Vem vågar ta skuttet från sekreterare till chef?

av Erkki Olin Forum 1990-16, sida 10-11, 25.10.1990

Vem vågar ta skuttet FRÅN SEKRETERARE TILL CHEF?

Text: Erkki Oli kiftet från sekreterare till chef är int lätt. Det behöver inte vara så, tycker

Michael Pitfield — världsvan management-pedagog och nytänkare med många järn i elden.

Pitfield hör till chefskapet på Henley Management College, av tidningen The Economist rankad som en av de bästa businesshögskolorna i världen. Han svarar för marknadsföringen och produktutvecklingen. Internationella MBA (Master of Business Administration), som läses på distans, är en av högskolans populära produkter med flera finländska studerande. Rastor är Henleyvs representant i Finland.

Pitfield har en okonventionell och samtidigt sympatetisk syn på sekreterarens ställning inom företaget. och på möjligheten att ta vara på den erfarenheten och de färdigheter en välutbildad och kompetent sekreterare besitter.

Det finns många verkligt kunniga och effektiva administratörer bland sekreterarna. anser Pitfield. Det är sånt som behövs på chefsnivå. Många kvinnor som avancerat från sekreterarposter till chefer har haft de rätta egenskaperna. De har varit metodiska, haft gott minne, och varit skarpsynta för viktiga detaljer; m a o varit välorganiserade, Hur ofta saknar inte just männen inom företagsledningen dessa viktiga egenskaper!

Tekniken kommer till hjälp

Nu håller det på att ske en förändring. tror Pitfield. Det är persondatorerna, ordbehandlingssystemen. tangentborden och dataskärmarna somm påtvingar chefspersoRE Michael Pitfield, här som föreläsare på Rastors 40-årsfest i Helsingfors i augusti, anser att sekreterarjobbet går mot en renässans.

Foto: Mauritz Hellström 10

Det gäller att leva upp till rollen av en chef för att verkligen vara det.

nerna vissa rutiner. Och dethär innebär att distansen mellan chef och sekreterare håller på att krympa. De två fungerar alltmer ihop som ett arbetsteam.

Sekreterarna har också börjat hålla huvudet kallt i karriärfrågor och kunnat stå på sig yrkesmässigt gentemot sina överordnade.

Sekreteraryrkets renässans

Förr var ju sekreteraryrket en verkställande funktion inom ledningen. Nu tycker Pitfield att det vore skäl att vända åter till det som ursprungligen var sekreterarens uppgifter. Processen kan dra ut på tiden, men det ligger i företagsledningens intresse att återställa sekreterarens status. I England omfattar yrkesgruppen 800 000 personer.

Det gäller för cheferna att till sekreteraren kunna delegera av sina uppgifter — också annat än att gå ärenden och koka kaffe. Ifall chefen själv skriver utkasten till sina brev och promemorior, kan han i motsvarande mån delegera andra löpand uppgifter till sekreteraren. Hon kan t ex helt överta informationsförmedlingen — han får då själv tid över för ett konstruktivt chefskap med beslutsfattande på egna villkor och med ett mindre beroende av andras idéer, framhåller Pitfield.

Hur sekreterararbetet kan utnyttjas bäst finns det ingen ledarutbildning på, som Pitfield skulle ha kännedom om. Och det är kanske den främsta orsaken till att sekreterarnas talanger inte får fritt utlopp.

Men dåliga tider är i antågande. Företagen har inte längre råd med det slöseri av personresurser som det här är fråga om. Därför måste chefer nu ta sig en ordentlig tankeställare. Både sekreterare och chefer har ett behov av att lära sig nya arbetsmetoder och i full utsträckning börja använda tekniken i det moderna kontoret.

Det är ofta på middle managementnivån det står värst till i förhållandet chef/ sekreterare, Där blir sekreterarnas möjligheter till utveckling eller avancemang fullkomligt kringskurna på grund av ingrodda vanföreställningar hos cheferna.

16/1990 PORUN

Sekreterarföreningen valde senaste vecka Lea Kevin, Rauma-Repola, till årets sekreterare. Föreningen fyllde också 30 år.

Effektiv utlärning av informationsteknologi är enligt Pitfield som sagt en god medicin. Flexibilitet i verksamheten kan tex betyda att folk inte varje dag vill åka till kontoret, och då kan det vara på sin plats att ha en ordbehandlare hemma, som elektroniskt skriver ut ett dokument till sekreteraren på kontoret. Hon ser till att det blir distribuerat i välformulerat skick.

En annan attitydförändring som krävs gäller sekreterarens handlingsfrihet. Envar behöver viss flexibilitet i sin verksamhet för att allting skall löpa.

Sen gäller det förstås för ledningen att omma tillrätta med tanken att en sekreterare i något skede vill ta ett chefsjobb. Ledningsuppgifter faller sig naturliga inom tex personaladministration. Men vid övergången stöter sekreteraren på svåra ‘ördomar. Ofta tas ingen hänsyn till relevanta kunskaper. En sekreterare är en sereterare och därmed basta. Här ligger det största hindret för den framåtsträvande och ambitiösa sekreteraren.

Möjligheten till en attitydförändring ser Pitfield i att företagen går in för tjänsteansökningsformulär med en särskild curriculum vitae-avdelning som anger alla tidigare arbetsuppgifter utom sekreterarområdet. Hit hör uppgifter om gjorda utredningar etc.

Sekreterarföreningen har 1 750 medlemmar

I Finland sker i tilltagande mån övergång från sekreterar- till chefsbefattningar. säger Irmeli Mattila, ordförande för sekreterarföreningen i Finland. År 1989 lät föreningen utföra en karriärstudie. Den visade att det som i England var inom personaladministrationen de flesta sekreterare blivit chefer. En annan funktion var pressoch informationstjänsten.

Då byte av tjänst sker inom det egna företaget. vilket ju är normalfallet. är svårigheterna just perceptiva som i England. Det tar sin tid innan sekreteraren blir uppfattad som chef på sin nya post.

Sekreterarföreningens medlemsantal år 1 750. Medlemskapet förutsätter en treårig praktik som sekreterare på företagsledningsnivå.

FORUN 16/1990

Frågor til f.d. sekreterare i chefsställnin (sammandrag av Michael Pitfields formulär)

Allmänt 1. Vad gillade Du mest som sekreterare omväxlingen i jobbe + användningen av min organisationsför måg + möjligheten att delta i företagets viktig aktiviteter

Mannen e omväxlingen i jobbet, samverkan mellan olika personer kors och tvärs inom företage . Yrkets negativa sidor? fungerandet som passop e skötande av skitjobben ljugandet för chefens räkning och annulleringar i sista stun e att bli uppfattad som ett bihang till che fe » översittarattityder som underskatta min uppfattningsförmåg e chefens oförmåga att förstå antomi och dynamiken i sekreterararbete + inga ”egna” projekt

Mannen e allmänna vanföreställningar om yrke 3. Vad blev olika genom chefsjobbet + arbetet sker på en högre nivå och är mer omfattand » de anställda måste inställas på att allting som beslutats också skall verkställa e mycket liknar dock sekreterararbetet, bla tidsplanen och prioriteringen av arbetsuppgiftern $ personkontakterna blir fler — en sekreterare arbetar relativt isolerat

Mannen $ ansvaret för andras arbete och resultatansvare en

Avancemanget 1. Fördomar som spärrar avancemang e kvinnor avancerar inte i mansdominerande företag, ifall de inte verkligen föresätter sig att göra de e sekreteraryrket i sig är inget hinder, men chefsjobben uppfattas som ett privilegium för män

Mannen + inga som helst hinder — det kanske beror på att jag är ma 2. Var det svårt att forcera hindren + hårt arbete som sekreterare var en förutsättnin + nöden har ingen lag — chansen kom — ledningen hade intet annat val än att välja den dugligaste oberoende av kö e “jag hade tidvis svårigheter att komma över mitt bristande självförtroende — kan det ha att göra med den högaktning sekreteraren normalt hyser för sin chef? e avsaknaden av en kvinnlig modell i den maskulina miljön var ett svårt handikapp, vilket gjorde att det tog tid att bli acceptera e höjandet av kunskapsnivån och examina gör att man själv börjar ifrågasätta vanföreställningarna, men utan högsta ledningens solidariska stöd klarar man inte den sociala presse 3. Fanns det motstånd efter inhoppet i chefskapet + orimligt motstånd blev jag inte av med förrän jag kunde ge belägg för min skicklighe e hårt arbete och få missgrepp var vad som krävde e problemen måste lösas på egen hand — det gick inte an att gå till VD för varje småsa + hårdnackat motstånd mot accepterandet av mig som chef kom från oväntat håll — de förra chefern e bland cheferna på samma nivå förekom en viss konkurrensstämning — den var närmast naturli + uppmuntran kom från nya överordnade

Inför 90-talet 1. Vad kan chefen göra för ett bättre samarbete + ömsesidigt förtroende är grunden fö ett gott arbetsförhållande e chefen får inte undanhålla sekreterare information utom i enstaka undantags fal + chefen skall uppmuntra sekreteraren att vidareutveckla starka sidor — chefen skall framstå som en rejäl och godlynt person — då uppkommer förtroende e chefen skall underlätta uppkomsten av ett fungerande arbetsförhållande som uppmuntrar till diskussion — sekreteraren skall ha känsla av att chefen verkligen lyssnar och uppfattar vad hon har på hjärta e förtroendet bygger också på att chefen vågar ge sekreteraren fria händer att utföra arbetet självständigt inom kompetensområde 2. Råd åt 90-talssekreteraren

Var självmedveten och ”stursk” om de behövs. Hävda din uppfattning och sä rent ut om du tycker att chefen har fel.

Kom med alternativa lösningar. Var me veten om vad som sker i omgivningen. D ger tillförsikt och visar att du tänker p andra.

Gör upp en plan för vart du vill nå oc inrikta dig på en ändamålsenlig yrkesut bildning.

I fall du siktar på en chefsbefattning, utveckla då dina kunskaper och analysera innehållet i den tilltänkta chefsrollen. Vill du stanna kvar i sekreteraryrket — ja, då skall du fästa vikt vid det helt professionella. Undvik rollen som ”hustrun på kontoret”.

Svaren är givna av 5 chefspersoner, bland dem en manlig, som tidigare haft sekreterarbefattning. E£E0 0

Hr T 11