Koncentriska cirklar

av Kaj Arnö Forum 2013-01, sida 14-15, 31.01.2013

Taggar: Teman: kommunikation

KAJ ARNÖ: Pang på rödbetan: mången skribent går rakt på sak. Är skribenten högste chefen och är läsaren i startgroparna beredd att springa varthelst det pekas, ja då kan det vara ändamålsenligt. Ifall det handlar om en ny tanke, och om skribenten först måste övertyga sin läsare, då kan det vara bäst med lite uppvärmning först.

I denna spalt utgår vi ifrån det senare fallet: jag har en idé, som jag vill föra fram till en viss grupp. Vanligen handlar det om arbetskolleger eller kunder, men vilken annan publik som helst är också tänkbar. Jag känner min publik till vissa delar; Björn håller i stort sett med mig, Henrik har en lite avvikande syn, medan Kim känner många av dem jag egentligen vill sälja in min idé till. Så har jag ju min vapendragare och mitt stridspar, Robert, som är lite yngre än jag, och som kan bidra med efterforskningar, vidareutveckling av idén och diverse konkret arbete.

Till saken hör att jag tror min idé är genomförbar och bra, men den behöver definitivt finslipning innan den är mogen för beslut och genomförande.

Ett typiskt fall för en liten kampanj, där jag låter idén utvecklas till ett beslutsförslag via koncentriska cirkelmetoden. Uppvärmningen sker lämpligen parallellt i två dimensioner: Dels utvecklar och finslipar jag själva idén, dels bygger jag upp stöd för den.

Metoden är föga revolutionerande och mången använder den säkert intuitivt. Ändå ser jag i det dagliga arbetet på SkySQL en mängd med exempel på motsatsen. Än för folk fram sin käpphäst i tid och otid, ”för övrigt anser jag att Google Docs borde förstöras” i bästa Cato den äldre-stil. Än offrar folk smarta idéer genom att genast ta upp dem i hela ledningsgruppen, innan de finslipats. Då är uppslagen enkla att skjuta i sank med en enda invändning - vilken en välvillig rådgivare hade kunnat identifiera och påtala i enrum, inte inför hela gruppen.

Jag pläderar alltså för att man också i förment enkla fall tar upp tanken med en kollega eller en underlydande, innan man går till chefen, och med chefen innan man går till hela ledningsgruppen. Detta åtminstone i situationer då man för sitt inre öga kan se företagets nejsägare bromsa tanken, och dränera både idén och dig på energi. Det är inte alltid man själv sitter inne med omdömet om huruvida tanken är rätt, om man formulerat den bra, om den kan genomföras just nu, och i ens eget namn och regi. Och om granskaren utdömer din idé, har du i tidens ’fail fast’-anda inte förspillt onödig möda, och inte heller tappat i trovärdighet.

Ibland är konstellationen betydligt mer komplicerad än inom en enskild ledningsgrupp eller ett enskilt bolag. Komplikationer uppstår då man tar in kunder, leverantörer, samarbetsföretag, konkurrenter, gamla kollegor som nu jobbar i nya bolag. Så ser situationen ut inom MySQL-sfären, där man på en konferens kan stå i en grupp av tio forna kolleger som samtliga jobbar på olika bolag - men med rätt så liknande produkter, tjänster och mål. Då krävs det betydligt mer finlir och diplomati, när en tanke ska säljas in.

Hemligheten ligger i en systematisk användning av utkast i varierande grad av färdighet, vilka man låter olika personer granska och kommentera. Beroende på förhållandet man har till granskaren kan denne uppleva ens äskan om läsning av en opublicerad bloggartikel som en tjänst eller som en gentjänst. Granskaren får kännedom om texten före de andra, och kan göra sig beredd att komma med sin egen genomtänkta åsikt då ärendet blir känt. Det här kan vara till ömsesidig fördel. Och granskaren kan vara allt ifrån en kollega i ledningsgruppen via en kund, en journalist eller en twittrare, ända till argaste konkurrenten.

En del av konsten ligger i att välja granskarna rätt, och ordningen i vilken man låter dem granska ens idé. Vem kan tänkas hålla med? Vem kan tänkas ha samma intressen? Vem har bästa omdömet att bidra med avvikande tänk? Vem känner nyckelpersoner, vars stöd vore viktigt?

Inför mognadsprocessen gör man lämpligen klart för sig hur mycket man är beredd att rucka på sin tanke. Ibland är det bäst att via ukaser kungöra beslut utan pardon, om man varken kan beakta invändningar eller ens vill bemöta dem med tillbörlig empati. I oväsentliga frågor är en diskussion distraherande. Förstås kan man med Niccolò Machiavelli-talanger inleda avledande debatter i syfte att få helt andra tankar godkända, medan populasen grälar om struntsaker. Men det är redan högre skolans politik och förhoppningsvis inte nödvändigt i vardagsbruk.

Om vanliga men icke-triviala beslut skall förberedas, är det dock skäl att hålla sig till de koncentriska cirklarna. Man minimerar risken att ertappas med byxorna nere inför hela gruppen, om en del av gruppen redan fått se ens förslag. Dessa gruppmedlemmar kan då bidra med att stöda tanken då den kommer upp till beslut, och de har redan bidragit genom att kritisera tanken i enrum med dig.

Spökskrivandet erbjuder en ytterligare i-prick på de koncentriska cirklarna. Det är ju inte bara budskapet som avgör, utan också i vems namn det framförs. Ibland är det viktigare för mig som anställd att få tanken genomförd, än att få den tillskriven just mig. Och ibland är jag beredd att låna mitt namn till en kollega eller underordnad, om jag omfattar tanken och vill stöda den. På så sätt kan samspelta medarbetare orkestrera spridningen av ett budskap. Och oavsett min egen roll som spökskrivare eller officiell författare ser jag inget oetiskt i det hela, så länge den i vars namn det spökskrivna publiceras kan identifiera sig med texten som vore den dess egen.

Som VP Collaboration i SkySQL Ab svarar Kaj Arnö för kommunikation och samarbete inom ett bolag med knappt 50 anställda i 15 länder. Här delar Kaj med sig av sina tankar om både tekniska och sociala aspekter på hur man bäst gestaltar dagens olika former av kommunikation.