Det datorstödda mötesrummet

av Ragnhild Artimo Forum 1992-09, sida 06-08, 18.06.1992

Ventana Corp. och VTKK lanserar

DET DATORSTÖDDA MÖTESRUMMET

Text: Ragnhild Artimo

Glöm långa, improduktiva möten — och de där Petter Pratström lägger ut texten så ingen annan hinner framföra synpunkter. Nu kommer det datorstödda mötesrummet som ger alla medverkande en chans att aktivt bidra till hjärnarbetet. Och som spottar ut mötesrapporten genast mötet är slut — inte en veck senare.

atorerna har kommit en lån väg från 40-talets otympliga

ENIAC till dagens allt slimmare famn- och kramdatorer, som befriat sina användare från tid och rum, så att man kan ta sin lilla notbokdator, ro ut på fjärden, och — arbeta. Vad kunde väl vara bättre? Jo: att datorerna tar steget från ultraindividualism till ultragruppeffektivitet.

Finns det någon som hatar möten? Välkommen till klubben! Och till goda nyheter: möten kan vara effektiva, meningsfulla och resultatrika. Det lovar VTKK Statens Datacentral och GroupSystems, och det är mycket lovat.

Alla kan leka med

Om 80-talet var persondatorernas guldålder, blir 90-talet det datorstödda grupparbetets genombrott. CAD och CAM är välkända verktyg, nu kommer CAGW. Eller Computer Aided Group Work. Det är Marko Tanskanen, konsult vid VTKK, som lekfullt kastar fram termen. Han är fascillitator eller teknisk assistent vid demonstrationen av VTKK:s elektroniska mötesrum för den samlade pressen. Fascillitatorn kan ses som den tekniska mötesledaren i det datorstödda mötesrummet — han befriar ordföranden från de datortekniska rutinerna och svarar för att den tillbudsstående teknikens alla möjligheter utnyttjas optimalt. Det vidgar ramarna inte bara för klart mätbar produktivitet och tidseffektivitet utan också för kreativitet och innovativitet.

GroupSystems kan ses som möteshårdvara och -mjukvara för intensivare medverkan av alla, inte bara de högljuddaste, mötesdeltagarna. Genom darwinismen är de flesta möten med fler än tre deltagare improduktiva: bara två tre deltagare gör en verklig kontribution, resten utgör ”demokratisk stolfyllnad”. (Skriftliga protester publiceras i nästa nummer om de är snärtigt skrivna). I det datorstödd — Aft introducera det datorstödda mötesrummet är en naturlig uppgift för VTKK, säger chefskonsult Aarno Kansikas (stående). — Den nya tekniken ger ändlösa möjligheter. (Foto: Leif Mäkelä)

GroupSystems som ”instrument” diskuteras här av David R. Rouse, styrelseordförande för danska groupVision A/S, och ambassadsrådet Juha Knuuttila vid utrikesministeriet. (Foto: Leif Mäkelä mötesrummet hittar du aktiva mötesdeltagare som bidrar till behandlingen av vad som skall behandlas, frejdigt och utan onödig ängslighet — ty förslag, kritik och annat kan matas in anonymt, om så önskas, varvid det inte heller i efterhand går att ”spåra” vem som skrivit vad.

Och genom att behandling av typen frågor-och-svar, förslag, eller alternativ att välja eller ranka sker via varje deltagares lilla famndator behöver man inte slösa tid på att i tur och ordning ge ordet åt deltagarna — de tar ordet, alla på en gång, och synpunkter och preferenser kan i realtid projiceras på storskärmar — och också som rapporter, meddelanden per elektronisk brevlåda etc.

För att ge en bild av hur det hela fungerar engageras vi i en småskalig presidentgallup. Kandidaterna presenteras på storskärmen: den sittande presidenten, Paavo Väyrynen, Keijo Korhonen, Elisabeth Rehn, Eeva Kuuskoski. Slumpartat ditskrivna, understryker VTKK:s chefskonsult Aarno Kansikas. (Med politik kan man aldrig vara nog försiktig). Nu är vi Folket, nu ordnar vi dem i preferensordning. Ett stilla klickande någon minut. Makt är roligt! Och se: Elisabeth Rehn har bytt yrke. Vi inser med detsamma att GroupSystems är svaret på många kämpliga samhällsproblem. Hela operationen är över på några sekunder, då skrivarbete är gjort.

Från Arizona till Esbo

VTEK i Finland hann först i Europa med att haka på Den Nya Möteskulturen. Det skedde redan i december se 9/1992 FORUN,

VTKK har Finlands första och hittills enda datorstödda mötesrum. Själva bordet är en prototyp från Konstindustriella högskolan.

naste år. Att behovet aktualiserades sammanhänger med sommarens förestående KSSE-möte: VTKK scannade tillsammans med experter från utrikesministeriet och Jyväskylä universitet marknaden för att finna ett funktionssäkert och intelligent mötesredskap som skulle underlätta och effektivera KSSE-arbetet och informationsgången.

— Därvid kom vi i kontakt med University of Arizona där ett hjärnteam hade utvecklat mjukvaran för datorstött grupparbete. Programmet hade sedan kommersialiserats av Ven Mötesbordet har utvecklats vid Konstindustrietla högskolan av Eva Lithovius, Timo Pitkänen och Jarmo Lehtonen under ledning av inredningsarkitekt Yrjö Wiherheimo. Lithonius foton av modellen inklusive de planerade stolarna ger en uppfattning om möjligheterna att variera konceptet med de olika modulerna. Famndatorerna kan vara infällda i bordet då de inte är i bruk.

FORUN, 9/199 tana Corporation i Tucson — ”Ventana” behöver förresten ”fönster”, ”window” — som nu marknadsför systemet under namnet GroupSystems.

— Vi blev genast intresserade av innovationen och dess potentiella mångsidiga möjligheter. Så vi beslöt att VTKK lanserar den nya tekniken i Finland. Då vi slöt kontrakt i december med Ventana Corp. var vi faktiskt första användaren i Europa. Sedermera har åtta system till funnit vägen över Atlanten.

Programmet har utvecklats sedan 1985, första copyright registrerades 1990. 1991 kom Ventana Corp. med i bilden. I Europa har GroupSystems slagit rot i Danmark med GroupVision AS i Köpenhamn.

I USA — liksom i Europa — är användarna framför allt storföretag, forskningsinstitutioner och universitet. I USA är IBM den verkliga storkunden med hela 55 system i bruk (hittills), men Pentagon och Boeing ligger också väl till — och femtiotalet storföretag.

KSSE ”växte ur” ramen

Dessvärre, säger Kansikas, visade det sig att GroupSystems ramar inte står pall för KSSE — antalet deltagarstater växte sig alltför stort. Nuvarande system är planerade för max 24 mötesdeltagare, och system med plats för 50, och senare upp till 100 deltagare står på programmet, men är inte marknadsklara. Det är dock möjligt att GroupSystems kommer att kunna tillämpas i sommar i samband med toppmötet.

Det datorstödda mötesrummet kunde vara ett politiskt arbetsredskap också på vardagsligare nivå: vilka intressanta möjligheter skulle det inte öppna för exempelvis riksdagsarbetet om behandlingen av ärendena skedde med famndatorer och GroupSystemsmjukvaran! Gissningsvis skulle utdragna manglingar snart vara ett minne blott, och anonymiteten skulle ge spelrum för det individuella samvetet i stället för gruppdisciplin… men naturligtvis kan text på en storskärm inte som undershållning mäta sig med malande, själlös innantilläsning från talartrubunen medan = församlingen slumrar eller utbyter pittoreskt skvaller.

Ett rum som arbetsredskap

VTEK:s premiärfärska datorstödda mötesrum är imponerande och ger en antydan om hur grupparbete kan iscensättas och dirigeras i morgon, om fem, om tio år. Ett viktigt centralblickfång är själva mötesbordet, en prototyp utvecklad av ett team elever vid Konstindustriela högskolan under ledning av Yrjö Wiherheimo. Bordets moduler — till det facila priset av runt tiotusen! — kan fogas till så stora system man önskar, och famndatorerna kan fällas in i fack som är lockförsed vän da, så att bordet kan användas också för ”icke-datorstödda” möten, om någon skulle komma på en så befängd idé.

Storbildsdatorprojektorn från Sony med diagonalen 150 cm och flerfärg är ett verkningsfullt instrument, och bör rimligen vara det för runt 150 000 mk. Förslagsvis bör man ha två storskärmar (mötesdeltagare på båda sidor av bordet), och sparsamhetssynpunkter kan motivera att den andra är en videoprojektor som går på runt 40 000 mk. Famndatorerna, givetvis också i flerfärg, går på runt 10 000 mk per enhet.

Och själva mjukvaran, programmet som gör den sköna nya mötestekniken möjlig, kostar 200 000 DKK eller ca 140 000 mk.

Med en styrelse av försvarlig storlek blir det inget billigt instrument för framtidsglada företag att uppgradera sig med. Slutsumman är klart av den kalibern att det är psykologiskt lyckligast att kalla den investering. Och det är ju vad det är fråga om.

Men vem behöver allt detta…?

Som alltid när en ny teknik knackar på dörren och frågar ”Får jag visa hur det du gjort kan göras bättre?” hörs en röst som muttrar ”Men telefone kommer aldrig att ha någon praktisk användning”. Lyssna noga: rösten kan vara din egen.

Men släpp in den ståtliga främlingen, och låt honom visa vad han kan! Osaliga äro de ignoranta, ty dem körer tiden förbi.

Universitet, forskningsinstitutioner, politiska organisationer, stora och små företag som blir nyfikna på datorstött grupparbete behöver inte köpa hela härligheten på nåd och onåd. Det går bra att bara göra ett besök i Underlandet förrän man köper enkelbiljett dit. VTKK vill inget hellre än demonstrera alla spännande möjligheter i sitt eget GroupSystem-tempel.

— Att introducera denna nya teknik i den finska användarmiljön är en naturlig uppgift för VTKK, säger Kansikas. — Inget introduktionsbrev, ingen broschyrtext eller ens artikel kan förmedla den sensation man upplever då man i en verklig eller fiktiv mötessituation ser vilken rik mångfald av information systemet ger tillgång till och möjlighet att hantera och processa, och hur mötesdeltagarna alla simultant kan mata in förslag, avge omdömen, ranka eller rösta fram sa ker. Det frigör en otrolig kreativitet och innovativitet som annars, vid konventionella möten, slumrar för att de inte finner kanaler. Det är också resurssparande: feedback från användare visar att datorstött grupparbete förkortar mötes- eller sessionstiden med 40—75 procent, och effektiverar resursanvändningen också genom att inga postoperativa åtgärder, såsom protokoll och annan efterdokumentering, behövs.

Användningsmöjligheterna är nära nog obegränsade. Att Kansikas nämner — närmast för att illustrera — budgetering, planering, organisationsoch personalutvärdering, produktutveckling, strategisk planering, problemkartläggning, marknadsföringsoperationer, trouble shooting, får betraktas som en ouvertyr.

VTKEK använder tekniken i sitt eget arbete och vid kundkonferenser — och hyr alltså också ut det tills vidare unika rummet, eller om så önskas, endast själva anläggningarna. VTKK är marknadsförare av systemet i Finland och erbjuder givetvis också konsulttjänster gällande planering och tilllämpningar.

Utvecklingsarbetet i Finlands har finanserats av VTKK, handels- och industriministeriet samt TEKES. LJ

Osäkert investera i NEJ-Danmark

Text: Sigyn Aleniu tor osäkerhet präglar den danska Son efter folkomröstning ens NEJ. Räntan visar stigande tendens och arbetslösheten väntas öka eftersom danska storföretag gör sina nyinvesteringar i sina utländska dotterbolag, och utländska investeringar är vikande.

Förtroendet för den danska kronan är rubbat. Ett japanskt storföretag som hade planlagt storsatsning i Danmark i år har meddelat att de lägger planen på is.

Situationen är i alla avseenden ett frågetecken. Det bästa den danska regeringen under sina försök att ”rädda vad-som-räddas-kan” (citatet utrikesministerns) hoppas uppnå är att bevara det väsentliga av det nuvarande traktatet, framför allt inre marknaden och lantbruksordningarna.

Möjlighet föreligger att de andra elva EG-staterna inte accepterar att en enskild medlem lever ä-la-carte,; det kunde smitta av på andra.

För resten av Norden medför danskarnas NEJ sannolikt försenad behandling av deras inträdesansökningar. Danmark kan knappast så som planlagt den första januari 1993 överta ordförandeklubban för ett halvt år framåt i EG och så som utlovat påskynda behandlingen av de nordiska ansökningarna. L 9/1992 FORUN