Egen reseavdelning för UM, riksdag och storföretag
av I J Forum 1977-06, sida 20-21, 05.04.1977
Specialservice åt storkunder
Egen reseavdelning för UM riksdag, storföretag
Vid löneklass V 26 går gränsen mellan statstjänstemännen — åtminstone när det gäller resor. De som har 3 50 mk och uppåt i månadslön får åka i första klass. Lägre avlönade bokas i turistklass. Med vissa undantag om deras flygresa tar över åtta timmar har också de rät att åka första klass.
wy»” Utrikesministeriets tjänstemän hör givetvis till den grupp som reser allra flitigast. Så har också utrikesministeriet en egen reseavdelning, eller rättare sagt en filial till Area, ”Area-UM” vid Skillnadsgatan. Liknande filialer finns i Radiohuset vid Sommargatan, vid Outokumpu, vid Philips-koncernen, och sedan senaste höst också i riksdagshuset.
Finlands Resebyrå har bland annat filialer hos Nokia och Finska Kartongföreningen.
De här filialerna är alltså resebyråer som inte betjänar den stora allmänheten utan som närmast kan karakteriseras som reseavdelningar avsedda för ett visst ämbetsverk eller ett visst företag. Antagligen skulle det vara vanligt med egna reseavdelningar i många företag, om inte IATA-bestämmelserna vore så krångliga. För att få rätt att skriva ut biljetter måste man ha rätt att kalla sig resebyrå. Och för att få rätt att kalla sig resebyrå, så krävs att man uppfyller en hel mängd kriterier, av vilka ett exempelvis är att man ska ha ett skyltfönster vid gatunivå.
Därför är det egentligen fel att tala om dessa specialbyråer som ”filialer”. Officiellt är Area-UM bara en avdelning av Area som råkar befinna sig några kvarter från huvudkontoret, några trappor upp.
I resebyråernas bokslut framgår aldrig hur lönsamma dylika filialkontor är. Deras omsättning kan dock vara avsevärd. Senaste år sålde Area-UM för cirka 8,5 miljoner mark. Det är att märka att det inte enbart är UMs resor som bokas vi 2 den. Avdelningen har blivit allt populärare också inom de andra ministerierna och vid statliga inrättningar. Resebyrån försöker också aktivt marknadsföra sina tjänster till dessa, inte minst nu när UM strävar efter att skära ned kostnaderna och detta i hög grad drabbar just resebudgeterna.
Kunderna får erkänt bättre service av dylika specialbyråer än i en ”vanlig” resebyrå. Byråchefen vid Area — UM, fru Kristina Holmström och hennes medarbetare känner i detalj till UMs bestämmelser och resedirektiv. De vet skillnaderna mellan passagerare av första och andra klass. De känner till gränserna för hotellkategorierna.
När det gäller flyg sker bokningen alltså till olika klass. På tåg åker däremot alla tjänstemän första klass. Bestämmelserna om att två olika kategorier av hotell ska anlitas har föranlett en hel del bekymmer. Ganska ofta reser två personer till samma evenemang, som har varit tvungna att ta in på två olika hotell, kanske belägna långt från varandra. De har haft svårt att obehindrat kunnat konferera sinsemellan tex i samband med en konferens. Nu kommer hotellgränsen snart att slopas och en enda hotellklass införs.
För VIP finns det alltid plats
Kunderna hos dessa specialresebyråer är inte i någon särställning utan får snällt vänta i köer och boka sina resor på sådana plan där det finns plats. Det är bara sittande ministrar som är VIP, Very Important Persons, Dem finns det alltid plat för. Samt för deras politiska sekreterare. Och med specialtillstånd: även för de medhjälpare som de måste kunna diskutera med under resan.
Som resmål vid Area-UM dominerar Géneve och Paris. I Géneve finns det europeiska FN-högkvarteret, i Paris åter OECDs huvudkontor. Två livligt frekventerade resmål.
En stor del av resorna kan hänföras till biståndshjälpen. Dar-es-Salaam och Lusaka är vanliga resmål. Stora grupper från Afrika kommer hit på seminarier inom ramen för PRODECs verksamhet. Också interafrikanska rutter, t ex från Lusaka till Nairobi bokas och betalas här (sk Prepayed Ticket Advice, PTA). En betydande del av UM-resorna föranleds av Nordiska Rådets olika möten, både på tjänstemanna- och ministernivå. Däremot blir ambassadörers och ambassadtjänstemäns resor aktuella endast vid egentliga förflyttningar. Semesterresorna till hemlandet bokas på vistelseorten.
UM har egen resebudget
Det är endast utrikesministeriet som har en egen resebudget. De andra ministerierna får snällt anhålla om anslag av UM. Utrikesministeriet har också en egen passbyrå som skriver ut speciella tjänstepass, det eftersträvansvärda papper vilka alla får som reser på UMSs bekostnad.
Ur resebyråns synvinkel — vilken är den största skillnaden mellan att sälja resor på en specialfilial, jämfört med en vanlig resebyrå?
Byråchef Kristina Holmström: — På vanliga resebyråer dominerar de vanliga turist- och sällskapsresorna — även om vi också här säljer sällskapsresor. Skillnaden ligger väl framför allt i att här vet kunderna vart de ska resa. De står inte och hänger vid disken och funderar och ber om goda råd. Försäljningen här blir sålunda mycket effektivare.
— Däremot kombinerar många sina
FORUM 6/7 tjänsteresor med en semesterresa. De kanske har lite vintersemester kvar som de passar på att ta ut. Då kan vi föreslå lämpliga kombinationer. Ofta åker hustrun med — på egen bekostnad förstås.
— Ibland ser UM faktiskt gärna att tjänstemännen tar ut lite av sin semester i samband med resan. Det hänger ihop med att man på vissa sträckor får en avsevärd rabatt om man stannar ett visst antal dygn på resmålet.
— Ett exempel: Om en konferens i Paris tar fyra dagar i anspråk kostar resan tur och retur mk 2087. Plus övernattning för fyra nätter, cirka mk 450:—,. Men om man tar ut av sin semester och stannar två nätter till kan man ta en sk IT-resa och då kostar hela kalaset endast ca mk 2100:—. Härvid betalar UM förstås hela resan eftersom den blir billigare på detta sätt.
Kristina Holmström tycker också att det är trevligt att kundkretsen är relativt fast, det är samma ansikten som återkommer. I rummet bredvid sitter en annan avdelning som ma intimt samarbetar med, nämligen avdelningen för reseredovisningar. Dit kommer kunderna med sina reseräkningar efter resan och då får fru Holmström samtidigt feed-back på hur resan har lyckats.
När det gäller rena rutinresor, får tjänstemännens sekreterare rycka in och boka. Annars föredrar resebyråtjänstemännen definitivt att ha att göra med kunderna direkt.
De tre damerna på Area-UM trivs alitså bra. Resebyrån betalar deras löner. Någon hyra för lokaliteterna uppbärs inte. Användningen av kopieringsmaskiner o dyl är gratis. I ett hörn av rummet står en datorterminal: man kan omedelbart se vilka rutter som har platser lediga. Finnair får gott betyg av Kristina Holmström: om planet är fullsatt händer det att bolaget sätter in en större plantyp för att ordna plats för UMs tjänstemän, Å andra sidan försöker resebyrån förstås boka blåvitt så längt det är möjligt. Alltid lyckas det ju inte.
Även hyrandet av små affärsflygplan sköts av Area-UM. Det är Finn wings och Nordair som används. Ibland är affärsflyget definitivt det mest ekonomiska alternativet. Arvo Rytkönens mångomskrivna resa till Saudi-Arabien med hyrt flygplan har blivit helt felaktigt kritiserad, anser fru Holmström. Den hade blivit ganska så omöjlig med ruttflyg. Det normala trafikflyget är helt underutvecklat i Mellanöstern. Med de stora inkomstskillnader som är vanliga där finns det antingen sådana människor som inte har råd att flyga överhuvudtaget eller sådana som har råd att hålla sig med eget flygplan. Turflyget är under all kritik — att flyga från ena sidan den arabiska halvön till den andra kan ofta innebära en övernattning på vägen!
För tillfället är det kärva tider och resebudgeterna har krympt på alla håll och kanter, vilket också specialresebyråerna känner av. Statens spardirektiv har dessutom faktiskt lett till frivilliga aktioner. Inom biståndshjälpen har många personer med rätt att åka första klass skriftlig meddelat att de önskar sina resor bokade i turistklass! IJ
Säsong året om har man vid Areas specialavdelning hos utrikesministeriet. Den sålde resor för 8,5 miljoner mark senaste år. Från vänster Anne von Schantz, Riitta Kallio och byråchef Kristina Holmström.
FORUM 6/7 21