Ordning på exportrutinerna

Taggar: Teman: export

Ordning på exportrutinerna

Utrikeshandelsförbundet har satt tummen på exportrutinerna. När försäljningen är avslutad tar administrationen vid och naturligtvis också tillverkningen.

Kravet på rationella processer gäller inte bara produktionen utan också hanteringen av den mängd av data som skall samlas in, skrivas ut och distribueras åt olika parter, för att varan skall nå fram och betalning ske.

wyÖ” — Här finns säkert en outnyttjad rationaliseringsmöjlighet, anser pol mag Gillis Tollet, direktör vid Utrikeshandelsförbundet, som också är ordförande för den sk Finprodelegationen.

— Redan det vanliga uttrycket ”exportens rutiner” antyder detta. När man skall rationalisera, bör man först av allt se efter hur det står till med sånt som betecknas som rutin. I exportens administration både utanför och inom företaget har det under tidernas lopp uppstått former som tas för givna, men som i grunden har som enda motivering att man ”alltid har gjort så”. Dokumenthanteringen tex släpar ofta efter andra funktioner, när det gäller rationell drift. Finpro har just kommit ut med en förbättrad version av en sk ”Masterguide”, som lär ut samskrivning av utrikeshandelns doku ment utgående från en standardmaster.

Dataflödet under luppe — Men det är inte bara fråga om att producera dokument så snabbt och billigt som möjligt, säger Gillis Tollet, utan i lika hög grad om själva dataflödet inom företagen och de system — eller brist på system — som används för att styra informationen från avdelning till avdelning och fram till den enhet i organisationen som ytterst svarar för exportens administration. Ju flera och mera självständiga enheter ett företag har, desto större skäl är det att analysera det interna dataflödet.

Effektiva system är en konkurrensfaktor.

Specialist på exportteknik — Senaste höst utökade vi våra

Finnboard hör till de företag som infört Finpros master-system. På bilden kollar Raija Gyldén och mag Göran Wikström att texten på mastern stämmer in i täckmallen. Exportdokumenten framställs sedan genom fotokopiering.

2 branschorienterade exportchefer-atthyra med en exporteknisk konsult. För uppgiften anställdes Finpro-delegationens tekniska sekreterare Torbjörn Blomfeldt, vars erfarenhetsbakgrund är försäljning samt spedition och landtransporter.

— Utrikeshandelsförbundet har sedan gammalt en enhet för information och rådgivning om tullförfaranden, skeppningsbestämmelser i olika länder och krav på dokumentation, säger Torbjörn Blomfeldt. — Min uppgift är att gå in i exporterande företag och hjälpa dem att skala bort sådant som man bara tror är nödvändigt i de egna procedurerna. Det gäller också att inte ta på sig onödiga skyldigheter att förse andra parter med data. Det är dyrt att ta fram information, och det bör man tänka på redan när affären görs.

— De uppdrag jag hittills haft visar att det finns en hel del att göra på det här området både i små och stora företag. I ett litet exportföretag kunde vi efter bara några dagars konsultation rekommendera en ändring av dokumentrutinerna, som sparade in hälften av den tid som tidigare gått åt. Personalen kunde ges viktigare arbetsuppgifter på försäljningssidan. I större företag blir det hela mera komplicerat. Det gäller att analysera informationssystemen bit för bit. Dokumentrutinerna är bara isbergets topp. ADB-beredskap i företaget kan göra det möjligt att komma ännu en bit längre än till rationell dokumenthantering.

— Men i de flesta fall kan exportens interna procedurer rationaliseras utan några större engångskostnader, understryker Torbjörn Blomfeldt.

Enklare, enhetligar — I ett vidare perspektiv är rationalisering av exportens administration ett internationellt arbetsfält, säger Gillis Tollet. — Det gäller att förenkla och förenhetliga procedurerna parterna emellan. Flera internationella organisationer är inkopplade, såsom Internationella Standardiseringsorganisationen, Internationella Handelskammaren, Internationella Sjöfartskammaren, Tullsamarbetsrådet och andra. Centralorgan

FORUM 11/197 för det inlernationella arbetet på -— som det heter — Facilitation of International Trade Procedures är FN:s Europeiska Ekonomiska Kommission ECE i Genå&ve och dess expertkommittéer och projektgrupper.

Ett av de aktuellaste projekten i Genbve just nu är Trade Data Interchange eler mao en standardmetod för att formulera och överföra meddelanden med olika automatiska media. Det kan gälla fakturering, transportuppgifter, order eller någon annan av de kommunikationer mellan parter som utrikeshandeln förutsätter och de är många. Affärsbankernas omtalade nya SWIFT-system och SATKO-projektet i Kotka visar att detta redan är dagens och inte bara morgondagens verklighet.

Upprepning blir onödig

När man övergår till automatisk kommunikation, är en av rationaliseringsvinsterna, att man inte längre behöver upprepa samma dataelement, tex en adress eller ett betalningsvillkor såsom man gör i vanliga dokument. Därmed krymper också felmarginalen. Men A och O är, att en metod utvecklas, som blir allmängiltig och begriplig för andra än tex för bara två parter, som inbördes har kommit överens om ett system. Dessutom kommer inte på länge, om ens någonsin, alla parter i en transaktion att ligga på samma tekniska kommunikationsnivå.

En allmängiltig standardmetod för automatisk kommunikation måste därför kunna anpassas både till kommunikation mellan datorer och mellan parter som har ADB-beredskap, och sådana som inte har det. Den måste också möjliggöra öppna system. En knepig sak är också de juridiska konsekvenserna av Öövergång till ADB. De problemen har man nu börjat bita i på allvar både inom ECE och tex Internationella handelskammaren.

— Vi har från Finlands sida tagit mycket aktivt del i Trade Data Interchange-projektet. Projektet leds av England, och i Finland har Finpro en projektgrupp under Finnpaps ADB-chef Tapani Penttilä. Det finns också en nordisk projektgrupp, och här representeras Finpro av Henry Nielsens ADB-chef Bo Andersson. Som bäst förbereds en autentisk pilot-test i Finland, i vars finansiering Nordiska Ministerrådet deltar. Systemplaneringen gjordes redan i fjol, och i höst skall själva testen köras.

Oo

FORUM 11/197 språkspalten

Nya ordlistor

WW)” Två nya TNC-ordlistor har publicerats sedan senast, TNC 67 och TNC 68. En korrosionsordlista och en hållfasthetsordlista. Den förstnämnda, som kom av trycket redan hösten 1977 är inte mindre än niospråkig och omfattar, utom de svenska ledorden, även deras motsvarigheter på engelska (E), franska (F), spanska (S), tyska (D), danska (Da), norska (No), finska (Fi) och ryska (R).

I Sverige tog man på allvar itu med korrosionsbekämpningen redan på 1930-talet, då Ingenjörsakademien blev initiativtagare till en korrosionsnämnd. En institution som för 20 år sedan, i samarbete med TNC, gav ut en terminologisk ordlista i det år för år allt aktuellare och mer och mer omfattande materialfrätningsfacket.

År 1968 gick arbetet vidare i TNCs egen regi med en ny förbättrad och utökad termförteckning — TNC 40 Korrosionsordlista. Nu har turen således kommit till ännu en tredje, rekordartat mångspråkig version med samma namn och beteckningen TNC 67. Från 326 termer i TNC 40 har omfånget vuxit till hela 540 fackbegrepp för nya rön och ny teknik.

En reviderad hällfasthetsordlista, TNC 68, har emellertid låtit vänta på sig i drygt 30 år. Därför har antalet termer här mer än trefaldigats till att omfatta inte mindre än 850 moderna svenska termer med motsvarigheter på E, F och Da. Men tyvärr inte vare sig på finska eller ryska, som för vår exportindustri hade varit välkomna.

Hållfasthetslärans matematiska och fysikaliska grunder har denna gång getts mer utrymme. Liksom också byggnadsstatik och materialprovning. Själva giltighetsområdet har emellertid inte breddats i någon väsentlig grad. Den ökade volymen termer beror främst på en numera behövlig störr detaljeringsgrad. Arbetet har skett i samråd med Metallnormeentralens (MNC) experti och definitionerna för det svenska ledordet har i ett tiotal fall förtydligats med enkla men åskådliga illustrationer.

Intresserade må notera att TNC numera inflyttat i rymligare lokaler vid Brahegatan 38 i Stockholm. Postadressen är TNC BOX 5243, 102 45 Stockholm, telefon 08-249290, föregånget av Sveriges riktnummer som från Finland är 46. Framför allt informationsenheten med tillhörande bibliotek, kartotek och tidskriftsamling — men också expeditionen och utrymmet för datorutrustningen — innebär en påtaglig förbättring. Inte bara för TNCs egen personal utan också för intresserade fackmän från när och fjärran på besök.

Till ny språklig rådgivare, efter professor Gösta Bergman, som i mer än 30 år tjänat TNC, har utsetts professor Bertil Molde i Svenska språknämnden, Valet har sanktionerats av Svenska Akademien.

Termfräger i urval brukar publiceras i TNC Aktuellt, utkommande ungelär varannan månad. Eftersom ord förslagen längt ifrån alltid är slutgiltiga utan syftar till att stimulera, ofta nog så viktiga, synpunkter från läsekretsen har också Forums språkspalt då och då framfört förslag till nya behövliga termer. Ibland med kritik av existerande uttryck. Denna gång refereras ur TNC Aktuellt formminnesmetall, E shape memory metal, dvs metall som återtar sin ursprungliga form efter till exempel uppvärmning etc. Formminnesmetall används bla vid nitning där möjligheterna till mothåll vid arbetsproceduren är begränsad havsindustri, E off-shore industry, är en term omfattande såväl råvaruutvinning från havsbottnen som industriell odling av havsorganismer. Fiske i konventionell mening är däremot ett slags jakt och bör därför inte räknas som havsindustri.

irrigator föreslås som namn på medicinska don användbara för sköljning eller spolning av sår och inre kroppshålighete ljudsyntetisator, E syntheziser, elektroniskt musikinstrument som kan efterlikna andra instrument eller alstra ljud som inte alls kan åstadkommas av andra instrument (således bla hammondorgeln).

prill, E prills, granul i form av sfärisk partikel bildad genom smältning, följd av stelnande under fritt fall. (blyhagel ? slavräkneverk, slave counter, räkneverk styrt av överordnat huvudräkneverk vars signaler det upprepar.

Finlands TV får fortfarande underbetyg i sin godtyckligt varierande textning av olika slags måttenheter. Inte bara tekniska symboler utan även många för vanliga människor viktiga vardagliga mått och enheters SI-beteckningar. Således inte några förkortningar utan fastslagna symboler, jämte prefix.

Ett ensamstående litet m betyder sålunda meter, men som prefix i tex mm, MA, mV och varför inte mmk innebär detta prefix milli dvs tusendels. Alltså millimeter, milliampere, millivolt (alla måttenheter härledda av personnamn betecknas med stor bokstav, var de än står i texten). Ett stort M som prefix betyder däremot mega, dvs miljon, varför miljoner mark bör tecknas Mmk.

Vi måste nu lära oss att inte heller beteckna timme med t eftersom litet t är reserverat för ton. Megaton är således = miljoner ton = Mt. Den internationella symbolen för timme är litet h på alla språk — också i finskan. Våra statsjärnvägar föregår med gott exempel när det textar km/h på alla sina lok, och inte vare sig km/t, kmh, KMH eller hur det faller sig, som man gör i TV.

Vi ska inte här agera lärobok, men å hamnarbetares och stuvares vägnar tror jag vi kan ta oss friheten att opponera oss mot löneförhöjningar på så och så mänga p/t, vilket bör tolkas som det till missförstånd inbjudande penni/ton.

Oo Kai Finel 21