Spara resekostnader!
av Carl Jurgen von Essen Forum 1985-19, sida 22-23, 04.12.1985
22
I början av 80-talet konstaterade man, att företagets effektivaste sätt att spara pengar är inom materialadministration och risk management. Den mycket snabba internationaliseringen av Finlands näringsliv har frambringat ett tredje kostnadsmässigt snabbt växande område, där man kan uppnå betydande inbesparingar: affärsresorna, som blir föremål för ett allt större intresse ju mer internationaliseringen hos oss framskrider och berör allt flera — och allt mindre — företag.
19/1985 FRUN nella marknader förutsätter täta per sonliga kontakter med våra handelspartner, vilket gör resandet till ett viktigt konkurrensmedel. Handel kan idag inte bedrivas enbart per brev. På grund av Finlands geografiska läge kostar resandet oss mera än månget konkurrentland, som ligger närmare Europas stora handelscentra, och som har en större passagerartrafik och tätare turer. Redan av denna anledning bör man söka metoder att sänka resekostnaderna.
E: effektiv verksamhet på internatio Stora inbesparingar!
Nyligen har det också undersökts vad affärsresandet kostar. Vid Centralhandelskammaren verkar sedan förra årets början Näringslivets affärsresedelegation, vars syfte är att utveckla sina medlemmars skicklighet att inhandla affärsresor. En enät bland delegationens 57 medlemsföretag j år visade, att dessa företags sammanlagda reskostnader för i fjol uppgår till en miljard mark. Av denna miljard går det relativt ätt att spara tio procent, d v s 100 miljoner, men möjligheter till även större inbesparingar finns. I ett av delegationens med|emsföretag har husets Travel Manager — en befattning som blir allt vanligare i synnerhet utomlands — lyckats spara 18 procent enbart på utrikesresorna senaste år. Det rör sig om stora pengar, då man beaktar, att de flesta av delegationens medlemsföretag reser för tiotals miljoner om året.
Redan en tio procents inbesparing av resekostnaderna överlag skulle betyda ett synnerligen välkommet bidrag till landets näringslivs konkurrenskraft. Med beaktande av enkätföretagens stora resevolym han man uppskattat företagens totala resekostnader till omkring 3 miljarder, av vilka en tio procents inbesparing skulle vara ett rätt imponerande tal. När man sparar resekostnader bör man dock se till att man inte gör det på fel ställe.
Planera, konsultera!
Förnuftiga inbesparingar av resekostnader kan uppnås närmast genom planering, konsultering och genom att utveckla yrkeskickligheten hos dem som köper affärsresetjänster. Företagets reseplanering, -budget och -regler är i detta hänseende i nyckelställning. Om resebyrån känner till företagets resebehov och åtminstone de preliminära reseplanerna för ett eller ett halvt år framåt, kan den betydligt bättre verka til kundens förmån än om uppdragen kommer med kort varsel. Resebyråbranschens betydelse och väsentligaste mervärde för köparen är på sakkännedom baserad konsultering och rådgivning för att finna de ur kundens synpunkt optimala lösningarna, och ingalunda främst biljettbeställning och -utskrivning.
FSRUN 19/1985
Flyg billigare!
I det följande anförs några exempel på hur den som känner till olika resealternativ enbart på basen av denna sin sakkännedom kan uppnå betydande kostnadsbesparingar.
Det normala flygpriset Helsingfors— Aten—Helsingfors är 7 070 mk. Resebyråns specialpris, som förutsätter avresa måndag eller fredag och retur torsdag eller söndag är 2 635 mk, varvid inbesparingen jämförd med normalpriset är 4 435 mk. En flygresa till London tur och retur kostar i businessklass 4 970 mk per person, ett 6 dygns Londonpaket från söndag till lördag 1950 mk per person, varvid man sparar över 3 000 mark.
En flygresa Helsingfors—Frankfurt— Möänchen—Paris—London—Zöärich—Helsingfors kostar 6 285 mk, men om Zörich, Paris och London besöks i annan ordning, sparar man 1155 mk. Separata tur- och returresor från Helsingfors till Göteborg respektive Amsterdam kostar tillsammans 6 270 mk. Om resorna däremot kombineras, och fyra uppehåll tilläggs, inbesparas 2 380 mk.
Bo billigare!
På hotellen kan man genom att utnyttja avtalspriser spara upp till hundratals mark i dygnet. Några exempel på avtalsenliga maximiinbesparingar per dygn: Hotell Strand, Stockholm, 233 mk; Hotel Europa, Bryssel, 89 mk; och Hotel Omni Park, New York, 325 mk under normalprisett Inbesparingar kan dessutom uppnås med förmånliga tåg-båt-, ”ftyg och förhandla", PEXm fl resor.
De billiga resealternativen innebär naturligtvis alltid villkor som bör beaktas, eftersom också tiden — inte bara resan — kostar. Den billigaste resan är inte nödvändigtvis alltid den fördelaktigaste, men man bör känna alternativen om man vill uppnå bästa möjliga resultat.
Tänk efter före…
Resplaneringen börjar på företaget med att bedöma om resan är nödvändig. Det är skäl att fråga sig om saken istället kan avhandlas per brev, telefon eller med hjälp a moderna elektroniska kommunikationsmedel. Kan man kanske på samma resa sköta flera kontakter Är den valda reserutten den enda möjlige? Är det nödvändigt att resa t ex till Stockholm i den finaste flygreseklassem?
På längre sträckor är det säkert skäl att välja resklass så, att exportchefen kommer utvilad fram. Svaret på dessa frågor framgår ur företagets reseregler och -anvisningar.
Viktigt är förutorn de förmånliga resealternativen att skattemyndigheterna behandjar affärsresorna som företagets viktiga konkurrensmedel. Nödvändiga affärsresor eller utnyttjande av förmånliga resealternativ för affärsreseändamål bör enligt närlngslivets åsikt inte beskattas, utan myndigheterna borde göra allt för att befrämja företagens internationella verksamhet. Också i dialogen med skattemyndigheterna är företagets reseregler och -planer till nytta, eftersom de är ägnade att avlägsna eventuella missförstånd på vartdera hållet.
Flera resor, flera resenärer
De potentiella inbesparingarna på affärsreseområdet är alltså betydande, men sparandet får absolut inte minska på våra livsviktiga internationella kontakter. I den alltjämt hårdande konkurrenser bör vi besöka kunder, kanske to m mera än hittills.
Förutom av exportens tillväxt ökas de internationella kontakterna av exportens ökade mångsidighet, geografiska utbredning, projektkaraktär och högre förädlingsgrad, vilket gör att exportchefen nuförtiden får sällskap på resan av ingenjörer, tekniker, jurister och arbetsledare.
Till utrikeskontakternas ökning bidrar också den tilltagande internationella handeln med tjänster, företagsköp och finansiering över gränserna, inköpsfunktionen som allt viktigare konkurrensmedel, den ökande turismen och internationella kongressverksamheten samt internationaliseringen av forskning och utbildning. Resevolymen växer alltså kontinuerligt och därför blir kännedom om olika sätt att spara resekostnader ett viktigt konkurrensmedel.
Carl Jörgen von Essen 23