Rutinera mera

Att hantera pengar är bekant för de flesta. Att medvetet hantera andra resurser, som också spenderas, är mindre självklart. Ta begreppet tid som exempel. Dygnets tjugofyra timmar är en resurs som vi alla har, men hur vi väljer att spendera denna varierar.

Kan du på rak arm säga hur mycket tid du lägger ner på dagliga rutiner? Om du inte medvetet planerar din tid, tar dessa saker garanterat mer tid än vad de faktiskt behöver göra. Tid som du kan använda till annat.

Detsamma gäller i arbetslivet. Prioriterar du din tid, så att den används på ett effektivt och maximalt sätt? Att svara på ett mail behöver exempelvis inte ta lika lång tid som att skriva en rapport. Det optimala scenariot är att inte ha någon övertid alls. Ett alltmer sällsynt scenario bland ekonomer, enligt ekonomförbundet SEFE. Övertiden är ett tecken på att arbetssättet behöver ses över. Organisationen är inte optimerad.

Det är november och bokslutstider närmar sig. Inför stressiga perioder är det särskilt viktigt att planera tidsanvändningen. Gör en tidsbudget. Hur mycket tid förväntas en uppgift ta, och håller du dig inom ramen vid utförandet? Precis som när det gäller pengar, krävs en kontinuerlig medvetenhet. Tillåt inte uppgiften att ta mer tid än planerat, för då används ju tid som egentligen var reserverad till något annat.

Har man inte kontroll över sin tid ökar risken för stress. I stressade situationer blir det också svårare att fatta beslut. En man med erfarenhet av att fatta alla möjliga slags beslut är USA:s president, Barack Obama. Han har medvetet infört rutiner för att ersätta vardagliga beslut, bland annat om sin utstyrsel. Genom att skära ner på det totala antalet beslut, reserverar han sin energi för de större frågorna.

Nu kanske du inte vill begränsa dig till att gå runt i enbart gråa eller marinblåa skalor som presidenten har valt att göra. Du kanske inte heller vill fylla garderoben med gråa t-shirts som Mark Zuckerberg, Facebooks grundare.

Vad det än är i just din vardag som du värderar högst, finns det också något som är mindre viktigt. Det är dessa, mindre viktiga saker som borde gå på rutin, så att de tar så lite av din värdefulla tid som möjligt. Eller som president Obama säger: “__You can’t be going through the day distracted by trivia”.