Mikroarkivet

av Odd de Presno Forum 1983-17, sida 16-17, 02.11.1983

Taggar: Teman: teknik

FORUIN | 17/83 17/83 FÖRUN

Av Odd de Presno

Arkivering enligt mikrometoden

EH Läser du tonntals med tidningar, tidskrifter och andra dokument varje månad? Är det svårt att hitta nyttigt bakgrundsmaterial när du behöver det? Tycker du att du i stort sett har det arkiverat — någonstans?

Visste du för övrigt att de flesta textbehandlingsprogrammen har en liten funktion, som hjälper dig att reda ut dehär problemen?

Undersökningar visar, att ju mindre ett företag är, desto mer information samlas i händerna på få personer. Det verkar som om man måste stiga över en informationströskel, för att kunna fungera effektivt.

Som frilansjournalist behöver jag klipparkiv med information om mina specialområden. Jag behöver ett fotoarkiv, för att kunna hitta bilder som jag tagit, översikter över kundmöjligheter och artiklar, rapporter och böcker som jag tidigare har skrivit.

Konsulter har liknande behov. Arkitekter och byggmästare måste kunna hitta inressanta lösningar och priser. Ingenjörer och tekniker måste finna egna och andras erfarenheter inom sina specialområden, både med tanke på konstruktion, kalkyler och projektplanering.

Investerare behöver bakgrundsinformation om utvalda företag för att lättare kunna fatta beslut om köp eller försäljning, mäklare bakgrundskunskaper om sina specialmarknader. Har du liknande behov inom ditt specialområde, är arkivering enligt mikrometoden en intressant lösning.

Mikro-person-hemdatorn börjar nu vara prismässigt överkomlig för en var. många känner på sig att det vore värt att skaffa en, och har också databehandlingsbehov. Men hur skall man gå till väga, om man skall ta steget så gott som på egen hand?

Forums norske medarbetare har gjort det, och kommer i två artiklar att belysa ”var-mansmetodik” med mikror. Den första gäller arkivering.

Arkiveringsmetoder

För att kunna använda metoden behöver du en billig mikromaskin som hjälpmedel Du behöver däremot inte kasta bort pärmar, tidskriftsmappar och hängmappar. I de flesta fall behöver du dessa som tillägg till datorn.

En ”billig mikrodator” är en liten datamaskin från ca 18 000 mk ner till 2-3 000 mk. Exemplet gäller en liten VIC-20 för bara ungefär 2500 mk, inklusive textbehandligsprogrammet WORDCRAFT och en kasettbandspelare.

Men detta är inte en artikel om maskiner. maskiner skall man inte köpa förrän man vet vad man har användning för. När man har kartlagt sina personliga, företags- och yrkesmässiga behov är nästa steg att hitta lämplig programvara. Först när detta är klart kommer maskinen in i bilden. Denna artikel gäller vad du kan ha behov för Vi hoppas att exemplen visar hur man kan klara sig med lite. Men först en bakgrundupplysning.

Datafolket har i alla år talat om databanker, databaser och databasspråk. De hänvisar till en lång rad program inom dataarkiveringen, från system efter telefonkatalogmetoden till system där du kan få upplysningar med hjälp av nyckelord ända till komplicerade system som uppbevarar information i nivåer.

Vilket programsystem du väljer beror på hur länge du är beredd att vänta (i sekunder) före du får svare på frågan, och vilken träffsäkerhet du behöver. Om du väljer sådana lösningar sitter du ofta fast med en tungrodd inläsningsrutin (av data som skall arkiveras) och dyra maskiner/programvara.

Vi skall visa hur du genom att vara smart kan utnyttja ett vanligt textprogram på mikrodatorn för att uppnå mycket av detsamma. Det enda kravet är att textbehandlingsprogrammet har ett kommando ”sök efter teckengrupp”.

Sökandet efer information

Ordet ”mikrodator” är en teckengrupp, likaså ”VIC-20”. Om du använder sök-kommandot kommer maskinen att leta genom texten och stoppa då den hittar en teckengrupp som ser ut såhär: mikrodator. Den stannar själv om tecknen är en del av ett större sammanhang, tex ”mikrodatoranvändare”.

Om du är rädd för att ordet börjar med M i stället för m kan du söka på ”ikrodator”, och datorn stoppar lydigt på samma sätt.

I Forum skriver vi ut ordet procent, och låt oss anta att vi i en artikel använt 4 och efter en stund märker felet. med hjälp av sök-kommandot kan vi hitta alla ställen där det står 24, så att det kan ändras till ”procent”.

Sök-kommardot kan emellertid också användas till att finna nyckelord i dataarkivet! Och det är kärnan i mikrometoden. Du använder ett vanligt textbehandlingssystem för arkivering och sökande av information oc 1 or tr ra röra tra vo sustalu referenser till information lagrat på andra sätt, exempelvis en mapp.

I de flesta textsystem ger du ditt dokument ett namn före du fyller i texten, sätter upp, skriver ut och lagrar texten för senare bruk. med hjälp av dokumentnamnet hittar du senare tillbaka till texten.

när du arkiverar efter mikrometoden kar du tänka på dokumentnamnet som en ringpärm. jag har sådan “pärmar” för bla fotorgrafier, artiklar jag skrivit, information om ADButvecklingen i Norge, Asien och USA, samt en översikt om oljeaktiviteterna i samma områden.

I varje ”pärm” har jag organiserat informationerna så, att jag lätt kan hitta fram till dem. Jag har en uppdelning i punkter, på samma sätt som på mellanbladen i en pärm. I den inmatade texten har jag enskilda nyckelord med mellanrum mellan bokstäverna, så att de är lättare att hitta.

Ta til exempel mitt Asien-dokument:

Exempel

Dokumentet ”Asien” är uppdelat i följande punkter, som jag har skrivit före allt annat (så jag inte behöver komma ihåg hurudant det är) 1. Översikt över den ekonomiska utvecklingen i Fjärran Öster 2. Information per land - olja - dat - andra ideer för framtide repor tage 3. Utvecklingstrender fö dukter 4. Minnesstjärnor

Två exempel från punkt 1 + The American Chemical Bank: Asien kommer att få världens snabbaste tillväxt 83. Singapore högst med +7,5 procent Japan +3,5 (2,6 under 82), Kina +4,5 med en prisstegring på 2 procent. Genomsnitt för området 4,5.

• ÄAsia’s quarter century performance, stort reportage, Asiaweek 7.2.83, sid 42.

Under punkt 2 skriver jag länderna med mellanrum. När jag ber maskinen söka efter Hong Kong vet jag att den stannar på rätt ställe där har jag exempelvis följande upplysningar + kamp mot piratproducenter av data, 77 (som refererar till klipp nr 77 i mitt klipparkiv + HK har fått egen datamaskin (COLEX), Computer Asia nr 1/83 s 48.

Under Japan hittar jag te + Seiko, ca 12-82/42 och 50.

På detta sätt förkortar jag referenser till företagsnamn, publikation (Computer Asia), datum och sida.

datapro Erfarenhete jag använder mikron flere gånger i veckan för att leta efter stoff. I

En dator av den här typen går utmärkt att använda, men man klarar sig också utmärkt med betydligt billigare och enklare datorer.

samband med denna artikel sökte jag fram anteckningar för en artikel om textbehandling som jag gjorde senaste höst. Jag visste att där fanns information om VIC-20. jag fann det jag sökte på sekunder i stället för att blada igenom högar av papper på måfå.

I april reste jag till Silicon Valley utanför San Fransisco för att skriva artiklar för olika uppdragsgivare. I mikroarkivet fann jag bakgrundsupplysningar, så att jag kunde göra fasta förhandsavtal om allt som skulle skrivas. Mikroarkivet hjälper mig också med detaljplaneringen av interviuer och reportage.

När jag läser tidskrifter, tidningar och rapporter gör jag anteckningar om vad som skall in i mikroarkivet. Källan lägges därefter åt sidan, tills jag hinner läsa in det.

En gång i veckan, eller varannan vecka, läser jag in informationen. Det tar tid! Fördelen med att använda ett textbehandlingssystem är emellertid att du kan läsa in texten precis när du själv vill. Du är inte bunden til att följa andra regler än dem du själv lagt upp. Därför går det snabbare än om du skulle använda en databaslösning. Enkelheten sker på bekostnad av att snabbt hitta fram.

Jag kopierar löpande hela arkivet, som ligger på en datadiskett. Informationen börjar vara så viktig för det jag gör, att en säkerhetskopia är nödvändig. Det behövs trots allt inte mer än en magnet på disketten (tex telefonen), för att delar av innehållet skall försöras Är detta något som passar dig också. De behöver du en maskin med ett textbehandlingsprogram, som skall ha ett sök-kommando. Begär demonstration!

Väljer du en VIC-20 kan barnen spela på den, men det kan ta längre tid för maskinen att hitta det du söker. andra mikrodatorer har allt liggande i minnet medan du frågar, och svaret kommer på ett ögonblick.

Om du också tänker använda maskinen för textbehandling är det fler saker att beakta. Bl a måste du då kanske ha en kvalitetsskrivare. Men mer om det en annan gång.

Artikelserien fortsätter med budgetering och ekonomiska kalkyler.

wu —— — ZOHO —— nn mm — — (Ko ooooooom——=———” m— —— >? ““1"1"oe===— 1 17