell borde ha ca 200 rum för att det skulle löna sig alt installera ett helt CHAMPSsystem, förklarar Esko Halenius. — Men det stämmer inte nu mera, med tiden har systemen blivit billigare oc d softwarepaketen har standardiserats. De minsta hotellen som idag gått in för Telestes datoriserade system har ca 100 rum.t ex Cumulus i Raumo med roomstatussystem för 104 rum och hotell Dundret i Gällivare med CHAMPS för något över 100 rum.

I synnerhet i Norden ger detta faktum stora möjligheter. konstaterar Halenius hoppfullt. — Här finns ett stort antal hotell med metlan 100 och 200 rum.

CHAMPS kan installeras och 1as i bruk stegvis, enligt varje enskilt hotells behov. Teleste tar fullt ansvar för service och skolning av hotellpersonalen bäde i hemlandet och på exportmarknaderna.

Vaakuna valde CHAMPS

På hotell Vaakuna i Helsingfors (som hör till HOK-ägda Helsinki Hotels-kedjan) inleddes datoriseringen av hotellrutinerna i januari i år. Telestes system tas steg för steg i användning. Hotellprogrammen, d v s bokning, check-in. check-out, centralen och kassafunktionen togs först i bruk. Därefter följer försäljningsreskontran och stamkundsregistret… Också — lagerbokföringen skall bli AD B-baserad och det steg som hotellet hoppas kunna ta någon gång under nästa år, är att ett restaurangsystem för de fyra restaurangpunkterna kopplas till helheten. Detta kan ske bar man först finner tillfredsställande terminaler till restaurangerna.

Huvudansvaret för projektets genomförande bär Teleste, och när det i sin helhet är i funktion, kommer det att vara det mest omfattande hotell-restauraung-systemet i vårt land.

För att underhålla och därigeno säkra och underlätta användningen av de olika delarna i systemet. har Teleste och Vaakuna tagit i bruk en ”snabbdiagnos” som görs per telefon med hjälp av ett modem. Telestes fackfolk i Åbo kan med sin egen terminal, som är copplad till telefonnätet, rätta till eventuella feli programmen eller ta reda på vad möjliga störningar i Vaakunas system beror på. Ekonomichef Kaarina Mänty som är ansvaring för datoriseringsprogrammet på Vaakuna är nöjd med det installerade systemet.

Tack vare högnivåspråket är det ättfattligt för användarna, framhåller hon. – I princip är det et arbetsredskap som vilket annal som helst, lätt att använda bara man salt sig in i hur det fungerar.

I ekonomichef Mäntys framtidsvision ingår en utveckling av systemet.

Hon nämner sådana funktioner som inte ännu existerar idag, men som säkert kommer att ingå i morgondagens system.

— I en s arbetskraftsintensi innehar & gedigen kännedom om 9 tvåspråkighet 9 ma känne

Helsingfors 920-17 409 10

Vi söker ett medelstort eller mindre företag — en ensamföretagare kunde även komma ifråga — som uppfyller följande krav och nnsam framtida utveckling på den finfåndska marknaden samt en framgångsrik försäljning i Sverige. Uppgiften kan skötas på provisions- eller koneul dragsgivare är även villig att diskutera andra alternativ och lösningar. För vidare diskussioner skriv eller kontakta omgående Ulla Petäjävaara eller George Ramsay på PA International-Finland Oy, Johannesvägen 6 A 5, 00120 Helsingfors 12, telefon: 90-174 099. Märk kuvertet: ”Agent".

Ö baskunskaper i organisk kemi e erfarenhet av anläggningsprojekterin adsföringserfarenhet företaget står till tjänst med den service oc om vederbörande behöver för att fullgöra sin uppgrift. Produktens lönsamhe (PARTNER:sAGENT

Vår uppdragsgivare, ett stort svenskt industriföretag söker genom oss en samarbetspartner eller agent att omhänderha lanseringen och den fortsatta marknadsföringen av en av deras framgångsrika nya produkter i Finland.

nsk industri

GA PA International: Finland Oy

Skandinaviens ledande konsultföretag inom rekrytering, internationell marknadsföring samt organisations- och produktutveckling,.

Stockholm 08-13 13 00

Malmö 040-742 10

Göteborg 031-81 03 2 är nära anknuten till enerpiprisernas stegring och skärpta miljökrav, vil

Köpenhamn Oslo 02-88 85 5 bransch som hotellen utgör, kommer program som prognosticerar arbetskraftsbehovet att vara oumbärliga i framtiden, förtspår hon. Ett annat exempel som hon nämner är någon form av arbetstidskontroll och hon tror också på en framtid för sådana program som skulle föra hotellen närmare profit center-tänkande.

Stadshollet i Huddiksvall På Stadshotellet i Huddiksvall i Sverige som också är en av Telestes kunder, gjorde ADBentré med roomsta1ussystemet. Hotellet har 140 rum och tre restauranger med plats för 700 personer. Nästa år skall också bokningen överföras på ADB och. om allt går enligt planerna, introduceras ett restaurangsystem 1 slutet av nästa är.

— Vi köpte först och främst en funktion, inte ett system. poängterar hotellets ägare och direktör. Harry Sundin. — Systemet är relativt okomplicerat och logiskt uppbyggt och det är positivt att det är så lätt att gå vidare då man vill koppla nya delar till det, framhåller han.

Direktör Sundin är medveten om alt hans hotell i Huddiksvall är föregångare inom hotelldatoriseringen t Sverige. Också där är det ännu mycket få hotel som tagit i bruk egna ADB-system.

Maria Plantin et förutspår e tbasis. Vår upp 02-4177 30

FORUM 17/80