Hur förbättra beslutsfattningen vid osäkerhet?

av Raine Björkholm Forum 1981-17, sida 18-19, 04.11.1981

Taggar: Teman: beslutsfattning

. & [9 v d å j ) Ö Det man i nuläge kan göra är att åtminstone ta lärdom av felen och undvika dem i framtiden. Man kan också fråga sig, huruvida den s k beslutsteorin och beslutspraxisen kan ge något matnyttigt för framtida praktiska genuina beslut inte endast för politiker (regeringar, politiska kommittéer), utan även företagsledningar.

Till en del felbesluts försvar kan man emellertid konstatera, att den genuina beslutsfattningen i allmänhet blivit allt svårare på grund av följande omständigheter e Allt större antal förnyelser kommer till (produkter, konkurrens, automation e Samhällsförändringarna sker allt snabbare (lagar, förordningar, restriktioner, attityder €« Allt större antal oväntade händelser äger rum (politik, kriser, krig, väderlek)

Svårt att förutse

Alla dessa faktorer har medfört att allt slags förutseende av framtiden har försvårats och att tidshorisonten vid förutseende och planering avkortats. Förutseendet gäller generellt utveckling, förändringar, insatseffekter och antaganden.

Speciellt väsentliga förutseenden inom företagen gäller såsom känt utvecklingen av marknadssituationen och lönsamheten för en bransch och/eller produktgrupp. Förutseendet av det allmänna konjukturförloppet torde vara under tämligen god kontroll.

Trots en viss självklarhet kan det vara skäl att konstatera: en osäkrare prognostisering resulterar konsekvent i en osäkrare beslutsfattning.

18

Speciellt under det senaste årtiondet hår man inom statsmakt, stad och kommun fattat en del stora, viktiga beslut a engångskaraktär, s k genuina beslut (i motsats till rutinbeslut) vilka haft ödesdigra följder för skattebetalarna. Allmänt kända är t ex Valco, Televa, Balmet, Metro m fl. De finns skäl att anta, att en del felbeslut kunde ha undvikit genom en mera rationell och logisk beslutsfattning. Den kritik, som i första hand kan riktas mot de tillämpade beslutsprocesserna, är att känslor och politik spelat alltför stor roll samt att uttmståehde sakkunniga i samband med föranalys, teknik och ledning föga utnyttjats och hörts.

=

Kan då beslutsteorin gagna en praktisk genuin beslutsfattning? I det följande skall jag försöka besvara bla denna fråga.

Beslutssituationerna kan enligt teorin grupperas enligt följande 1. Beslut vid säkerhet; konsekvenserna är fullständigt kända (varje beslutsalternativ har endast en konsekvens 2. Beslut med risk; man känner till sannolikheterna för de olika konsekvensern 3. Beslut vid osäkerhet; konsekvenserna är kända men inte deras sannolikhete 4. Beslut vid maximal osäkerhet; både konsekvenserna och deras sannolikheter är okända

Punkt 1 är praktiskt ointressant emedan konsekvenserna antas vara helt kända och säkra (100 946).

Vid punkt 2, där konsekvensernas sannolikheter antas vara kända, uppräknar teorin ett antal valkriterier, tex maxmin-kriteriet: specificera varje beslutsalternativs sämsta konsekvens och välj det alternativ vars sämsta konsekvens är bäst.

Härvid önskar beslutsfattaren minimera risken. Det finns naturligtvis även flera andra valkriterier, som dock inte behandlas i detta sammanhang. I praktiken är det i regel svårt att erhålla de ”kända” objektiva sannolikheterna. Man kan då tillämpa ett subjektivt sannolikhetsförfarande (flera personer, anonymt eller öppet, en viss leveranstid ges).

Vid punkt 3, som gällde beslut vid osäkerhet där konsekvenserna är kända men inte deras sannolikheter, kan man även, trots större riksmarginaler, försöka tillämpa det subjektiva sannolikhetsförfarandet.

Gennuina beslut som tillhör punkt 4 dvs beslut vid maximal osäkerhet där både konsekvenserna och deras sannolikheter är okända, borde om möjligt undvikas. I praktiken är emellertid detta fall såtillvida både allmänt och intressant, att åtskilliga politiska och företagsbeslut fattas utan att man ens reflekterar över konsekvenserna, för att inte tala om att noggrant analysera dem.

Beslutsgruppen har hamnat i en slags ”optimistisk trans”, påverkande och suggererande varandra, och ser ett lyckande som den enda tänkbara möjligheten. En utomstående, som framhåller en negativ konsekvensmöjlighet, betraktas närmast som en glädjedödare som äventyrar ett gott samarbete.

Kvantitativa hjäpmedel

Förutom grupperingssystematiken erbjuder beslutsteorin bla en mängd kvantitativa hjälpmedel eller tekniker, vilkas reella nytta vid rent genuina beslut emellertid ha en del begränsningar.

Bland dessa hjälpmedel och tekniker kan nämnas investeringskalkyl, statistiska metoder (regressionsmodeller etc), operationsanalys, sannolikhetskalkyl mm.

Emedan vi har att göra med framtiden, är en del värden i våra formler eller deras resultat i sig själva uppskattningar och följaktligen osäkerhetsmoment.

Datorerna är värdefulla instrument vid tillämpningen av flera av nämnda metoder och tekniker. Såsom känt är datorerna speciellt nödvändiga för produktion av en mångfald rapporter och för att ge realtidsinformation tex på dataskärm som underlag för rutinbeslut.

Med tillhjälp av dator kan en del rutinbeslut helt automatiseras. För genuin beslutsfattning är datorn däremot av mindre nytta.

FORUM 17/81

Vid praktisk genuin beslutsfattning är beslutsteorins gruppering av beslutssituationerna i viss mån användbar. Härvid får dock det subjektiva sannolikhetsförfarandet en central roll.

Enbart genom utnyttjande av beslutsteorins systematik tvingas beslutsfattarna till ett rationellt och analytiskt förfarande, varvid känslor och politik minimeras. Tillämpningen av övriga kvantitativa hjälpmedel och tekniker i allmänhet bör trots vissa begränsningar noteras.

Investeringskalkylen, förmodligen den mest använda i praktiken, görs ofta onödigt komplicerad. Enkla och grova regler, t ex baserade på återbetalningstid i antal år. är oftast tillräckliga med hänsyn till de mer eller mindre vaga uppskattningar som vanligen ingår i kalkylerna.

Vad innebär då beslutspraxisen och vad kan denna erbjuda politiker och företagsledningar vid genuin beslutsfattning?

Beslutspraxisen innefattar bla en mängd goda råd vilka baserar sig på erfarenheter och en analys av gjorda feibeslut under en längre tid (10—20 år).

Artikelförfattaren har under de senaste åren utvecklat en egen förteckning. Jag nöjer mig med att nedan uppräkna fyra råd utplockade av den totala för teckningen på 20 — Tillämpa så långt som möjligt kvantitativa hjälpmedel och uppmärksamma speciellt de uppskattade värdena i kalkylern – Diskutera och överväg grundligt huruvida insatsen eller investeringen står i relation till beräknat överskott och/eller nytt — Beakta och diskutera speciellt den sämsta konsekvensen och dess följdeffekter och försök att specificera dess sannolikhet

FORUM 17/81

Ekan lic Raine Björkholm, sedan år 1972 grundare av och chet för PM Consultants, har specialiserat sig på företagsanpassad chefsutbildning jämte konsultation (företagens ledningsgrupper). Han är sedan 1977 Också styresleordförande för Ekonomiekanditatföreningen rf.

— Försök eliminera känslor och politik

Vid praktisk genuin beslutsfattning borde den totala förteckningen på 20 punkter användas som checklista. Det lönar sig at tillägna samtliga punkter en särskild granskning och diskussion utan jäkt.

Speciticera antaganden

Ett ytterligare hjälpmedel inom beslutspraxisen är specificeringen av de antaganden. som tex de två eller tre tänkbara beslutsalternativen baserar sig på. Dessa antaganden kan enligt förväntad hållbarhet grupperas i tre sannolikhetsgrupper: över 90 procent. 50—89 procent och under 50 procent.

En noggrann och kritisk genomgång av varje antagande är ytterst värdefull.

Ett förmodligen över-90 procentantagande i början av 1970-talet i samband med de misslyckade tankfartygsinvesteringarna kan tänkas ha varit följande: ”Oljepriset förblir tämligen konstant under hela 1970-talet och följaktligen blir oljekonsumtionen och -efterfrågan växande”.

Detta då oskrivna men intuitivt ödesdigra antagande resulterade såsom känt i mångens fall eller storförlust.

I sammanfattning kan vi följaktigen konstatera, att vissa delar av beslutsteorin innefattar användbart stoff vid praktisk genuin beslutsfattning. Med utgång från grupperingssystematiken, bör man vid en genuin beslutssituation i första hand försöka specificera samtliga beslutsalternativ samt deras tänkbara konsekvenser.

I andra hand analyserar man huruvida objektiva sannolikheter kan erhållas eller om man bör tillämpa ett subjektivt sannolikhetsförfarande. Det är viktigt, att samtliga konsekvenser faktiskt bli specificerade. Dessutom bör man analysera, vilka övriga kvantitativa hjälpmedel och tekniker som bäst lämpar sig vid den aktuella beslutssituationen.,

Beslutspraxisen i sin tur borde betraktas som en obligatorisk fas som ger beslutsfattarna enbart nyttiga råd och ett nyttigt förfarande.

Problemet är, hur få politiker och företagsledare att utnyttja denna systematik och dessa hjälpmedel?

Genom en tillämpning av både beslutsteorin och beslutspraxisen kan beslutens kvalitet otvivelaktigt i genomsnitt höjas betydligt. Trots detta kan man aldrig helt undvika att en del felbeslut fattas. Såsom tidigare framgått beror detta bl a på den växande osäkerhet, som är förknippad med framtiden och som medför osäkerhet vid genuin beslutsfattning.

För alla beslutsfattare som har ansvar för och medverkan i genuina beslutssituationer, kvarstår följaktligen det primära problemet: Hur göra bättre eller riktiga förutseenden?

Till slut önskar jag ännu ta fram en aspekt som direkt berör genuin beslutsfattning, d vs hur mycket information, bör man insamla son underlag för ett beslut? Informationsmängden, som i regel har direkt samband med tiden, behövs för att göra så riktiga antaganden som möjligt.

Viktigare än informationsmängden är dock informationskvaliteten, d v s vilken information, varifrån och hur erhålla den.

Ett av mina råd i detta sammanhang lyder: ”För faktiskt viktiga genuina beslut, samla information via flera av varandra omedvetna och helt oberoende utomstående personer och kanaler”.

Raine Björkholm [7 19