Schabbel på utlandsbörs
av Peter Nordling Forum 1985-03, sida 10-11, 20.02.1985
F RU
Flyget sparar tid, men “spara” inte tid genom att vänta med bokningen!
ReseKalevas VVD:
Av HÅKAN NYLUND
BH — Företagen betalar 10—15 procent för mycket för sitt resande per år, påstår Raoul Jokilehto bestämt. En orsak till detta är institutionell genom att företagens resereglementen ger personalen på vissa nivåer möjlighet att resa och bo onödigt dyrt. Man flyger i första eller businessklass utan att egentligen fundera om det är värt, och väljer hotellen fritt och onödigt dyrt. Genom att utnyttja resebyråns service kunde man bo på samma nivå men billigare tack vare byråernas möjligheter att få rabatter. T ex i New York där man får betala 100—150 USD för ett bra hotell kan priset sjunka till 90 USD genom internationella bokningsföretag såsom det av ReseKaleva företrädda Woodside.
60 procent av resorn kan planeras på sikt
Den andra orsaken till att affärsresandet blir onödigt dyrt är enligt Jokilehto att man planerar för litet och fattar besluten om hur det skall resas på alltför lösa boliner, utan att veta vad det egentligen kostar. — Om man jämför resorna med andra investeringar är det underligt att reseinvesteringsbeslut på upp till 10 Mmk i åre 10
Bättre planering av aftfärsresan sparar mer än storkundsrabatter!
Artikeln om affärsresorna i Forum 17/84 har gett en hel del respons — åt resebyråerna. Åtskilliga kunder har hört sig för hos sin byrå om de storkundsrabatter som nämndes i artikeln. Raoul Jokilehto, viceVD för den största privatägda resebyrån ReseKaleva går till motangrepp mot års- eller storkundsrabatterna som börjat breda ut sig under de senaste åren. Rabatterna försämrar byråernas lönsamhet så att de inte kan satsa på produktutveckling och bättre service. — Genom att utnyttja byråernas sakkunskap och planera affärsresorna bättre kan företagen spara mycket större belopp än genom rabatter, säger Jokilehto.
kanske fattas av en resesekreterare, konstaterar han.
Det vanliga argumentet att resorna inte kan planeras på årsbas finner ingen nåd hos Jokilehto. — Testcase som vi gjort med våra kunder har visat, att ca 50 procent av företagets resor kan planeras på sikt: mässor, besök hos dotterföretag, huvudmän mm, Då kan man utnyttja billigare gruppresor, PEX, APEX, resor på minst 6 dagar och liknande förmånserbjudanden. Det är också skäl att påminna om att skattemyndigheterna numera accepterar t ex en weekendresa, bara hälften av resetiden är arbetsdagar, speciellt om man kan påvisa kastnadsbesparingar, påminner Jokilehto.
— Det är givetvis OK att betala fullt pris om man vill och är medveten om vad det kostar, men om företaget vill spara måste ledningen se över resepolicyn, understryker Raoul Jokilehto.
Beträffande års- eller storkundsrabatterna säger viceVD Jokilehto att att utvecklingen givetvis inte är kundernas fel utan byråernas — man har inte tillräckligt klart kunnat föra fram det som är viktigt, dvs byråernas förmåga att genom service och know-how kunna ge större inbesparingar och vettigt resande. — Vi måste få kunderna att fråga sig om de värderar 20 000 m i rabatter mer än 100 000 i minskade resekostnader.
Sämre lönsamhet ger färre alternativ
Jokilehto ser rabatterna som farliga, eftersom resebyråernas marginaler är små, ca 10 procent av faktureringen, och redan 65 procent av kostnaderna är bundna i personalkostnaderna. Sjunker lönsamheten är det svårt att satsa på produktutveckling och bättre service. Situationen blir svår framförallt för de små byråerna.
— Bristande produktutveckling kan leda till att den direkta bokningen från företagen till transportbolagen blir vanligare, säger Jokilehto. Företagen kan t ex få bokningsterminaler installerade hos sig, vilket leder till att bindningen till ett transportbolag ökar och valfriheten därmed minskar. På något sätt måste ju också det bortfall i intäkterna som rabatterna innebär kompenseras, och då står man snabbt inför en situation där byråerna börjar ta ut olika serviceavgifter för telex, biljettändringar mm. Serviceavgifterna kan sedan i sin tur bli ett konkurrensmedel och fortsätta den onda cirkeln.
— Resebranschen befinner sig i en speciell situation, vars motsvarighet får sökas 10—2415 år tillbaka då automationen gjorde sitt intåg, anser Jokilehto. Nu är det flygbolagens lönsamhetskris som gör sig gällande. Den har man ju försökt lösa genom att ta ut pengar av dem som redan hämtar ’ in dem, dvs affärsresenärerna. En annan väg kunde vara att se över prisstrukturen för turistpriserna. Ett motdrag från affärsresenärernas sida kan nämligen bli, att mean går in för s k bulkpurchases, där man köper in en större mängd platser på årsbasis för flitigt trafikerade rutter såsom Helsingfors—Stockholm och därmed pressar fram ett fördelaktigt pris.
Konsultativ rol i stället för operativ
I framtiden anser Raoul Jokilehto att resebyråernas roll borde bli konsultativ i stället för operativ. — Byrån skall inte bara sköta bokningar och biljetter, utan hjälpa kunden med planeringen och budgeteringen av resorna, ge rapporter och uppföljning mm. Man kan dra paralleller till reklambyråernas verksamhet, tycker Jokilehto. Idag har t ex mycket få byråer ens kontrakt med sina kunder, utan relationen bygger oftast på gammal vana och Praxis.
ReseKaleva fyller i år 50 år, och satsar hårt på servicen. — Vi kallar året för ”Venymisen Vuosi”, och principen är att ingenting skell vara omöjligt, och ingen detalj för liten för att kunna skötas. Eftersom det är personer och inte institutioner som ger service arbetar vi med skolning av personalen uppifrån ned, från den högsta ledningen till buden som levererar biljetterna åt kunderna.
Tid är pengar
Av CHRISTER EKEBO — också i resebranschen
Det gamla ordspråket, som citerades i rubriken, betyder i allmänhet att tiden är dyrbar. Men man kan också tolka det som så, att en kort tid kostar mera än en lång, Det här låter en aning underligt, men låt oss ta ett konkret exempel: Om vi bokar plats på ett kotell tre veckor i förväg (lång tid) kommer vi vanligen billigare undan än om vi bokar platsen ett par dygn i förväg (kort tid).
BE “Det går att spara upp till 20 procent av företagets kostnader för affärsresor genom ändarmålsenlig planering” säger Seppo Vesama, verkställande direktör för resebyrån Matka-Vesama Oy i Helsiongfors. Dessa tjugo procent kan innebära miljonbesparingar i större företag. Men oberoende av företagets storlek, är en femtedel av resekostnaderna en så märkbar andel att det lönar sig att tänka på saken. Seppo Vesama är noga med att påpeka att han eller hans resebyrå inte sysslar med några trollkonster. Lösenordet är planering, rätt och slätt.
I Matka-Vesemas fall går det hela till så att resebyrån (ofta Seppo Vesama själv) tar kontakt med sin kund strax innan det nya budgetåret inleds och så går han tillsammans med företaget igenom det kommande reseprogrammet, Det har nämligen visat sig att en mycket stor del av alla resor kan bokas in långt i förväg.
Resekalendern
Det är bra om företaget kan göra upp någon form av reseprogram, en resekalender, för det kommande året. De flesta ställer sig till en början mycket skeptiska till tanken, men efter en ingående diskussion och diverse förfrågningar här och där inom företaget, brukar det visa sig att ett dylikt program ganska enkelt kan åstadkommas. I de flesta fall är det nämligen möjligt att boka in sina resor tämligen långt i förväg. Några exempel: olika mässar och utställningar är kända långt i förväg, dotterbolag och agenturer utomlands brukar regelbundet besökas av moderbolagets representanter vid vissa tidpunkter, större affärer och projekt är vanligen kända ganska långt i förväg osv, Det är klart att det förekommer överrumplande resor. Nå Bonting har plötsligt gått snett och någon måste snabbt ta sig till ort och ställe. Sådant händer. Men ofta är det enbart slarv och likgiltighet om en person dagen före en resa ber sin sekreterare boka plats på morgonplanet…
Seppo Vesamas resebyrå är ganska liten. Den har mindre än tio anställda och den har specialiserat sig på affärsresor. Seppo Vesama själv är veteran i branschen så han kan sin sak. Resten av personalen är rekryterad från olika håll och de verkar att trivas bra i Seppos sällskap, för personalomsättningen är minimal. En viss ökning sker emellertid med jämna mellanrum — på grund av att byråns omsättning nära nog har fördubblats varje år! Byrån är fem år gammal. Om omsättningen hela tiden stiger kraftigt, måste de produkter man marknadsför vara attraktiva. Seppo Vesama konstaterar att han nästan alltid stöter på en viss skepticism när han första gången vandrar in på ett företag. Men när han sedan har räknat fram ett par offerter åt det aktuella företaget, brukar skepticismen bytas ut mot ett uppenbart intresse. Och sen brukar han kunna säga för sig själv: en gång kund — alltid kund, för så har det oftast gått.
Hemligheten då?
Inga hemligheter här, säger Seppo Vesama. Receptet är enkelt: om man planerar allt i god tid och beställer sina resor minst 21 dagar i förväg, brukar man kunna utnyttja alla de rabatter och andra förmåner som hotell och flygbolag mm har att erbjuda. Utnyttjar man dessa effektivt, kommer man ganska enkelt upp till en besparingsprocent på ungefär 20. Och det är inte många ansvariga som har mage att tacka nej till den besparingen, 11