Borde kongressen spridas?
av Henrik Sonck Forum 1982-05, sida 10-11, 17.03.1982
Taggar: Orter: Dipoli Teman: kongress
st
Kongressbesökarna utgör en liten del av den total turismen, men de är erkänt goda valutahämtare. Det mesta av deras pengar stannar dock i huvudstadsregionen eftersom en överväldigande majoritet av alla internationella kongresser och möten arrangeras här. Många tycker att resurserna borde koordineras, men än så länge har försöken att åstadkomma en landsomfattande marknadsföringsorganisation för kongressektorn int kommit någonvart.
e Ambitionerna var stora i början av 1970-talet för att göra Finland till ett internationellt accepterat kongressland. De förberedande SALT-förhandlingarna i Dipoli var en PR-skapande upptakt. Då den europeiska säkerhetskonferensen hade genomförts framgångsrikt — vad arrangemangen beträffar — var det redan lätt att börja spekulera om Helsingfors som centrum för internationella tilldragelser, jämbördigt med andra neutrala storstäder som Wien och Geneve.
Några nya internationella toppmöten har det inte blivit, men säkerhetskonferensens goodwilleffekt har varit obestridlig när det gällt att få hit andra internationella kongresser, ( ex vetenskapliga och kommersiella sammankomster.
Valutakälla
Förutom att en internationell kongress indirekt höjer vårt anseende ute i världen, så är den också en relativt sett bättre valutakälla än vanlig turism. Man räknar med att en kongressbesökare hämtar dubbelt mer valuta än en vanlig turist.
År 1981 deltog I ex drygt 19600 personer i internationella och nordiska kongresser som hölls i Helsingforsregionen. Räknar man med att varje person spenderade 600 mk/dygn (in 1 kluderar hotell) och att kongressen i genomsnitt varade 5 dagar, skulle valutavärdet bli inemot 60 Mmk. Till det kommer ytterligare den valuta som finländska företag i utlandstrafik hämtar in.
Enligt en beräkning gjord 1978 svarar inkvarteringen för 34 procent av omsättningen av internationella kongresser och möten, måltider för 27 procent, uppköp 17 procent, kultur och nöjen 10 procent, lokaltransporter 5 procent, diverse utgifter 4 procent samt telefon och telex 3 procent.
Inkomsterna från turismen översteg i fjol för första gången tre miljardersstrecket — 3,1 mrd mk enligt preliminära siffror. Överskottet steg till ca 500 Mmk (från drygt 320 Mmk år 1980).
Kongressbesökarna i hela landet utgör mindre än 5 procent av alla utländska turister. Räknar man emellertid också med vad de finlänska transportbolagan får in i valuta av dem, torde kongressfolkets andel motsvara ungefär en fjärdedel av överskottet i turistbalansen.
De är mao stora pengar som finns att hämta i branschen. Optimismen har också varit stor överallt. Kongressplatser och kongresshotell växte upp både i städerna och i ödemarkerna. Visst har det åtminstone i städerna säkert funnits bebov av mer representativa och ändamålsenliga möteslokaler, men när det gäller gästande kongresser har nog inte förväntningarna uppfyllts på all håll. I stor utsträckning har utrymmena blivit underutnyttjade.
Många om bude Över 150 anläggningar i landet uppger sig vara kongress- och möteshotell, och för egentliga kongresser lämpar sig kanske ett trettiotal av dem.
Många vill alltså vara med och helt utan problem har det inte gått.
Av alla kongresser i Finland arrangeras ca tre fjärdedelar i Helsingforsregionen (alltså Esbo och Vanda medräknade). Helsingforsregionen har en egen organisation, Helsingfors kongressbyrå, för marknadsföring av kongressutrymme. Men det är många som anser att landet, för att effektivare kunna säljas som kongressland, borde ha en landsomfattande kongressbyrå, som samtidigt skulle vara den enda.
Bakom kongressbyrån står en förening med Helsingfors stad, Esbo och Vanda i spetsen. Det finns för närvarande 38 medlemsföretag, bland dem stora transportbolag som Finnair, SiljaLine och Finnlines. Hotellen finns med, Dipoli, Mässcentrum, resebyråerna, HAB och FBF, Stockmann, Helsingfors handelskammare m fl.
I takt med landsortens växande intresse för att arrangera kongresser har också rösterna för en landsomfattande marknadsorganisation blivit högre. Centralen för turistfrämjande tillsatte år 1978 en arbetsgrupp för att utreda möjligheterna att få till stånd en enda sådan byrå.
I januari ifjol grundades Finnish Convention Bureau r f, men än så länge är den inte mycket mer än namnet på ett papper. SOK:s fältchef Juhani Leppänen (SOKOS-botellen är landets största hotellkedja) är ordförande för organisationen.
Forum 5/82
SALT-förberedelserna i Dipoli var en PR-skapande upptakt för våra — … och KSSE i Finlandiahuset år 1975 befäste vår ställning som pålitlig kongressambitioner …
Lassi Ranta, Helsingfors kongress byrå — Våra möjligheter i Finland att synligt marknadsföra kongressarrangemang är trots allt ganska små. Därför vore det naturligt med en landsomfattande organisation, som då också skulle få vara den enda. Städerna på landsorten vill förstås gärna undvika onödig konkurrens, förklarar Leppänen.
Förhandlingarna har gått trögt hittills. — För tillfället ser det inte just ut. Nu väntar vi närmast på att Helsingfors stad ska få sin egen turistorganisation färdigt utvecklad. Först därefter kan vi få besked om samarbetsmöjligheterna.
Leppänen medger att Helsingfors tvekan kan vara förståelig. Staden har hunnit pumpa ned stora pengar i kongressektorn.
Inemot I 150 000 mk har Helsingfors kongressbyrå kostat Helsingfors, Esbo och Vanda sedan den grundades. Huvudstaden har stått för nästan 9200 000 mk.
Bör övervägas noga
Helsingfors kongressbyrås chef Lassi Ranta stöder också tanken på att utvidga byrån till en landsomfattande organisation, men han betonar att saken måste övervägas noga.
Forum 5/82
A arrangör.
— Den nya byråns budget måste tas till betydligt rundligare än vad som varit fallet med Helsingfors kongressbyrå. En årsbudget på en och en halv miljon mk kan börja likna någonting, anser Ranta.
Hans nuvarande budget är på 420 000 mk. Summan är tom mindre än ifjol, beroende på att fyra företag i stödföreningen har backat ur.
— Det finns stora brister i inställningen hos många företag. Många glömmer att kongressmarknadsföring är ett arbete på lång sikt, konstaterar han.
Det är också en sak som måste inskärpas hos de nya medlemmar som ingår i den planerade takorganisationen, framhåller han.
— De nya städer som kommer med borde erlägga en anslutningsavgift på 30000 mk och senare årsavgifter på 20000 — 50000 mk. Anslutningsavgiften emedan de kommer in i en färdigt inkörd organisation som redan kostat över en miljon. Och de skall hålla i minnet att det inte lönar sig att komma med ”för att se ett par år”. Minst fem år måste det ta innan man kan utvärdera resultatet.
Varning för byråkrati
Ranta varnar också för att låta kongressbyrån bli en byråkratisk institution. Som medlemmar bör godkännas företag som verkar i anslutning till kongress- och resebranschen. Viktigt är också att de personer som ingår är verkliga proffs som förmår ge organisationen den effektivitet som behövs för att skapa ett trovärdigt intryck hos målgrupperna.
En smula av den traditionella motsättningen — huvudstad—landsort = kan man ana i sammanhanget. På landsorten har det tex påpekats att He singfors kongressbyrås förslag till styrelse är allt för helsingforscentrerat. Enligt förslaget skulle huvudstadsregionen få sex styrelseplatser, fem platser skulle gå enligt Turistcentralens fördelningsområden och en plats skulle reserveras för antingen Turistcentralen eller Centralhandelskammaren,
Och Helsingfors har markerat sin knutpatriotism genom kräva ett tillägg i det tilltänkta namnet. Helsinki-Finland Convention Bureau rf skall organisationen heta, om den förverkligas.
Värdarna avgö — Det är ju trots allt ett ofrånkomligt faktum att majoriteten av alla kongresser ändå kommer att hållas i huvudstadsregionen. Den saken kan ingen marknadsföringsorganisation påverka, och samma mönster gäller i vilket land som helst, framhåller Ranta.
— Det beror helt på hur stor kongressen är och vilken nationell organisation som står som värd. I sista hand är det värdorganisationen som avgör platsen.
En annan sak är det sedan att hotellkapaciteten inte alla gånger vill räcka till här. Helsingfors har den högsta beläggningsprocenten på hotellen — ca 74 procent i genomsnitt i fjol. Det betyder att det är verkligt fullt under högsäsongen.
Kongressäsongen sträcker sig från maj fram till midsommaren, håller paus i juli för att igen aktiveras i augusti och in på hösten.
En kongressarrangör måste för att vara någotsånär säker på att få välja tid och plats när han vill, börja boka tre-fyra år före om det gäller Helsingfors.
Henrik Sonc 1"