Bokföring - bara ett nödvändigt ont?

av Mats Kockberg Forum 1979-13, sida 08, 12.09.1979

Taggar: Personer: John Roitto Teman: bokföring

Bokföring - bar ett nödvändigt ont?

Speciellt bland småföretagare påträffar man ännu åsikter om att bokföring hör till de kontorsrutiner som bö betraktas som ett nödvändigt ont. Ofta märker man först i et sent skede — då företaget inte längre bär sig som förut — att bokföringsfunktionen är ett av medlen, då det gäller att styra verksamheten. Rätt utförd ger räkenskaperna underlag för beslut inom firmor av alla storleksklasser.

— — Ett tyvärr ofta förekommande fall utgörs av ett mindre företags VD som en vacker morgon stegar in genom dörren med verifikaten i en chokladask och säger sig vilja ha hjälp med bokföringen. Hans bokförerska, som i några decennier skött rutinen, kan ha blivit pensionerad, han har läst om en ny lagstiftning, och är rädd för att driva företaget på olagliga grunder — eller så går det helt enkelt dåligt för rörelsen, och han behöver hjälp, säger EM John Roitto, VD vid Oy Infocon Ab, ett företag i bokförings- och företagskonsulteringsbranschen i Helsingfors.

Bokföringsarbetet upplevs inom många mindre företag som ytterst ansträngande. Ledningen saknar ofta merkantil utbildning, och man anser sig inte heller ha råd att anställa tex en ekonom eller merkonom för att handha uppgifterna. Följden är att tom de mest elementära rutinerna kan bli bristfälligt skötta.

Utgå från kontopla — Ofta får vi börja från grunden, dvs med att göra upp en kontoplan. Också småföretagaren behöver en systematisk kontoplan som bl a medger en effektiv kostnadsuppföljning. Personligen anser jag att inga schablonmässiga kontoplaner som passar för alla typer av verksamhet finns, utan kontosystemet bör skapas individuellt. Till basförutsättningarna för en fungerande ekonomifunktion hör dessutom en resultat- och likviditetsbudget, som följer kontoplanen och därigenom lätt kan uppföljas.

— Om alla mindre firmor skulle komma så här långt, skulle redan en hel del vara vunnet för att inte tala om att verksamheten inte då skulle skötas utanför lagens råmärken, vilket obönhörligen är fallet vid chokladaskvarianten, understryker Roitto.

8

VD John Roitto förvånar sig öve frekvensen av småföretagare som styvmoderligt behandlar sin bokföring vilken ju skall tjäna som grund för företagets styrning.

Ab inget ”sesam”

Han vill i det sammanhanget också varna för att bilda egna aktiebolag i tron att man på det sättet klarar sig med mindre skatter — Vi har under det senaste året stött på ett flertal fall där personer i förargelsen över höga skatter bildat aktiebolag utan att veta vad de ger sig in på. Sorg och bedrövelse och därutöver ännu större skattetryck än tidigare är ofta följden.

Om många småföretag sköter den direkta bokföringen bristfälligt, så är man ofta helt omedveten om hur lager, produkter och kunder belastar respektive gagnar rörelsen.

— Likviditetssvårigheter kan ofta härledas direkt ur lagerrummet. Folk drar sig för att sälja med rabatt och omsättningshastigheten på lagret förorsakar därigenom problem. Produkter med dålig åtgång blir därför liggande, istället för att slumpas ut tom till nominellt lägre pris än vad varan kostat. En tillförlitlig inköpsoch lagerrutin kan i allmänhet inte utföras manuellt, utan modern datateknik bör tillgripas. Detsamma gäller bestämningen av kundernas lönsamhet och produktpolitiken i företag med ett större antal kunder och produkter. Alltför ofta fattas besluten ännu på ren intution med i det långa loppet dyra följder.

ADB beslutsunderla — I viss mån kan man säga att de mindre företagen fn genomlever en brytningstid. Kontorsrutinerna överförs stegvis från manuella system till ADB. Databehandlingskostnaderna är emellertid låga, och de uppgifter som snabbt fås ut om rörelsens utveckling utgör en nödvändig bas också för den allra enklaste typen av beslutsfattande inom företaget.

— Vid årsskiftet träder den nya aktiebolagslagen i kraft. Lagen stipulerar bla att ett aktiebolag träder i likvidation i fall det egna kapitalet är mindre än hälften av aktiekapitalet. Nya obligatoriska krav på informationsgivningen gör det ännu viktigare än tidigare att ha bokföringen i skick. Dessutom kommer det inte längre att vara möjligt för bokföringsbyråer att revidera sina egna kunders bokföring. Det är alltså hög tid för den företagsledare som vet att bokföringen är i dåligt skick att rätta till missförhållandet.

— Det är dags att tänka om. Bokföringen är ingen andra rangens fråga i en verksamhet. Tvärtom är den en indikator för företagets tillstånd, understryker Roitto.

FORUM 13/79