Inform ationsbehov och dataproduktion

av Hans E. Andersin Forum 1970-12, sida 43-46, 26.08.1970

Informationsbehov och dataproduktion

Av professor Hans E. Andersin

Produktionen av information svarar sällan mot behovet — inte ens i företag med modern datorutrustning. Det finns ingen genväg till balans mellan behov och produktion, utan behovet måste fås fram genom systematisk analys av företaget, dess målsättning och funktioner.

Orsakerna till att en stor del av den information, som verkligen behövs, sällan produceras är många och mänskproduceras, sällan behövs och att den information, som = liga.

»Rapporterna är tjugo gånger tjockare »Fina och oförståeliga 2ZAM »] papperskorgen med den e Resultatet av att dataproducenten inte känner till konsumentens informationsbehov leder till att rapporterna blir oanvändbara.

e Glädjen över att ha en dator till hands ger ofta upphov till överproduktion av information, i vilken den verkligt behövliga informationen objälpligt drunknar.

e Man glömmer i hastigheten e Löner, bokföring, faktureatt informationskonsumenten måste upplysas och läras hur informationen skal läsas.

tillämpningarna trots att de mest lönsamma och behövliga sällan kan räknas vara kontorsrutiner.

»Vi får själva räkna fram vad vi behöver»

Forum 12/7 e Användaren måste ofta själv räkna fram de jämförelsetal och effektivitets siffror han behöver ur rå- — Känns symptomen igen? Det är bäst att genast inse att boteata. medlet inte är att avstå ifrån automatisk databehandling — det är ju inte ens alltid möjligt. Enligt min mening är det vik tigt att acceptera det faktum att datorn inte gör underverk Vänd!

Skall vi slänga ut datorn 4 av sig själv, att datorleverantören helt enkelt inte har tid att hjälpa sina kunder och att datorkonsulten inte har praktiska möjligheter att gå tillräckligt djupt in i klientens rutiner och behov. Det är tid att inse, att informationsbehovet och -produktionen utgör en så central och viktig fråga att det både lönar sig och är tvunget för företaget att självt befatta sig med den utan att lita på andra i alltför hög grad och utan att ha möjlighet att tillgripa drastiska och enkla åtgärder. Vad skall då göras? Om man överhuvudtaget kan ge några allmängiltiga råd, blir det något i stil med följande slagordsliknande och rätt subjektivt färgade uppräkning.

Känn systembakgrunden e En god bilist känner till sin bil också teoretiskt och en god kock något om näringsfystologin. Därför är det inte förvånande att dataexperterna haft intresse av att försöka sätta sig in i informationssystemens och företagssystemens teoretiska bakgrund. I detta sammanhang skall vi helt kort belysa några av grunddragen i teorin om informationssystem och företagssystem.

Informationen i företaget kan uppdelas i två klasser, operativ information och direktiv information. Den operativa informationen behövs för att hålla hjulen i gång — löner måste räknas, fakturor utskrivas och kostnader bokföras. Direktiv information behövs för att få hjulen att löpa bättre — kostnaderna måste fås ned, likaså det i lager och förråd bundna kapitalet, genomloppstiden för produktionen måste förkortas, kundservicen förbättras osv.

Det är ofta nödvändigt att se företaget som ett styrt eller kybernetiskt system, i vilket en serie prestationer

Målsättning & effektivitetsmåt &g | o o Ca ] > >» >» 2: oj: |2g 4 4 kh Mkh Cd vo vo - sp: äg TI TI ri T ring är de vanligaste dator- .

jämförs med en serie av motsvarande mål, varvid beslut fattas om åtgärd för att bringa prestationerna närmare målen.

Både i teorin och i praktiken glömmer vi ofta att vi har att göra med system med människor med alla de psykologiska och sociologiska effekter därav följer. Målstyrning, grupparbete och participation (deltagande i beslut) är därför viktiga medel att utnyttja om man vill nå goda resultat.

När det är fråga om företag, är det fråga om oändligt komplicerade system, som vi kan betrakta och behandla endast en bit i taget och endast från en bestämd synvinkel. Detta faktum borde ge oss både ödmjukhet inför uppgiften och en viss försiktighet, när det gäller genomförande av stora förändringar på en kort tid.

Angrip problemen systematiskt e Åv tesen om företagssystemens oändliga komplexitet följer att allt analys- och planeringsarbete måste utföras med vetenskaplig” precision och metodik. Först måste problemet uppställas genom analys av det nuvarande systemet och informationsbehovet, sedan formuleras kraven på det nya systemet, varefter det nya systemet utformas och förverkligas.

Kraven på projektadministration, tidsplanering, kontroller och dokumentering bör ställas höga.

Arbeta iterativt e Ett vanligt fel vid systemarbetet är att man försöker göra allt perfekt och färdigt på en gång — vilket oftast resulterar i att man aldrig blir färdig. Ett bättre sätt är att arbeta iterativt: först görs en preliminär ansats, som sedan gradvis förbättras tills systemet är färdigt. Det första steget mot ett nytt informationssystem är den så kallade förstudien.

Se systemet som system e Ett system består av delar som i sin tur kan delas upp i delar osv ända tills man kommer till så små enheter att delning inte mera ur praktisk synpunkt är nödvändig. Vid informationssystemplanering innebär detta att man startar analys- och specifikationsarbetet från helheten, totalsystemet på företagsnivån, bryter ned det i delsystem osv ända tills en för förverkligandet lämplig nivå nås, varefter systembyggnadsarbetet kan påbörjas och fortsättas ”uppåt nivå för nivå ända tills slutligen totalsystemnivån nåtts.

Gör biprodukten till huvudprodukt e På grund av att behovet av operativ information är lätt att definiera, är det naturligt att börja byggandet av ett nytt informationssystem med det operativa systemet. Direktiv information blir då ett slags biprodukter av den operativa informationen, Man kom mer härvid snart till en punkt, där biprodukten blir Forts. på sid. 4 återkopplin prestation

Ett kybernetiskt system.

44

Forum 12/7 ekonomiskt mera betydelsefull än huvudprodukten och då är det skäl att vända på steken. Det direktiva informationssystemet kommer i detta fall att bli ett självständigt system vars huvuduppgift är att förse företagets beslutsfattare med information.

Behovet är begynnelsepunkten e När man väl gjort biprodukten till huvudprodukt, faller det sig naturligt att producera den information som behövs, snarare än bara den information som är tekniskt möjlig eller lätt att få fram ur det operativa informationssystemet. Behovet fås genom att studera företaget och déss omgivning som ett kybernetiskt system: målen måste definieras, likaså de sätt på vilka prestationerna mäts och jämförs med målen. Resultatet blir att de decimetertjocka ‘rapporterna till företagsledningen” ersätts med korta och koncisa avvikelserapporter med budgetjämförelser, täckningsbidragsanalyser av produktsortiment, kunder och försäljare, osv.

Anpassa utrustningen till behovet! .

e Nuvarande datorteknik erbjuder ett nära nog obegränsat urval av olika slag av utrustning med vars tillhjälp informationen kan fås tekniskt anpassad til användarens behov. Några exempel: datorn kan rita data i form av åskådliga kurvor på ett katodstrålerör eller svara på frågor som den ställts via en lämpligt placerad skrivmaskinsterminal.

Engagera människan e Detta är kanske det viktigaste av alla de råd so getts i denna artikel: se till att de människor som skall använda information och ge information deltar i utformandet och faktiskt förstår det. Detta innebär att en effektiv skolningsoch upplysningsverksamhet är minst lika viktig som den tekniska sidan av saken. Det innebär också att man bör finna en lämplig form för informationssystemarbetet, som medger att alla berörda parter är med i spelet. En sådan arbetsform är projektgruppen med beslutsgrupp, som består av berörda chefer, arbetsgrupp, som består av experter samt personal från den berörda avdelningen, och en projektledare. De olika projekten kan lämpligen bindas ihop med varandra med tillhjälp av en databehandlingskommitté på högsta företagsledarplan.

Beslutsgrupp

Projektledare — —

Arbetsgrupp

ADB-avdelning

Intresserad av Finland? Prenumerera på FORUM!

Projektorganisation för ADB.

OL

Du får nr 13—20 1970 för Dkr 14:— / Nkr 14:— / Skr 10:—.

Genom tidningsombud eller oss:

FORUM

Petersg. 24, Helsingfors.

46

Sv. Handelsinstitutets i Hfors Seniorförening rf

Nordisk byggdag

Den nya säsongen började vi med en kräftskiva 18.8 på Merenkävijät, varom meddelades i ett cirkulär. Hoppas du hade det mysigt ifall du var med. Följande tillställning blir ett allmänt möte måndagen 31.8 kl. 19.00 i restaurang Primulas kabinett (Kalevag. 2 C). På detta möte informeras om det planerade förhållandet mellan Seniorföreningen och den nystiftade Merkonomföreningen — Modul, som representerar Köpmannaläroverket.

Kom upp och säg din mening!

NORDISK BYGGDAG, den regelbundet återkommande generalsamlingen för allt byggfolk i Norden, hålls i Finland för tredje gången den 9—11 juni 1971. Kongressplats är dels Helsingfors, dels Ötnäs i Esbo.

Senaste byggdag i Finland år 1955 samlade 1305 aktiva deltagare, med följeslagare totalt 1721 personer. Man räknar också med att NORDISK BYGGDAG XI nästa sommar kommer att samla minst 19000 aktiva deltagare, många med följeslagare. Republiken — Finlands President Urho Kekkone har lovat att fungera som dagarnas beskyddare.

Temat för Nordisk Byggdag XI är det högaktuella problemet BYGGPROCESSENS FÖRNYELSE. Temats underrubriker är PREMISSER, PROGRAM, PROCESSEN.

Organisationen Nordisk Byggdag består av omkring 230 medlemmar från alla de fem nordiska länderna. Medlemmarna utgörs av myndigheter, institutioner, fackorganisationer och allmännyttiga organisationer med anknytning till byggandet. Medlemsantalet i Finland är för närvarande 37.

Forum 12/70