Hur produceras information inom företagen?

av John Fogelholm Forum 1972-03, sida 25-26, 16.02.1972

Hur produceras information inom företagen?

Av dipl ing John Fogelhol » Industrin har under hela sin existens utvecklat sin produktionsapparat, förbättrat sina tillverkningsprocesser och undersökt de lagbundenheter, som hänför sig till planeringen och kontrollen av produktionen och distributionen av dess slutprodukt. Men först under de senaste årtiondena har informationen inom företagen blivit föremål för ett motsvarande intresse.

Inom små företag får ledaren en stor del av den information han behöver på informell väg genom att fråga och lyssna till sina underlydande. Han använder den sålunda erhållna informationen för sitt beslutsfattande så automatiskt, att han inte alltid ens är medveten om hur hans beslutsprocess egentligen är beskaffad.

Behovet av att undersöka och förbättra informationens produktivitet har under senare tid ökat mycket snabbare än behoven vid sekelskiftet att förbättra effektiviteten inom själva produktionen. Detta har gjort att kostnaderna för de maskiner som behövs för informationshanteringen vart fjärde år har kunnat minskas till en tiondedel av sitt föregående värde.

Ifall läsaren är mera förtrogen med problematiken inom den egentliga produktionen än med informationsbehandlingen, kan situationen för den senares del väl framställas med tillhjälp av den terminologi och de tankemodeller, som hänför sig till själva produktionen. Man kan härvid tänka sig följande fyra begrepp, som väl kan tillämpas på bägge områdena 1. Produktionslinjerna motsvaras av de olika slagen av information 2. Produktionsprocesserna motsvaras av den datahantering som förvandlar råmaterialet (transaktioner) till slutprodukter (direktiv och underlag för beslut).

3. Kostnadsberäkningens uppgift består i att identifiera kostnader inom produktionen och att presentera dessa för ledningen för att hjälpa denna att skrida till sådana åtgärder som är ägnade att förbättra effektiviteten och lönsamheten. Samma idéer gäller även informationshanteringen.

4, Den inom lagerteorin välkända ABC-teorin har sin fullständiga motsvarighet inom informationshanteringen, Enligt denna teori representerar några få till klass A hörande produkter med snabb omsättning den grupp, som har den största inverkan på omsättningens lönsamhet. En motsvarande koncentrering av intresset för de olika slagen av information kan åstadkomma ett om möjligt ännu bättre resultat.

Olika slag av Information

Råmaterialet för information i dess olika former utgörs av grunddata, olika slag av transaktioner och observeringar. Ett företag får sitt råmaterial i informationsbearbetningshänseende från råmaterialsförsäljare, kunder, anställda, aktieägare, staten samt. från konkurrenterna.

Behovet av mera råmaterial leder till en beställning. Behovet av mera information leder till en fråga, som i större företag kan föranleda mycket arbete innan den kan besvaras.

Forum 3/7 e Naturligtvis har behovet av adekvat information existerat lika länge som företagen, men först datamaskinernas definitiva genombrott har gjort det möjligt att få mera information, noggrannare information, och till ett lägre pris.

e Tillgången till information har gjort det möjligt att styra allt större företag.

Råmaterialet inom företagen lagras för framtida behov. Råmaterialet för informationen finns att tillgå i data-basen: kartotek eller register över alla de data, som dokumenterats, Råmaterial och olika halvfabrikatslager tjänar som stötdämpare för fluktuationerna inom produktionen, Informationsregistret utgör en motsvarande stötdämpare. Vi ackumulerar kontinuerligt data och använder dem allt efter behov. Ibland måste man under ett helt år samla på data, som sedan bara används en enda gång.

En hopmontering av en industriprodukt sammanför ofta en stor mängd element till ett visst halvfabrikat eller en slutprodukt. En stor del av informationsproduktionen består i kombinerandet av olika, från varandra fristående informationsflöden till en enda enhet. Slutresultatet kan t ex vara en rapport, där budgetvärden jämförs med förverkligade värden. Slutprodukten som säljs till konsumenten motsvaras kanske närmast av det underlag för ledningens beslut och handlingar, som informationen ifråga utgör. En rapport kan kanske jämföras med ett halvfabrikat, ty dess värde framgår först då ledningen på grundval av innehållet i den vidtar konkreta åtgärder.

Datahanteringen

Låt oss fortsätta med produktionens terminologi:

Inköpet av råmaterial motsvaras av datainsamlingen. Inköpets metoder kan naturligtvis ibland kritiseras. Det samma gäller i ännu högre grad databehandlingen. Det finns företag som extensivt använder datamaskiner för att bearbeta information som grundar sig på uppgifter, vilka en ibland mer eller mindre likgiltig arbetare antecknat på ett tillverkningsorderkort. Speciellt i grundregistreringen av data finns det mycket som borde förbättras.

Inom produktionen har man sedan lång tid tillbaka börjat förfärdiga produkter genom att sammanfoga standardiserade komponenter på olika sätt. Ett motsvarande förfaringssätt kan säkert i ännu högre grad än tidigare tillämpas-på standardrapporteringen, varvid rapporteringselementen kan kombineras allt efter behov för att motsvara de olika beslutsfattarnas personliga önskemål. Liksom man inom produktionen ibland måste tillverka specialartiklar, så måste man inom informationshanteringen i ännu högre grad tillverka ”skräddarsydda” produkter.

Utvecklandet av en produkt motsvarar uppgörandet av ett nytt rapporteringssystem eller i bästa fall en ny rapport. Produktionsmaskinerna motsvaras nuförtiden närmast av de olika datamaskinsprogrammen, Distributionen av produkterna motsvarar distributionen av rapporterna. Transporten av en produkt motsvarar informationsöverföringen, I bägge fallen finns det härvid flera olika alternativ; i bägge fallen behöver en kostnadsminimering inte alltid ge ett resultat som är fördelaktigast ur helhetens synpunkt. Detta är naturligt, då mar beaktar att skalan är såpass vid som från brev skrivande till dataterminaler, vilka kontinuerligt håller mottagaren informerad om varje förändring.

Ser vi på informationssystemet som ett flödesdiagram, märker vi dock en grundläggande olikhet jämfört med produktionssystemet. Skillnaden består däri att informationssystemet kan kontrollera sig självt. Beslut som grundar sig på uppgifter från informationssystemet, påverkar inte endast företagets operationer utan även motsvarande informationssystem, vilket för att vara effektivt, i allra högsta grad måste beakta ”återförings”-informationen.

Naturligtvis är informationssystemen aldrig, utom i de minsta företagen, så enkla att hela systemet skulle kunna beskrivas med några få ord. Redan i ett medelstort företag finns det ett otal informationsslingor och kontakter mellan olika slag av observationer, dataregister, rapporter och beslut.

De av Norbert Wieners i 1940-talets slut utvecklade teorierna rörande cybernetiken eller ”den nya vetenskapen för kontroll och för kommunikation bos levande varelser och maskiner” utgör förutsättningar för att man skall kunna förstå och utveckla företagens informationssystem. Låt oss beakta tvenne principer som härvid är av avgörande betydelse för informationssystemens del a) En effektiv informationsbehandling förutsätter en stor redundans av informationer. Redundans betyder i detta sammanhang att ett och samma meddelande skickas på flera olika vägar och lagras på flera olika ställen, I praktiken har man även märkt att en strävan till en centraliserad informationshantering och registrering ofta har motarbetats av små privata ”informations-kartotek”, eller att man i stället för att vänta på månadsrapporten ringer direkt till verkmästaren för att få reda på produktionsresultatet och utskottsprocenten.

b) Man kan ”förstå” ett system om man kan förutsäga slutresultaten utgående från utgångsvärdena utan att härvid i detalj kunna beskriva själva processen. Man talar då om en ”svart låda” (eng. black box). De flesta vetenskapliga undersökningar gäller ofta kartläggandet av hur komplicerade system funktionerar. Cybernetiken är närmast intresserad av de externa egenskaperna hos dessa.

Kostnadsaspekten

Kostnadsberäkningens uppgift består i att kartlägga och härigenom indirekt i att reducera produktionens tillverkningskostnader. Samma betraktelsesätt bör även tillämpas på databehandlingen. I normala fall brukar kostnaderna för databehandlingen sällan överstiga 5 procent av företagets omsättning.

Databehandlingen bör kanske i kostnadshänseende uppdelas i två komponenter, som kan bedömas enligt olika kriterier. Rutinrapporter bör undersökas och bedömas enligt samma måttstock som produktionen av fysiska standardprodukter.

Men databehandlingen inom företagen ökar med ca 15 procent varje år. Detta betyder att nya tillämpningar inom databehandlingen ständigt ser dagens ljus i fråga om program och maskiner. Man kan ofta finna att mellan 30 och 50 procent av företagens databehandlingsavdelning är sysselsatt med att utveckla nya program. Måttstocken vid bedömandet av utvecklingsverksamhetens kostnader och effektivitet är överallt lika svårdefinierbar, Detta gör att man ofta måste ge sig in på sådant, som man inte kan mäta eller bedöma i effektivitetshänseende.

Informationens värde

Tyvärr finns det ännu få tillförlitliga teorier beträffande värdet eller nyttan av produkten för konsumenten. Samma gäller nyttan a 2 informationen för företagsledaren. En utgångspunkt vore att bestämma den kostnad, som skulle uppstå om motsvarande information inte vore tillgänglig. En annan vore att i ännu högre grad än hittills tillämpa värdeanalytiska betraktelsesätt på informationshanteringen. (Värdeanalysen utvecklades under andra världskriget hos General Electric av Lawrence Miles. Grundidén är att identifiera produktens väsentligaste funktioner samt att härefter söka efter alternativa möjligheter att uppfylla produktens primärfunktioner, men till en lägre kostnad).

En grundlig genomgång av ett företags rapporter utgående från det värde, som innehållet i dessa har för beslutsfattarna, kan lätt reducera mängden av rapporter som cirkulerar inom företaget. Resultatet kan ibland utvisa att 5 procent av informationen i dessa mötsvaras av 50 procent av det totala värdet för beslutsfattarna. De rapporter, som innehåller dessa data är av yttersta vikt för företaget och de bör därför ägnas största möjliga uppmärksamhet. Man kan t ex med värdeanalysens hjälp väl tänka sig att eliminera onödiga arbetsfaser, kombinera data allt efter behov, standardisera olika beslutskriterier samt försäkra sig om att dessa är så användbara som möjligt för mottagarna.

Onödigt elimineras

I andra ändan av skalan befinner sig de rapporter, vars sammanlagda informationsvärde kanske motsvarar 2 procent av den totala nyttan. Många av dessa rapporter kan genast elimineras och resten inkorporeras med viktigare. Allmänt sett är de inte värda alltför mycket uppmärksamhet, utom möjligtvis från den synpunkten att deras utelämnande minskar ledarnas behov att gå igenom onödiga papper.

Mellan dessa gränsfall befinner sig en stor mängd standardrapporter. Dessa är viktiga för företaget, men de fordrar inte mycket omsorg och uppmärksamhet, förutsatt att de är väl dokumenterade och kontrollerade, att eventuella motsvarande ADB-program är ändamålsenliga.

Datamaskinstekniken har under senaste tid utvecklats synnerligen snabbt. Det är därför av vikt att informationshanteringen håller jämna steg med den. ”Minska ledarnas behov att gå igenom onödiga papper”

Olli Rainti

Forum 3/72