Benchmarking lyfter fram företagets svaga punkter
av Bjarne Nyman Forum 1994-01, sida 08-09, 27.01.1994
det här med
Nokia Cellular Systems &r engagerat i benchmarkin utveckla de egna arbetssätten. Bilden visar testning av NMT-bassta i Uleåborg.
< som en väg att effektivera och tioner på NCS’ fabrik
BENCHMARKIN lyfter fra oretaget svaga punkter
Bjarne Nyman
Vad är det för fel på vårt företag, då andr klarar av t ex logistiken effektivare, snabbare och till lägre kostnader än v ör? Hur bär d sig åt egentligen? Men å andra sidan har v astighetsadministration hel under kontroll. Inget annat företag administrerar - vad vi vet - sina fastigheter lik effektivt som vi.
erkar funderingarna bekanta? Om så är fallet lönar det sig eventuellt att börja med s.k.
benchmarking. Det går ut på att med gemensamma mätare jämföra olika företags funktioner med varandra. Ett företag kan få tillgång till andra företags data och på det sättet se hur man skall göra för att bli bättre på t.ex. logistik, personalutbildning eller kundservice.
Själva ordet ”benchmark” kommer från lantmäterisidan, där det betyder fixpunkt, alltså en fast punkt i landskapet med bestämda koordinater och bestämd höjd. Överfört på företagsvärlden innebär benchmarking följaktligen att man via jämförelser tar fram idealföretaget inom en viss funktion. Sedan gäller det att analysera orsakerna till att inte alla företag når denna nivå och därefter genomföra nödvändiga förändringar.
Den som vill ha något måste också ge någo År företagen villiga att göra dylika jämförelser? Det kan ju inte vara riktigt förnuftigt att för andra företag osjälviskt plocka fram data, som de sedan kan utnyttja för att bli lika bra? Och varför skulle vårt företag plocka fram data, som bevisar att vi är sämre — Det som krävs är mod att delta i en rättvis jämförelse, där gemensamma mätare används, Dessutom krävs det mod att erkänna att de framgångsrikaste företagen i branschen måste vara ett strå vassare, säger Matti Lankinen, ordförande för den nygrundade föreningen för benchmarking i Finland. Och givetvis måste det finnas en fördomsfri vilja att bli bättre.
Matti Lankinen representerar samtidigt Nokia Cellular Systems inom Nokia Telecommunications i den nya föreningen.
— Vill ett företag bli bättre genom att låta sig jämföras med andra, måste företaget i fråga även ge ut uppgifter om sina egna sätt att sköta olika funktioner. Det är alltså fråga om att ge och att ta. Resultatet blir att alla företag kan förbättra olika delområden i verksamheten.
— Avsikten är att vi skall få fram ett fungerande system, där företagen på ett enkelt sätt kan lära av varandra. Handlingsmodeller som visat sig vara effektiva i ett företag kan tillämpas i ett annat. Inget företag är så bra på alla områden att det inte skulle finnas funktioner som kan göras bättre, säger Matti Lankinen.
Föreningen fungera som buffert
Benchmarking har tillämpats en längre tid inom de viktigaste industriländerna. Till Finland kommer idén närmast från
Sverige och England. Systemet känner inga gränser mellan olika branscher eller företagstyper. Alla är välkomna med, men av naturliga skäl är det de stora som först nappar på inviten. Det är ju de största som — på grund av sin ofta invecklade organisation — har mest att vinna på förbättrade funktioner.
Föreningen för benchmarking kommer in som ett slags skiljeman mellan företag som önskar delta i verksamheten.
—- Föreningens roll är att handha ”benchmarking clearing”, vilket betyder att vi ser till att utbud och efterfrågan möter varandra, säger verksamhetsledare Sinikka Mielck, till vardags utbildningschef hos MH-Konsultit Oy.
— Vi tar emot uppdrag och skapar konfidentiella kontakter till de företag uppdragsgivaren önskar. Föreningen kommer att ge direktiv för hur benchmarkingen skall gå till och vi tar också fram etiska regler om hur företagen skall gå till väga, tex när det gäller att samla in uppgifter, i fråga om datasäkerhet och att sprida information om konkurrerande produkters prissättning (vilket man alltså inte får göra).
Hittills har den etiska diskussionen lett fram till tre regler: 1) fråga aldrig efter sådan information, som du inte själv är villig att ge, 2) gör ingenting sådant, som ger din partner anledning att väcka åtal mot dig och 3) försök skapa en förtroendefull atmosfär, som uppmuntrar till utbyte av information.
När reglerna följs blir det alltså inte fråga om legalt industrispionage. Sinikka Mielck betonar, att benchmarking uteslutande sysslar med processerna inom företagen och inte med enskilda företags ”guldägg”. Den delen är och måste förbli inom de enskilda företagen.
Forskning och konsultutredningar
Till föreningens uppgifter hör även att initiera forskning och utredningar kring de bästa företagens verksamhetsprocesser. I utredningar där flera företag ingår skall man också bedöma vilket läget för de enskilda företagen är och vilka avvikelserna är jämfört med den bästa verksamhetsmodellen.
Eftersom en ny förening inte kan börja med allt på en gång har man valt att under detta år speciellt syna ”Supply Management”-processen i sömmarna. En forskningsplan finns redan och målet är att ta fram en modell för den generiskt bästa processen 1 landet och att jämföra de deltagande = företagen = sinsemellan. Ribban för deltagande företag är satt vid 250 poäng enligt Kvalitetsföreningens kriterier för kvalitetspris, Sådana finns det ett femtiotal av i landet.
Föreningen för benchmarking i Finland leds av ordförande Matti Lankinen, försälj ni tivare.
Undersökningen kommer att utföras under detta åt i samarbete mellan vissa branschorganisationer, tekniska högskolor och handelshögskolor. Den bästa processen blir belönad.
Föreningen för benchmarking skall fungera som spindeln i nätet genom att erbjuda medlemsföretagen service, t ex jämförelser med benchmarking-databasen, att upprätthålla förteckning över benchmarking-specialister och att arrangera utbildning på området. Naturligtvis skall föreningen också hålla kontakter till liknande verksamheter utomlands.
Oväntat stort intresse redan från första början
Föreningen har tillsvidare inga företagsmedlemmar, men däremot personmedlemmar, som representerar många stora och vackra företag i landet. Här finns folk från Nokia-koncernen, ABB, Digital. ICL, Vaisala. Repola, Tele och Rautaruukki. Det är företag som alla vill bli bättre, även om motiveringarna varierar. En del vill dra ner på kostnaderna, andra vill göra processerna inom företaget snabbare och effektivare, en del växer så snabbt att de gärna vill se hur längre komna företag har burit sig åt, OSV.
Ett företag som ABB är med för att försöka få fram hur den finländska grenen kan utveckla sin verksamhet och sedan vidarebefordra denna information till de enheter koncernen har över hela världen. Vissa delar inom Nokia växer med sådan styrka. att det behövs ny ischef hos Nokia Cellular Systems, och verksamhetsledare Sinikka Mielck, utbildningschef vid MH-Konsultit. Målet för föreningen är att göra finländska företag effek organisationsmodeller med korta intervaller. Då gäller det att hänga med i svängarna och se till att de administrativa processerna fungerar som de skall. — Det viktiga är att föreningen kan fungera som ett neutralt forum för företag som vill starta benchmarking, säger Matti Lankinen. — Därigenom uppnår vi verksamhetens mål: ökad kostnadsmedvetenhet i företagen, mindre slöseri och kortare genomloppstider.$
Bosses Foru lastronomkretsar är det hustrun som bestämmer var teleskopet skall stå —