Är det dags att slopa begreppet MIS?

av Raine K. Björkholm Forum 1971-08, sida 19-20, 28.04.1971

Är det dags att slopa begreppet MIS?

Av Raine K. Björkholm

Knappast något ämnesområde inom eller med anknytning till ADB har under 1960-talet blivit lika mycket behandlat i både skrift och diskussion som MIS, dvs Management Information System. I datakonferenser, tex i NordData-70, har det överlägset varit ifrågavarande ämnesområde som noterat de flesta deltagarna: Vad är orsaken till detta fantastiska intresse för MIS trots att det fortfarande förefaller existera mycket divergerande uppfattningar om vad man egentlige avser med begreppet?

Just denna oklarhet i begreppets tolkning samt dess något »framåtriktade och mycket lovande natur», torde vara faktorer som bidragit till att uppehålla skribenters, diskussionsdeltagares och åhörares intresse för MIS. När och hur har detta lyckade eller misslyckade och internationellt vedertagna begrepp kommit in i vår vokabulär?

Det är möjligt att MIS redan använts före 1960-talet, men i så fall förmodligen begränsat och temporärt. Omkring år 1960, dvs samtidigt med IBM 1401 seriens intåg på marknaden, lanserade i varje fall IBM begreppet MOS, dvs Management Operating System. MOS kan kort sägas ha innefattat en filosofi för integrering av industriföretagets huvudfunktioner. Vid översättningen av MOS till svenska och finska strävade IBM att kvarhålla grundinitialerna. Sålunda kallades MOS på svenska »Maskinellt Optimerings-System» och på finska, här direkt översatt till svenska, »Matematiskt Optimerings-System». Dessa översättningar torde IBM i efterhand ha ångrat, emedan man i den förbisett det väsentliga och tilldragande ordet »Management».

Det är högst sannolikt att även begreppet MIS liksom MOS härrör från någon datorleverantör. Det är t om möjligt att lanseringen av den tredje generationens datorer åren 1963—1964 med sina noterbara »prestandahopp», tvingade datorleverantörerna att målmedvetet utveckla ett applikationspaket eller en filosofi. Denna gång har man klokt nog både på svenska och finska antingen använt begreppet MIS som sådant, dvs med engelsk innebörd, eller så har man översatt det ordagrant till »företagsledningens informationssystem». Jag tror knappast att datorleverantörerna hittills har ångrat uppkomsten av begreppet MIS.

Begreppskaos?

Som exempel på den förvirring och de meningsskiljaktigheter som i dag förekommer i samband med MIS-begreppets tolkning kan nämnas följande: En del anser att MIS existerat lika länge som organisationer (inkl. företag) och ledning generellt, andra att ingen ännu lyckats införa MIS och att införandet tom är en utopi. En del anser att MIS skall betraktas helt oberoende av datorn som eventuellt kan utgöra ett hjälpmedel, andra att datorn utgör en väsentlig och avgörande komponent i samband med MIS. Såsom känt har också en och annan försökt sig på att definiera begreppet i fråga. Härvid kan nämnas bla Sam Sjöbergs tämligen generella definition, och Sherman C. Blumenthals synnerligen detaljerade definition.) De 1) Sam Sjöbergs definition framgår i hans artikel »Vad menas egentn en med MiS2» i Modern datateknik nr 11/68 och Sherman C. Blamenthals definition i hans verk »Management Information Systems», Engewood Sliffs N.J., 1969.

Forum 8/7 sistnämnda, som utgör en intressant syntes av huvudsakligen J. W. Forresters och R. Anthonys tolkningar men även H. A. Simons synpunkter, tvingar nog en lekman att läsa texten minst tre gånger. Jag tror det är förnuftigt att inte inom ramen för denna artikel återge åsyftade definitioner eller bidraga med ytterligare en definition av MIS. De skulle endast öka förvirrifigen.

Vad är orsaken till detta begreppskaos?

En orsak kan vara att det i dag finns en mångfald personer: med högst varierande bakgrund (företagsekonomer med olika; specialiteter, systemmän, matematiker, statistiker, ingenjöre som intresserat sig för ämnesområdet MIS och att alla dessa personer har olika syn på begreppet. Det kan därför vara skäl att nämna att bakgrunden i samband med föreliggande beskrivning närmast torde motsvara en kombination av företagsekonomens och systemmannens syn. Beskrivningen blir möj ligen något filosofisk. Jag vill här hänvisa till min artikel i db nr 9/70 »Reflexioner över vissa ADB-begrepp», där jag särskilt berörde begreppen data och information. Föreliggande artikel kan betecknas som en fortsättning och komplettering till nämnda artikel.

Tre faser

Om man ser på en väsentlig del av att informationssystem, dvs rapportsystemet och dess utveckling i tiden med hänsyn till utformningsarbetet vid utnyttjande av avancerade hjälpmedel, kan man notera följande tre faser 1. Under hela den konventionella hålkortsmaskintide och i början av ADB-perioden ända till åren 1962— 1965, var det systemmannen som i hög grad fastställde och utformade de rapporter som han antog kunde vara till nytta på olika ledningsnivåer i företaget. De biprodukter som man tämligen lätt kunde erhålla på basen av sk massrutiner, var i regel utslagsgivande och begränsade de potentiella rapporte och uppgifter som erbjöds åt ledningen. Ledningen aktivitet vid rapportutformningen var generellt av ringa betydelse.

2. Man kom småningom underfund med att informationsbehovet borde vara det primära, inte de mer eller mindre påtvingade biprodukterna från olika massrutiner. Ledningen fick följaktligen en större roll och delaktighet genom att den skulle försök specificera sitt faktiska informationsbehov. Man .

började också observera att det förelåg ett överflöd av rapporter vilkas antal och volym avsevärt borde kunna minskas. Undantagsrapportering började vinna genklang.

19

Vänd 3. Man kom underfund med att ledningens beslutssituationer, beslutssystemet i första hand är av betydelse. Beslutssystemet borde nämligen i hög grad bestämma informationsbehovet och konsekvent : formationssystemets utformning. Ledningens roll har följaktligen blivit av ännu större vikt, emedan den primärt skall försöka specificera sina beslutssituationer och därvid ange de interna och externa parametrar och variabler som kan vara betydelsefulla.

Det kan konstateras att begreppet MIS mera allmänt förekommit i slutet av fas 1 och i allt växande grad i fas 2 och 3, Det torde vara motiverat att något formalisera fas 3 enligt min tidigare nämnda artikel. Utgående från en grov förenkling kan följande noteras:

Informationssystem |> | Beslutssystem |

Detta bör tolkas sålunda att output (information) ur informationssystemet (IS) utgör input i beslutssystemet (BS). IS kan härvid innefatta (1) val och insamling av data samt (2) förädling av data så att information erhålles. BS kan i sin tur innefatta (1) tolkning av information, (2) val av beslutsfunktion (modell, regel, algoritm) samt (3) fastställande av handlingsalternativ.

I systemanalyssammanhang borde man såsom känt logiskt och tidsmässigt se IS och BS ovan i omvänd ordningsföljd, dvs BS bör bestämma utformningen av IS. Vid systemanalysen borde man i första händ speciellt försöka fastställa beslutsfunktionen.

’ Fnligt synsättet ovan är följaktligen IS och BS intimt förknip pade med varandra, De är det tom i så hög grad att man frågar sig om det överhuvudtaget är motiverat at tala om dem separat. Finns det någon lämplig gemensam benämning för IS och BS? Ett alternativ är Informations-Beslut-System (IBS), ett annat styrsystem (SS). Här föredras det förstnämnda, dvs IBS, emedan det är mera informativt.

Begreppet MIS i sig självt antyder att den information det är fråga om begränsar sig till ledningen i ett företag. Detta behöver givetvis inte vara fallet i samband med IBS. Flera beslut fattas ju även av personer som inte tillhör ledningen. Det förefaller onödigt att till IBS anknyta termen »management» som endast skulle medföra en restriktion. Detta trots att ledningen de facto i regel fattar de viktigaste besluten. Det är möjligt att termen »management» i MIS strävar att förklara att det förutom ledningen är fråga om ett företag och dess informationssystem.

En totalmodell

En mer eller mindre utopistisk tolkning av MIS innebär i regel en utveckling av ett slags totalmodell för företaget. Väsentliga komponenter i denna modell är vanligen bla en totalintegration av företagets subrutiner, existens av databa » och beaktande av ett flertal externa parametrar och variabler.

Dessa modeller är och förblir oftast abstraktioner. Detta behöver emellertid inte göra dem onödiga. Processen som sådan, att utveckla en totalmodell för ett företag, torde vara nyttig genom att företagsledningen tvingas att tänka igenom olika omständigheter och faktorer som kan påverka en effektiv styrning av företaget. Också en modell, som p g a kvantifieringssvårigheter till stora delar är och förblir kvalitativ, kan vara nyttig genom att den ger en klar bild av hypotetiska relationer föellan olika huvudkomponenter och att i den framgår olik » (även i regel hypotetiska) beroende och oberoende variabler. . Ovan behandlade tre omständigheter, dvs att IS och BS ä intimt förknippade med varandra, att IS även bör ge informa 20

N tioner åt andra beslutsfattare än ledare och aått en ofta förekommande tolkning av MIS är väl abstrakt, gör att man kan ifrågasätta MIS-begreppets ändamålsenlighet. Dessutom är innebörden av MIS för generell för att ange något entydigt, vilket även är en orsak till att begreppets tolkning blivit mycket varierande och i hög grad subjektiv. Detta innebär att den som påstår att MIS existerat lika lång tid som företag och ledning generellt, har lika rätt eller fel som den som påstår att MIS aldrig kommer att existera.

Ett nytt begrep eRsonemanget leder följaktligen till att man kanske borde finna ett annat, mera aktuellt och ändamålsenligt begrepp än MIS. Delvis på basen av vad som framgått tidigare, föreslår jag följande två alternativ: 1. Avancerat Informations-Beslut-System för företag (ATBS) 2. Avancerat Styr-System för företag (ASS)

På grund av att AIBS är mera informativt föredrar jag det framom ASS. Det väsentliga med ett nytt begrepp som skulle ersätta MIS är att man redan i begynnelsen så entydigt som möjligt skulle exempelvis i stora drag kunna fastställa följande:

AIBS = Avancerat Informations-Beslut-System för företag, berör främst administrativa processer i medelstora och stora företag. Vid utveckling av AIBS analyseras först företagets BS och därefter IS. Syftet med AIBS är att utgöra ett hjälpmedel för beslutsfattare och sålunda gynna företagets framgång.

Datorn som hjälpmedel

Datorn i sin tur utgör ett hjälpmedel för AIBS. Emedan ett effektivt rapportsystem, databas och kommunikationsenheter (on-line/realtid) kan betraktas som väsentliga komponenter i AIBS, förutsätts utnyttjande av datorsystem. Databasen bör inte enbart ge snabb åtkomst till en mångfald enskilda data, utan även till ett flertal icke regelbundna kombinationer av data. Andra indikatorer på AIBS är en långt driven integration av företagets subrutiner, strävan att i möjligaste mån utnyttja kvantitativa metoder (bla operationsanalys inkl simulering; dock om möjligt undvikande suboptimering), satsning på modellutveckling och långsiktsplanering.

Det kan konstateras att enligt denna beskrivning har ADBområdet ingalunda monopol på AIBS. Ett datorsystem utgör emellertid en väsentlig faktor vid AIBS.

Den »avtagande avkastningens lag»

I samband med AIBS kan följande spörsmål vara av intresse: Hur långt skall man integrera olika subrutiner? När börjar den sk avtagande avkastningens lag göra sig gällande En integrering borde ju inte få bli ett självändamål. Skall ett enskilt företag i sin databas överhuvudtaget införa olika externa data och i så fall i vilken omfattning? Kanske det är tillräckligt om olika offentliga och statliga instanser registrerar och behandlar externa data. Hur långt skall man gå i en kvantifieringssträvan? Det finns ju alltid parametrar och variabler som är kvalitativa och vilkas kvantifiering blir vansklig eller omöjlig.

Det kan konstateras att man vid utvecklingen av AIBS inte behöver fästa alltför stor vikt vid på vilken nivå i företagets hierarki beslutsproblemen, som skall automatiseras eller underlättas, befinner sig, Man prioriterar beslutsproblemen enligt ett vikttal, som både beaktar den potentiella nyttan (om möjligt den ekonomiska) och lättheten att automatisera eller underlätta dem. Utvecklingen av AIBS torde, utgående från den situation de flesta medelstora och stora företag i dag befinner sig i med hänsyn till komponenterna i AIBS, kunna ske simultant både uppifrån — ner och nerifrån — upp i företagshierarkin.

Forum 8/71