Dags för presskonferens? Ni blir inte uppäten, men skryt inte för mycket!

av Inger Jägerhorn Forum 1974-17, sida 07-09, 30.10.1974

Några företag är habituéer. De ordnar strömlinjeformad pressmottagningar minst en gång om året. De påminner mella varven om sin existens med smarta ofta professionellt skrivna PR-putffar till tidningspressen. Räknar kallt: företagets namn bör synas minst så och så många gånger. Konstaterar sedan resignerat, men vant, att nu strök de förbaskade redaktörerna det i alla fall fem gånger av sju. Eller ännu värre: tog inte in någonting alls.

Men det dyker också upp mera sporadiska arrangörer bland presskonferensernas fixstjärnor. Mindre rutinerade som arrangörer men ofta minst lika intressanta som företag.

Det händer emellertid att bristen på rutin lyser igenom, att ett viktigt budskap snubblar i onödan på misslyckade yttr former.

Dags för presskonferens?

Ni blir inte uppäten men skryt inte för mycket!

Det finns några tumregler att gå efter. Annars blir det här mest en önskelista på hur en facktidnings redaktör helt subjektivt skulle önska sig en presskonferens.

Vi talar inte om storföretagen. De är sist och slutligen i minoritet, men deras verksamhet påverkar tusentals arbetare och en enda order kan lämna spår i landets handelsbalans. Så hör storföretagen också till habituéerna i relationerna till pressen. Vilket inte hindrar att också de kan göra små misstag ibland. Men nu tänker vi på företagens medelsvenssöner, den stora massan som år efter år i det tysta kämpar med konjunkturer, lönsamhet, besvärliga leverantörer och ännu besvärligare kunder, lite för brett varusortiment, byråkratiska krångelregler. Alldeles vanliga företag, som normalt överlämnar presskontakter och sånt till sin branschorganisation.

Också ett sådant företag kan någongång komma i den situationen att det vill möta den stora allmänheten på ett annat plan än genom egen annonsering, i en form som — i bästa fall åtminstone — får ett skimmer av objektivitet över sig. Det innebär i praktiken att möta allmänheten genom att möta pressens folk, och låta dessa skriva om företaget.

Forum 17/74

Anledning

Ni vill kanske ordna presskonferens av följande orsaker e ert företag ska etablera sig i Finland (men det ska nog kännas på marknaden för att noteras av pressen e ni ska etablera er utomlands e en fusion ska äga ru e en helt ny produkt ska introduceras, helst resultatet av en egen intressant produktutvecklin e ni bygger en ny fabrik elle + ett nytt lager/kontor (tveksamt intresse e det har hänt en arbetsolycka eller något annat vid ert företag som väckt uppmärksamhet och där ni vill förklara er ståndpunk + alltid om ni har något unikt och nytt att komma med (visa omdöme!)

Information om sådana här saker går förstås ut i skriftlig form till Finska Notisbyrån oberoende av om ni ordnar presskonferens eller inte, men i så fall samma dag som denna,

Vi utgår nu ifrån att ni gjort de sedvanliga övervägandena om nyhetens ”timing”. Konkurreras den ihjäl av något storevenemang, av semestrar eller annat?

Vi hoppar också över frågan om hur man skriver en bra pressrelease. Vi går rakt på de rent praktiska arrangemangen inför en presskonferens.

Inbjudan

Vid typen ”allmänna nyheter” inbjuds dagstidningarna (de största dagliga, eller så många ni har råd med och utrymme för), FNB och radion. Vid allmänna ekonomiska nyheter bjuds dagspress plus ekonomiska facktidskrifter. Om ni eftersträvar samtidig bevakning i alla media, tänk på att tidskrifter har lång produktionstid och bör få materialet någon vecka tidigare. Ett knep som ibland slår väl ut: vänd er bara till ex tidning och erbjud en skräddarsydd intervju. Tidningar gillar ensamrätt och ni kan bli stort uppslagen om ni verkligen har något att berätta. Men då är det inte lönt att vänta sig så stor bevakning i andra tidningar. Vänd 7

Kanske är er nyhet mera intressant för fackfolk? En ny teknisk landvinning? Det kan löna sig att gå ut till färre men noggrant utvalda facktidningar. Ni får stor respons, sakkunnig uppbackning, och er nya produkt blir vederhäftigt presenterad, Selektiv pressinformation kan vara mycket bra. Låt dagspressen ta det aktuella skummet, ordna skilt möte med fackpressen och ge fördjupad information,

Glömde ni landsorten? De regionala tidningarna är ofta sorgligt illa skötta. Vanligen adresseras inbjudan till tidningens redaktionssekreterare. På riktigt stora tidningar till fackredaktören. På mindre tidningar kanske till huvudredaktören. Ta helst reda på mottagarens korrekta namn!

Inbjudningskortet ska komma fram senast en vecka före. Viktigt tips: ring upp dagen före presskonferensen och fråga vem som kommer! Redaktören har sällan tid att bry sig om 0.s.a.-anmodanden.

Det ska framgå ur inbjudan vad nyheten gäller. Förespegla inte gåtfullt ”en stor händelse” eller ”en verkligt intressant nyhet”. Det kan bli ett löjeveckande antiklimax. Skriv inte heller ut för mycket. Det finns tyvärr tidningar som tjuvstartar före officiellt publiceringsdatum. Sedan backar de andra nog ut inför ”gårdagslukten”.

Plats

Populäraste platsen är ett restaurangkabinett. Det går smidigt undan, men blir en aning stereotypt för redaktörerna. Ett representativt och centralt beläget kontor med lämpligt konferensrum är ett bra alternativ. En fabrik (på rimligt avstånd) är alltid intressant att besöka. Men ordna transport om ni inte ligger centralt till och släpa inte ut pressen miltals till ett ointressant dussinkontor!

Så några praktiska detaljer. Vilken tid på dagen ska konferensen ordnas, hurudant material ska delas ut, vem från företagets sida ska vara närvarande, vilken förplägnad ska man bjuda på och hur länge ska hela tillställningen ta 8

Tidpunkt och förplägna - Om det är en nyhet som prompt sk in i nästa dags tidning, vill dagspressen gärna informeras på förmiddagen eller senast vid lunchdags. Tidig eftermiddag är annars en bra tidpunkt. Bannlys kvällar.

Om pressinformationer i form av lunch skär sig åsikterna. Några redaktörer anser pressluncherna vara en naturaförmån. Andra sitter, jäktade av väntande arbete, och skruvar sig i två timmar — av vilka högst 15 minuter är information. Man informerar inte med mat i munnen och i slamret från glas och bestick. Den saken blir ofta undanstökad före man sätter sig till bords, och då till ackompanjemang av matdoft och kurrande magar. Proportionen 15 minuters info och två timmars ätande — i stel placering vid ett bord utan möjlighet att cirkulera — känns alltid bakvänd.

I ett enda fall är en presslunch enligt min åsikt en bra informationsform. Det är då värdföretaget kan mobilisera upp så många kompetenta, välinformerade personer (som kan och vågar tala om företagets problem), att proportionen blir en värd per två, högst tre redaktörer, med väl mixad bordsplacering. Då kan lunchsamtalet, i stället för att bli det vanliga introverta facksnacket journalister emellan, ge upphov till frågor och pejlingar som i sin tur kan resultera i personliga och sinsemellan olika artiklar kring det aktuella temat.

Bättre är att ha rörlig placering och bjuda på förfriskningar, eventuellt en drink men alltid med alkoholfria alternativ, och lite tilltugg. Kaffe blir lätt lite bökigt. Vräk inte på med kaviar och gåslever. Det ger bara ett intryck av att företaget har övervinster.

Sikta på att få det hela undanstökat på maximum en timme. Om ni drar ut på det, späder på, är omständig, malar fram oändliga tal, måste ni räkna med irritation hos en yrkesgrupp, vars hela arbete går ut på att försöka ge också de viktigaste nyheterna i ytterst koncis och sparsmakad form, Ni är dessutom inte det enda företaget i världen, andra evenemang väntar samma dag.

Material

Sedan kan redaktörer faktiskt inte bara skriva, utan också läsa innantill. Om ni ger ett papper i handen på dem och sedan står och läser upp precis det som står i underlaget, kan ni räkna med spydiga kommentarer.

Dela i stället ut ett ‘kärnfullt referat, och bygg ut det med kommentarer där var och en får plocka för sig lämpliga bitar. Eller ge ett utförligare papper (kompletterat med kort referat) som inte läses upp, utan därifrån ni tar upp vissa frågor till närmare diskussion. Bilder, diagram, eventuellt en kort film, allt är bra om det bara är relevant och tydligt om apparaterna funkar och alla kan se bra (har ni upplevt det nångång?).

Ha material på båda språken plus eventuellt bildmaterial, allt samlat i en plastficka. Ta upp namnen på de närvarande och sänd i efterhand ut materialet till de inbjudna som inte kom. Men låt dem som kom få känslan av att de fick några extra godbitar för besväret.

Räkna in tid för frågor och diskussion. Skryt inte, låt saken tala för sig själv, ge sakliga informativa och uttömmande men inte långrandiga svar. Be att de frågande redaktörerna presenterar sig. Försök få med en kort personlig pratstund med alla redaktörer. Diskuter inte deras jobb. Försök i stället att sätta in er egen verksamhet i ett större sammanhang. Bli inte arg över provokativa frågor. Utgå ifrån att era lyssnare är ganska fiffiga men inte alltför insatta i «ert speciella fack.

Ta med den absoluta toppen i ert företag. Presentera. dem vid pressmottagningen. Det är den stora allmänheten, era intressenter, kunder och leverantörer, aktieägare och anställda, kända och okända, som ni möter via redaktörerna. De bits inte, är lite blaserade, men alltid tända på något nytt och intressant.

Mm

Inger Jägerhorn

Bäst är presskonfeenser som är rörliga men inte röriga

Forum 17/74

Forum 17/74

Hur ni inte ska ordna presskonferens:

Ni sänder ut inbjudan tre dagar före mottagningen eller senare. (Vi måste leva med den postservice vi har …).

Ni ordnar presskonferensen på ert kontor i Kervo, men glömmer att berätta hur redaktörerna förväntas ta sig dit.

Ni ordnar ett jättejippo med anledning av invigningen av er nya 1000 m?:s lagerbyggnad, men går under jorden när 5000 liter spillolja har runnit ut från er fabrik.

Ni ordnar konferens samma dag statsbudgeten publiceras, Kosygin besöker Finland och Raade tar emot pressen i sin nya kontorsskrapa.

En väldigt trevlig redaktör från en stor tidning ringer dagen före och beklagar djupt att han inte kan närvara vid er synnerligen viktiga konferens. Överväldigad av medlidande och rörd av hans intresse berättar ni nyheten för honom. Sedan undrar ni varför de andra inte heller hann komma.

Ni förvånar er över att så många av de yngsta, hungrigaste och sämst betalda volontärerna kom till er dyra presslunch, och så få av dem ni hoppats få med, infann sig (om orsaken, se artikeln!) Cl