Det handlar om ord behandling

av Henrik Sonck Forum 1981-14, sida 10-12, 23.09.1981

Taggar: Teman: automation

= pros | i ål.)

Kontorsautomatisering [ d 2

Nyckeln till 80-talets kontorsrationalisering heter ordbehandling. Mikrodatorerna gör maskinerna allt billigare, samtidigt som man börjat bli mer och mer medveten om att traditionella arbetsmetoder inte längre vill räcka till på kontoren. Men kom ihåg att kontorsautomatiseringen inte bara behöver fungera som hjälpmedel i det dagliga rutinarbetet — den kan också ge beslutsfattarna sofistikerad arbetsredskap.

€ Den som en gång fått ”leka” med en ordbehandlingsmaskin (eller en textbehandlingsmaskin) lär aldrig mer vilja jobba med en vanlig skrivmaskin. Tänk att inte längre behöva bekymra sig om en missprydande korrigering i slutet av ett affärsbrev. Tänk att kunna ståta med rak högermarginal, att automatiskt få brevkopior utskrivna till olika adressater.

Ordbehandlingsmaskinen med sin bildskärm är idag den centrala funktionen i det automatiserade kontoret. Ett resultat av några få års intensiva rationaliseringssträvanden, möjliggjort av den avsevärda prisnedgången som ägt rum inom komponentindustrin.

Och priset blir mer och mer överkomligt. Enkla ordbehandlingsmaskiner finns redan till priser under 10 000 mk.

Kontorsrutinerna har ändrats mycket lite under en lång följd av år. Kontore 1 har varit dyra och improduktiva. Enligt vissa beräkningar har kontorspersonalen under de senaste tio åren ökat med 45 procent medan produktiviteten ökat bara 4 procent. Under samma period har produktiviteten inom = fabrikssektorn ökat med över 80 procent men antalet arbetare med bara 4 procent.

På företagets administrativa sida, både bland beslutsfattarna och rutinarbetande personal, förekommer många ”tidstjuvar”. Det är tidsödande att försöka nå folk per telefon, att arrangera möten och ta sig till dem, söka fram de rätta dokumenten, skicka post, sköta PRuppdrag, sitta på affärsluncher. Allt större uppmärksamhet fästs vid möjligheterna att minska på tidsförlusterna.

Även om bara en del, kanske mindre än hälften, av arbetet på kontoret är rutinsysslor som kan tillgodogöra sig tekniska förbättringar, så är det uppen sfdbehandlin bart att mycket finns att vinna på en automatisering.

Sedan de första ADB-räknemaskinerna gjorde sitt inträde i kontoren har utvecklingen varit lavinartad. Allting kretsar nu kring ordbehandlingen tack vare tekniken att återge texten i datorstyrda ”fönster”.

Nu kan man inom ordbehandlingen se två utvecklingslinjer, dels elektroniska skrivmaskiner där texten visas i ett smalt fönster, deis maskiner som använder bildskärmar. Båda baserar sig på mikrodatorer.

Olivetti satsar hårt på den elektroniska skrivmaskinen. Med den har användaren möjlighet att utföra redigeringar i texten tack vare maskinens mikrodatorminne. Texten kan föras fram och tillbaka så att behövliga rättelser kan göras, och då allt är klart skriver maskinen ut texten, vid behov flera sidor, på papperet.

Den elektroniska skrivmaskinen kan ses som skrivmaskinstillverkarens svar på utmaningen från ordbehandlingsmaskinerna. Maskinen visar alltid en rad text åt gången och rättelserna görs anefter som man skriver.

Inuti maskinen finns inte alls den mängd el-mekanisk utrustning som man hittar i vanliga elskrivmaskiner — i stället integrerade kretsar som utgör dess

FORUM 14/81.

mikrodator. Texterna lagras i ett magnetminne på dubbla flexskivor.

Ordbehandlingsmaskinen

Ett steg vidare är ordbehandlingsmaskinerna med bildskärmar, ofta i 12 tum. Förutom bildskärmen ingår tangentbord, skrivare, minne och mikrodator.

Tangentbordet har samma skrivtecken som finns på vanliga skrivmaskiner plus en del kontrolltangenter med vilka man kan manipulera i texten. Skrivaren, som skriver ut den färdiga texten på papper, kan antingen vara direkt ansluten till tangentbordet eller via kabel.

Diskettminnet finns vanligen i en separat apparat och kan lagra drygt 250 000 tecken. Lagringen sker via mikrodatorn, som innehåller ett program med vilket man kan bolla med texten praktiskt taget hur som helst.

Fördelen med en bildskärmsförsedd ordbehandlingsmaskin är att det går så lätt att redigera och göra rättelser i texten. Den som skriver har hela tiden en hel sida text framför sig.

På skärmen syns en liten prick, kursor, som hela tiden säger var på rutan man befinner sig. Har man skrivit rutan full med text finns alltså kursorn efter det sista ordet. Ser man ett fel någonstans kan pricken med en tryckning på en speciell tangent föras till det aktuella stället, felet ”raderas” ut med en annan tangent och så knackar man i stället in rätt bokstav.

Det är lika lätt att ta ut en hel rad eller ett helt stycke, ordningsföljden kan kastas om och mikrodatorn ser hela tiden till att allting ryms med. Avstavningsprogrammet sköter om att orden delas upp på nytt om man blir tvungen att sätta in ett längre avsnitt mitt i ett stycke.

Om ett flera sidors affärsbrev visar sig ha ett ofta återkommande namn felstavat kan misstaget rättas till med en enda order. Maskinen uppmanas t ex att ändra till ”Helsinki” alla ställen där det står ”Helsinski”, och sedan utför den uppdraget medan man ser på (eller ringer ett viktigt samtal).

Kompletterande program

Användaren kan själv göra kompletterande program. Det kan vara adressregister som mikrodatorn ordnar i bokstavsordning, eller det kan tex vara ord eller meningar som ofta förekommer.

Inom apoteksbranschen finns det ju fingervrickande saker (hydroxymethylcarbamid); då är det bara att sätta in ordet i programmet och ta ut det med en tangent där det behövs.

Allt som skrivs lagras på diskettminnet. Då brevet är genomläst, rättat och redigerat körs det ut på skrivaren. Skall det gå ut i flera exemplar, kan

FORUM 14/8 mikrodatorn se till att varje adressat får sitt namn insatt i brevets början.

Utskrivningshastigheten brukar hålla sig kring 50 tecken per sekund. Medan skrivaren gör sitt, kan operatören redan börja använda bildskärmen till nästa brev.

Marknaden erbjuder ordbehandlingsmaskiner och annan avancerad kontorsteknik av skiftande kapacitet och pris. Hittills har det dock mest varit fråga om s k fristående enheter, designade att klara av ett visst arbete. Integrerade funktioner.

Mer och mer börjar det komma ut kombinerade system. Dels kan det vara ett par, tre ordbehandlingsmaskiner som via en centralenhet använder samma skrivare, men olika arbetsfunktioner kan också byggas upp kring gemensamma centraler — som kanske kan kommunicera med andra centraler var som helst i landet, eller på jorden.

Några tiotusen mark

En avancerad ordbehandlingmaskin med alla tillbehör, som klarar krävande uppgifter, får man idag för några tiotusen mark. Önskar man sig ett helt integrerat kontor med olika stags arbetsstationer får man betala flera hundratusen mark.

Wordplex i USA producerar en multifunktionsutrustning där det går att bygga upp flera arbetsstationer kring samma centralenhet, efter behov. En av fördelarna är att personalen inte behöver skolas skilt för varje nyansluten enhet, eftersom systemet genomgående är detsamma.

Med Wordplex modell WPX-7 kan man koppla samman över 20 arbetsstationer och tolv skrivare till en central Flexiskivor bits, chip € Aila vet väl vad det är fråga om när det talas om mikrodatorer. Men en liten | genomgång kan ändå vara på sin plats.

Datorns hjärna består av integrerade || kretsar — chips — uppbyggda av mängder | med minimala transistorer på en kiselbricka mindre än en centimeter i fyrkant.

Och transistorn — om någon hade | glömt det — är ju ett elektronisk kretselement av halvledafmaterial (= material med begränsad elektrisk ledarförmåga, tex kisel). I dessa halviedarminnen går det sedan att lagra data elektriskt.

För att ange hjärnans, den integrerade kretsens, kapacitet används uttrycket bit (av eng. binary digit), en binär siffra O eller 1 i det binära talsystemet. Det behövs åtta bits för att lagra en bokstav eller ett annat tecken i dataminnet. Dataminnet brukar ofta förkortas RAM, från Random Access Memory.

Har man ett dataminne som rymmer 64 000 bits, motsvarar det inemot fem sidor tättskriven text på ett A4-ark. Fbland anges detta med 64K RAM. Bokstaven K = 1 024 bits, och alltså totalt 64 000.

En krets av speciellt intresse är mikroprocessorn. Den är en chip med särskilda transistoregenskaper som gör alt det går att programmera den, m a o så att den kan ge order om olika saker.

Mikroprocessorn är den elementära delen i dagens mikrodator. I mikrodatorns minne finns instruktioner lagrade som dirigerar mikroprocessorns ”beteende”, och den har också plats för data som matas in.

Resultatet av operatörens arbete med mikrodatorn, exempelvis en text- elier sifferuppställning, lagras på ett magnetminne. Det sker tex på en diskett eller flexskiva som påminner om en vanlig

EP-platta. HS OO

Med en ordbehandlingsmaskin går det att göra rättelser och redigeringar anefter som arbetet fortskrider. Texten lagras i ett magnetminne och körs ut på en separat skrivare då den är färdig.

LÄ

Tietoterminals Oy:s YD Bo-Erik Johansson (tv) och Sanoma Oy:s ekonomichef Martti Teräsalmi undertecknar ett kontrakt på Wordplex textbehandlingsutrustning — enligt uppgift den hittills största affäre i sitt slag i Finland.

dator som kan lagra upp till 100 000 sidor text.

I Finland marknadsförs Wordplex av Tietoterminals Oy, som ingår i en internationell grupp med högkvarter i Schweiz. Chef för det finländska företaget är Bo-Erik Johansson.

— Vi har verkat här i bara två år och vår marknadsandel är kring 20 procent, säger direktör Johansson. I våras gjorde Tietoterminals Finlands hittills största textbehandlingsaffär då man sålde Wordplexutrustning till Sanoma Oy:s anläggningar i Helsingfors och Vanda.

Sanoma Oy:s textbehandlingsanläggning är en centralenhet av typ WPX 4 till vilken ansluts fyra s k intelligenta WPX 2 arbetsstationer (textbehandlingsmaskiner). De kommunicerar både med centralenheten, sinsemellan och med företagets Univac-datasystem. Med en mellanstation (Wordadd) kan dessutom fyra ”bollskrivmaskiner” anslutas till Wordplex arbetsstationerna.

— Programmet till Wordplex är helt finskt. Vi har tillsammans med Sanoma utarbetat ett avstavningsprogram. Det har prövats vid Åbo Akademi och visat sig ha en tillförlitlighet på 99,7 procent, berättar Johansson.

Praktiskt taget samtliga ordbehandlingsmaskiner som marknadsförs i dag är amerikanska. En annan av de amerikanska jättarna som finns företrädda i Finland är Radio Shack — märket säljs av CWR Electronics Oy.

Kalkylerin — Radio Shack vill inte stanna enbart vid ordbehandling. Vi vill samtidigt ge möjlighet till kalkyler av olika slag med våra mikrodatorer, framhåller CWR Electronics VD Henrik Hildén.

Företagets TRS-80-dator har program som förutom ordbehandling också klarar av fakturering, reskontra och lagerbokföring. Därutöver har den olika program för statistiska analyser, tex histogram, lineär regression och korre 1 lation, variansanalys, tidsserieanalyser, t-test m m.

TRS-80 är också anpassad för VisiCale — ett program för planering samt olika beräkningar och simuleringar som hunnit bli mycket uppskattat överallt i världen. Programmet, utvecklat av Software Arts Ince i USA, utför mycket avancerade kalkyler, t ex investeringskalkylering och finansiella analyser.

— Som jag ser det, är det en ren marknadsföringsstrategi av de stora elektronikföretagen att inte ha gått in för att sammanslå ordbehandling och kalkylering i samma enhet. Man vill väl inte riskera att en sådan produktnyhet konkurrerar ut en egen etablerad räknemaskin, säger Hildén.

Universellt sett är Radio Shack enligt Hildén den största mikrodatortillverkaren. 450 000 enheter har hittills sålts. TRS-80:ans normalprogram heter Scripsit, men för den finländska marknaden har en särskild version utvecklats, FinScrip.

Konkurrensen är knivskarp. Många vill erbjuda en helthetslösning för kontoret med ett eget komplett produktpaket, andra strävar till att utveckla utrustning som kan koppla samman redan existerande apparater, somliga ingår samarbete kring jätteprojekt.

Burroughs, som i Finland marknadsförs av Oy Paragon Ab, har utvecklat ett kontorssystem kallar OFIS. Det kan utnyttja vilka ordbehandslingsmaskiner som helst.

På Burroughs har man fäst särskild vikt vid kontorets arkiv. Burroughs hävdar att 90 procent av behandlingstiden för ett dokument går åt till kopiering, distribution, arkivering och framsökning.

OFIS-systemet har ett elektroniskt arkiv som på några sekunder får fram de data som efterfrågas.

Till centralenheten ansluts förutom arkivet också optisk läsare, ordbehandlingsmaskiner, skrivare och bildskärmar.

Kontorsautomatiken bygger i framtiden inte bara på renodlade ordbehandlingsmaskiner, utan på apparater som samtidigt klarar av komplicerade kalkyler, tror CWR Electronics VD Henrik Hildén.

Samarbete

Ett exempel på samarbete är Ethernetsystemet, vars upphovsman är Xerox, Intel och Digital Equipment Corporation.

Ethernet är ett annorlunda sätt att skapa ett kontorssystem. Det knyter samman kontorets arbetsstationer — ordbehandling och småningom också arkiv, elektroniska kopieringsmaskiner och kommunikationstjänster — via en koaxialkabel av samma typ som TVantennledningarna.

Kabeln får vara högst 500 m lång, men fem sådana längder kan sammanslås så att totallängden för kontorskabeln blir 2,5 km. Var som helst längs kabeln kan en kontorsmaskin kopplas in. Systemet tillåter 128 anslutningar på en kabel. Maskinerna står då i oavbruten kontakt med vaärandra, men arbetsstationen reagerar aktivt bara på de anrop som är avsedda för just den.

Ethernet fungerar med en hastighet av 10 miljoner bits i sekunden. Det går alltså att förmedla tusen gånger mer information per tidsenhet än hittills.

Systemet lanserades i USA i slutet av 1979. I Sverige har Volvo och Asea installerat Ethernet, och härhemma arbetar Rank Xerox Oy på att bygga upp det i kontoret i Esbo.

Ethernet är Xerox syn på lösningen för 80-talets kontor. Tanken är att det i framtiden skall passa vilka maskinmärken som helst.

Nu riktar sig intresset också allt mer på möjligheterna att med automatiseringens medel hjälpa beslutsfattarna och cheferna direkt. Det senaste i den riktningen är Xerox ”Star”, som lanserades i våras. Det anses tillsvidare komma närmast vad man kunde kalla en fullfjädrad ”chefsarbetsstation”.

Star-systemet uppges vara tre gånger snabbare än vanliga ordbehandlingsmaskiner. Det är utrustat med en stor skärm som kan förliknas vid ett ”elek (Fortsätter på sid 45)

FORUM 14/81