Den elektroniska portföljen

av Odd de Presno Forum 1984-13, sida 14-16, 05.09.1984

Taggar: Teman: elektronik

F RUN 13/84 13/84 F RUN

Av Odd de Presno

Ny teknolog för affärsmän i farten:

Det elektroniska resekontoret

IH Det är en varm eftermiddag i Houston. Taxin sätter av mig vid hotellet efter ett lyckat sammanträffande på Exxon Production. Nu är det bara några detaljer som måste klargöras för mötet i morgan bitti, och avtalet borde vara i hamn.

Så snart dörren till hotellrummet smäller igen bakom mig låser jag upp portföljen. Där finns en liten portabel datamaskin, en skrivare och några ledningar. Mitt lilla elektroniska resekontor i sjukilosklassen.

Jag sjunker ner i soffan, slår på maskinen och läser igenom anteckningarna jag gjort under mötet. Nyckelord och förkortningar görs om till förståeliga satser. Där jag behöver hjälp för att komma vidare i förhandlingarna sätter jag in fotnoter.

När jag är färdig skriver jag ett följebrev till min sekreterare, och promemorian är klar att sändas hem. Jag kopplar upp maskinen till telefonen med två gummihållare, slår ett lokalt telefonnummer och brevet går iväg.

Hejsan, Där är en hälsning från frun i den elektroniska postlådan. Jag lagrar den i datorminnet för senare studium på säng 14

Det är inte längre nödvändigt att ha två ton papper med i bagaget, när du skall ut i världen för att sälja. Du klarar det med sj kilo elektronik i portföljen!

När du behöver bakgrundsinformation för ett viktigt möte tar du in den elektroniskt. Du kan skriva och motta elektronisk post överallt där det finns en telefon, när som helst på dygnet. Det sparar både arbete och är billigt.

kanten. Brevet till min sekreterare ligger redan och väntar på att hon skall komma på jobb på morgonen, Medan jag sover jobbar hon med saken. När jag vaknar på morgonen ligger förhoppningsvis svarsbrevet i postlådan och väntar.

Långt från science fiction

Försäljarna inom t ex offshore och shipping är folk i farten. De befinner sig på en eller annan plats mellan Djakarta och Canton, Houston eller New York eller Amsterdam. När de inte sitter på möten. Någon gång är de hemma.

Det gäller affär eller inte. Det räcker inte med ett brett leende. Du behöver också know-how, specifikationer och detaljer utöver det som en människa kan minnas. Du bär därför med dig så mycket broschyrer och rapporter, att du nästan kunde starta en pappersfabrik.

Och papper är tungt!

Alternativet är ca 7 kg elektronisk utrustning. Maskiner som kan reducera kilovis med pappersbuntar till viktlös digital information, som kan hjälpa dig att hålla effektiv kontakt med hemmakontoret och som kan avlasta andra uppgifter.

Jag har rest med sådan utrustning från Canton och Tokyo i öst till San Fransisc och Houston i väst, Jag har kommunicerat med frun och hemmakontoret som ovan beskrevs. Det är en enkel, praktisk och billig metod att arbeta på, när man har ett resande kunskapsyrke.

Vad behöver du?

Det erbjuds ett stort antal transportabla datamaskiner, Några är så stora och tunga, att du behöver hjul under väskan och hjälp för att få dem stuvade under flygplansstolen. Sådana maskiner skall du inte köpa, oavsett hur avancerade de är. Det är viktigare att vara mobil.

Du behöver en lättviktare, en såkallad ”lap sized computer” De är stora som A4-ark, några centimeter tjocka och väger bara tre-fyra kg. Du kan arbeta med dem på flyget, i väntrummet, konferenssalen och på WC, om du vill. De har egenskaper som en vuxen persondator, men har ofta mindre minne och en teckenruta som bara visar fram åtta rader text. Det finns plats för 40 tecken per rad, men i gengäld är bokstäverna större.

Minnet är uppdelat i en skyddad del (Read Only Memory, ROM), och en del som du

E kan använda för textbehandling, lagring av data och beräkningar. Denna del kallas RAM (Random Access Memory) och minneskapaciteten mäts vanligen i tusen tecken. Maskinen bör ha plats för minst 32 000 tetcken i RAM [vanligen kallad 32K RAM).

Om du räknar med att en A4-sida består av ca 2 500 bokstäver och andra tecken, betyder det att du i 32K RAM har plats för ca 12 sidor. Resten lagrar du i din elektroniska ”postlåda” eller i en medförd datalagringsenhet.

TRS-80 Model 100, Olivetti M-10 och NEC 8201A är tre sådana maskiner. Utrustade med 32K RAM kostar de ca 900 USD i USA. De kan köpas jorden runt, men ofta till ett högre pris.

Den mest populära är TRS-8B0 Model 100. Tandy Radio Shack har hittills sålt över 200 000 enheter av bestsellern. Alla tre är emellertid producerade av japanska Kyocera och har programvara i ROM från Microsoft (USA). De har likvärdiga egenskaper och är till förväxling lika. Men du kan inte utan vidare köra software skriven för en maskintyp på de andra. Inom en organisation kan det därför vara förståndigt att satsa på ett märke.

=

Transport av information mellan fält och hem

Det är fullt möjligt att använda fjärrsamtal i stället för elektronik när du skall ha kontakt med Finland. Men det är ofta effektivare att använda datamaskin än anteckningsblock och penna.

Tre fulla A4-ark med text och siffror överförs elektroniskt på sex-sju minuter, när du sänder med en hastighet på 30 tecken per sekund. Informationen kommer normalt fram korrekt till mottagaren vid första försöket. Det behövs ingen bokstavering eller upprepning av komplicerade formuleringar och tal.

Telex är ett nyttigt redskap. Det är emellertid lättare att använda telefonen på hotellrummet eller flygplatsen än att finna en telex som kan göra jobbet. Om du hela tiden är på resande fot finns det dessutom ingen garanti för att det viktiga meddelandet når dig, före du skall vidare.

Fjärrsamtal är ett dyrbart nöje i alla länder. Och om kontoret i Finland inte har en elektronisk brevlåda, där du kan lagra viktig information, måste du framöver släpa med dig papper.

Att finna ett lämpligt modem för kommunikationen över telefonnätet kan ibland vara besvärligt. Ett alternativ är att använda den utrustning som en del av de världsomspännande datanäten ställer till förfogande.

15

F RUN 13/84

PN

Ett sammanträffande med en kund kan i dag skötas utan konventionellt anteckningsblock …

Informationsnät som mellanhand

Alternativet är att använda ett informationsnätverk med världsomspännande utbredning som förmedlare av elektronis » post och som mellanlager för information.

Många viktiga detaljer, som du hittills tagit med dig, kan plockas fram ur nätverkets elektroniska arkiv efter behov, i konferensrummet eller på hotellrummet.

De två mest utbredda informationsnäten är General Electric Information Service Company (kontakt Nokia Elektronik, Datacentralen) och I P Sharp Network [kontakt TMTlIkam, Esbo). Prisstrukturen är olik, men totalkostnaden kommer ofta upp till samma nivå.

Näten har stora superdatorer i mitten och speciella linjer för dataöverföring till exempelvis Houston, Hong Kong eller Tokyo. När du ringer ett lokalt telefonnummer i Houston kommer du fram till en ”port”, som för dig in på en av dessa telefonlinjer. När du sänder ditt brev blir det överfört till stordatorn och lagrat där som ett dokument eller brev.

När din sekreterare ringer det lokala numret i Helsingfors, får hon besked av datorn att det ligger ett brev och väntar i postlådan, dvs minnet på stordatorn.

Nästa dag

När du nästa dag ringer upp till GEISCO eller I P Sharp ligger brevet där och väntar. Du ger besked till stordatorn att du vill ha det överfört över telefonlinjen. Du tar den lilla printern ur portföljen oc ——— — 1 kopplar in den, och får brevet utskrivet. Du är klar att gå till mötet.

En annan gång lagrar du kanske brevet i RAM-minnet, för att skriva ut det efter att telefonförbindelsen är bruten. Evetuellt efter att du lagrat några kopior i RAM, där du har gjort några mindre ändringar. På det sättet kan du ge ut den versionen som passar in med mötets utveckling. Skrivmaskinstillverkaren Brother har en liten printer kallad HR-O5, Listpriset i USA är 240 USD. Den kan bl a skriva kontrakt och brev på vanliga A4-ark med både engelska bokstäver och finländska/nordiska specieltecken. Det har annonserats om flere printers i samma prisklass, men enligt min uppfattning var Brother ännu i våras ensamma på marknaden.

Både printern och de datorer jag talat om gåz på batteri. Det betyder att du kan arbeta snart sagt över allt. Ibland bör du emellertid ta med dig transformator och batteriladdare för att undvika problem. Batterier är inte överallt så lätt tillgängliga.

Fri från papper

Teckningar och bilder måste även framöver åka med i bagaget.

De är ännu opraktiska att överföra elektroniskt. Nödlösningarna heter faxsimile och kurirtjänst.

Tekniska specifikationer och annan bakgrundsinformation kan ligga i informationsnätets arkiv, så att du kan skriva ut en kopia när de behövs. Du kan t o m ta ut dem när du sitter i kundens konferensrum. Om du har datorportföljen och ett modem med dig, är det bara telefonen som behövs.

I början talade jag om någonting som skulle träs på telefonen. Det rör sig om utrustning som omformar den digitala informationen till ljudsignaler, som kan sändas över en telefonlinje. Det är det som kallas modem.

Resenären är mest betjänt av ett mode som kallas accoustic coupler. Den mest användbara typen är konstruerad så att den kan kopplas till alla möjliga slags telefoner (Oavsett hur moderna de är till sin design). Många av dem är så små och lätta att de tar lika liten plats som en toalettväska.

De nationella telefonbolagen kan vara ett hinder. För det första kräver många att du bara använder utrustning, som de sålt eller godkänt. Om du tycker att detta är ett problem, kan du uppsöka det lokala kontoret för GEISCO eller I P Sharp och använda deras utrustning. De flesta struntar emellertid i detta och använder sin utrustning utan att någonsin få problem.

För det andra möter du varierande standarder för datakommunikation. Grovt sagt finns det två system. De heter Bell i USA och CCITT i resten av världen. När du överför med 30 tecken per sekund, som den den största tillgängliga hastigheten, måste du därför använda olika modem beroende på var du befinner dig.

I USA är det relativt enkelt att få tag på en användbar akustisk anslutare, Det finns databutiker i varje hörn. I andra delar av världen kan det vara värre. Jag har traskat omkring i Hong Kong och Tokyo i dagar innan jag fann vad jag behövde. Köp därför CCITTmodem hemma, innan du reser.

Men så är allt klart

Du har maskinen, printern, modem och har kommit ihåg batterier, transformator och kabeln som kopplar printern till datorn. Allt är klart.

Appropå ström. Stickkontakterna finns i lika många nationella versioner som det finns språk i Europa. De flesta hotell av internationell standard kan hjälpa dig med kontakter, men du kan aldrig vara säker. Holiday Inn i Tokyo kunde inte. I en elaffär i Oslo hittade jag en tysk ”Ausland-ReiseStecker"”, med pluggar som passar de flesta standarder runt om i världen.

Jag reser också med utrustning för lagring av data, en “Portable Micro Drive” (”Bullet”) från Holmes Engineering Inc (Salt Lake City, Utah, USA). Den kostar ca 370 USD, och lagrar och läser data från små magnetband av visitkortsstorlek.

Med en sådan utrustning kan du öka resekontorets slagkraft. Jag har t ex med mig ett BASIC-program för kalkyler och budgeter. Ett annat piper när jag skall stiga upp på morgonen. Men mer om det en annan gång. Lycklig resa!