Fakturor, beställningar överförs elektroniskt mellan företagen
av Bjarne Nyman Forum 1990-01, sida 17, 25.01.1990
Taggar: Teman: elektronik
Pappersdokumenten snart ett minne blott?
FAKTUROR, BESTÄLLNINGAR ÖVERFÖRS ELEKTRONISKT MELLAN FÖRETAGEN
Text: Bjarne Nyma brottsår för EDI. EDI är en elek tronisk post i dess högst förädlade form. Hittills har de elektroniska postsystemen utnyttjats till att överföra meddelanden, oftast ickestandardiserade texter, till en eller flera mottagare, Det är egentligen en ganska okomplicerad process, eftersom det inte spelar någon större roll vad meddelandena innhåller. Formen är fri.
Det följande steget blir att överföra formbestämda korta meddelanden, där användaren så att säga fyller i en blankett på sin bildskärm. Vissa bestämda fält skall ifyllas med uppgifter av ett bestämt format. Datorn kontrollerar om de införda uppgifterna är plausibla. Det kan till exempel vara fråga om att skriva reseräkningar eller att fylla i uppgifter för företagshälsovården.
Den elektroniska postens högsta nivå, EDI, innebär överföring av standardiserade, formbestämda meddelanden. Det är fråga om dokument, som i dagens läge överförs på papper i många former och exemplar. De praktiska tillämpningarna är forsedlar. beställningar, fakturor, tullhandlingar och liknande dokument. som överförs mellan företag. organisationer och myndigheter.
Det säger sig självt, att steget från enkla meddelanden av typen ”Hej, skall vi spela poker i kväll?” till tulldokument är långt. Vi har att göra me | vårt land blev fjolåret genom FÖRUN, 1/1990
Bokstavskombinatlonen EDI, som står för Electronic Data Interchange, väntas enligt många bedömare innebära en av de mest djupgående förändringarna i näringslivet under de närmaste åren. Det är fråga om att i informationsutbytet mellan företag och organisationer allt mer övergå från information på papper till på elektronisk väg överförd, standardiserad information.
handlingar som är vitala för ett företags verksamhet. Därför måste även graden av standardisering vara hög för att riskerna för fel skall bli minimala.
Lösenordet är alltså standardisering. På samma sätt som vi klarar oss med en standard för talöverföring i telefonsystemet måste det bli möjligt med en standard för överföring av elektroniska dokument. Problemet är idag den mångfald av system och utrustningar. som förekommer på marknaden. Förändringar till det bättre är dock på gång.
Under år 1988 befäste Edifact sin ställning som den centrala och allmänt accepterade standarden för elektronisk informationsöverföring. I dagens läge verkar Edifact vara den enda förnuftiga vägen för organisationer, som vill utveckla sin elektroniska informationsöverföring.
Edifact är elektronisk grammatik. Det gäller att uttrycka sig på ett vedertaget sätt och att samtidigt använda sig av standardiserade meddelanden. Problemet är på denna punkt att det finns rätt få Edifact-standardiserade, så kallade UNSM-meddelanden, som står för United Nations Standard Message. Dessutom finns det nationella standarder (i Finland av Ceniralhandelskammaren godkända Edifactmeddelanden), och branschspecifika Edifact-meddelanden.
Månegfalden av olika Edifact-meddelanden är i sig inte problematisk.
men den kräver att företagens EDIsystern skall kunna hantera olika versioner av samma Edifact-meddelande och att nya typer av meddelanden införs i företagens system i takt med att de blir standardiserade. Mångfalden är närmast ett problem för systemleverantörerna.
Enligt Jukka IImonen vid Alfa-Data Ov, ett dotterbolag till det av Pariek och Programatic ägda Parcomp, blev fjolåret det år då EDI definitivt accepterades av det finländska näringslivet. Det finns idag ett tiotal storföretag. som aktivt utnyttjar EDI-överföring. Det är främst fråga om elektronisk överföring av fakturor, beställningar och forsedlar. Pilotprojekt är på gång i ett hundratal företag och cirka 95 procent av de största företagen i Finland har fått igång någon form av EDI-verksamhet.
Några av de längst utvecklade EDI-systemen finns till exempel hos Kesko, Partek och Saab-Valmet. Hos det sistnämnda företaget utnyttjas EDI framför allt till att sköta kontakterna mellan huvudman och underleverantörer. Man utnyttjar sig av den branschspecifika Edifact-standarden Odette, kompletterad med egna Edifact-standarder, som konstruerats speciellt för de behov Saab-Valmet och underleverantörerna har. I detta fall är det också fråga om rätt små företag, underleverantörer med en omsättning på nivån några tiotal miljoner, som är med i EDI-systemet.
Systemleverantörerna blir även de allt fler. Idag ligger EDI-leverantörernas antal omkring 15—20, men då finns även de stora datorföretagen med produkter över hela linjen med i kalkylen. Företag som specialiserat sig på EDI är inte så många. Ett nygrundat EDI-specialiserat företag är EDI Management Oy, som inledde sin verksamhet i slutet av fjolåret.
Ett problem med elektronisk överföring av dokument är att lagstiftningen släpar efter. Detta gäller till exempel tulldokument, där elektroniska underskrifter tillsvidare inte godkänns. Undertecknandet skall ske med penna och på papper. Men även på denna punkt pågår arbete för att jämka ihop lagstiftningen med de krav som modern elektronisk informationsöverföring ställer.
De EDI-projekt, som inletts i Finand, har i hög grad koncentrerats på överföring inom landets gränser. Det är till en början lättare på det viset. Ett företag letar fram en lämplig samarbetspartner och de bägge företagen bygger upp sin elektroniska EDIkommunikation tillsammans. Bland de företag, som tagit steget över nationsgränserna, hittas framför allt speditionsföretag.
17