Kontorsautomation på 1980-talet

av Erkki Lehtinen Forum 1980-15, sida 08-09, 08.10.1980

Taggar: Teman: automation

Kontorsautomation på 1980-talet

Den automatiska databehandlingen slog igenom i det finländska samhället på 1960-talet. Till en början var det bara stora företag och sammanslutningar som högskolor, som använde sig av ADB. Anläggningarna var stora, och databehandlingen koncentrerad.

Små företag tog ADB i bruk huvudsakligen genom att utnyttja servicecentrens stora anläggningsenheter. Först i slutet av 1970-talet spreds ADB mera allmänt, då anläggningarna i små företag blev mindre, och prisen lägre. Med tiden har också många stora företag gått över från koncentrerade stordatorsystem till decentraliserad databehandling med terminal- och kontorsdatorer. ADB är inte längre ett arbete för specialister med egen specialavdelning. Utvecklingen har fört ADB in på kontoren och byråerna, och gjort den till ett dagligt arbetsredskap.

9 Under tio år, åren 1970—1980, har arbetets produktivitet inom den industriella produktionen vuxit ca 90 procent. Den stora tillväxten förklaras av den långt drivna automatiseringen: i produktionen utnyttjas automatiska maskiner och robotar, styrnings- och kontrollsystemen är uppbyggda med hjälp av datorer o 5 v.

Samtidigt har kontorsarbetets produktivitet ökat med endast ca 4 procent. För företagets planerings- och uppföljningskalkyler används ADB redan allmänt, men det växande kontorsarbetet sköts fortfarande huvudsakligen av ett ökande antal anställda. Detta har skett trots det faktum, att samtidigt som kostnaderna för arbetskraften stigit med i medeltal 10 procent per år, har priset för automatisering sjunkit med 10—20 procent per år. Kontorsautomatiseringen har ända till de senaste åren begränsat sig till användning av olika slags skrivmaskiner, kopieringsanläggningar och telefoner.

Mot slutet av 1970-talet har det traditionella kontorsarbetet börjat förändras. Den nyss nämnda decentraliseringen av ADB har fört databehandlingen in på kontoren. Datorteknikens snabba utveckling har samtidigt producerat ordbehandlingssystem, - OCR-läsare, COM-mikrofilmteknik, 1telekopieringsanläggningar och elektronisk datatransfer.

Ordbehandling

Trots att skrivmaskinen uppfanns redan år 1714, blev den allmän som kontorsmaskin först i början av 1900talet. Nu kan företagen köpa eller hyr snabba och lättarbetade ordbehandlingsanläggningar, med vilkas hjälp största delen av kontorsarbetet kan klaras av. Möjligheterna är många: anläggningarna kan vara individuella eller decentraliserade system, de kan ha större eller mindre bildruta o s v. Gemensamt för alla ordbehandlingsanläggningar är, att man med dem kan ändra och korrigera texten, dokument kan lagras, och behöver inte skrivas ut manuellt. I stället skriver ordbehandlingsanläggningen ut materialet automatiskt och mycket snabbt. Beroende på anläggningens program kan den dessutom utföra olika slag av databehandling som sortering, automatiska sökrutiner och sammankoppling av data.

Kommunicering

Allt fler ordbehandlingssystem är kommunicerande. Med det menas, att data överförs från en anläggning till en annan via telefon- och datatrafiknät. Kommuniceringen gör att olika ordbehandlingsanläggningar kan stå i förbindelse med varandra och mycket snabbt (på några sekunder eller minuter) överföra meddelanden och dokument t ex från en världsdel till en annan. Mottagaranläggningen kan utmata meddelanden på papper, och originalbrevet har kommit fram på ett par minuter. Så här fungerar den elektroniska posten.

De kommunicerande ordbehandlingsanläggningarna kan också stå i förbindelse med datorer, och använda databaser, som tidigare insamlats och lagrats. OCR-läsarna läser det maskinskrivna arket optiskt på tio sekunder

I företagets planerings- och uppföljningsredovisning är den moderna datamaskinen ovärdelig. Datainmatning och utskrift av budgeten ske på företagets redovisni: eller planeringsavdelning där datat direkt är tillgängligt. Bilden är från Paragons redovisningsavdelning.

och överför automatiskt texten till ordbehandlingsanläggningens minne för vidare bruk. En text, som ordbehandIingsanläggningen redan en gång skrivit och korrigerat, kan via kommuniceringen överföras direkt i ljussättningsapparatens minne. På det här sättet slipper man det tidsödande arbetet att skriva ut texten på nytt i sättningsskedet. Ordbehandlingsanläggningens output kan direkt överföras till telekopiatorn och t o m till en ljuskopiator eller mikrofilm.

Telekopiering och telefon

Telekopieringen uppfanns egentligen redan före telefonen. Utvecklingen har lett till att en ritning, bild eller text i A4format i dag kan överföras per telefonhnje till mottagarapparaten på bara 20 sekunder oberoende av på vilket avstånd den befinner sig. Fördelen med telekopieringen jämfört med kommunicerande ordbehandlingsanläggningar är, att man med den också kan överföra bilder och ritningar. Nackdelen är att telekopieringen inte reproducerar materialet som ”original”, vilket däremot den kommunicerande ordbehandlingsanläggningen gör.

Vad innebär allt detta?

Det är klart, att arbetsmetoder, som baserar sig på dataspråk och långt utvecklad mikroelektronik, snabbt blir allmänna på kontor under de närmaste tio åren. Utvecklingsprocessen har två dimensioner: den nyss nämnda databehandlingstekniken och apparatur ger kontorspersonalen helt andra möjligheter att samla, behandla och lagra data

FORUM 15/8 vid rätt tidpunkt, på rätt plats och med stora inbesparingar. Dessutom kan dessa snabbt och effektivt överföras till den mottagare, som behöver dem.

Ändå förvandlas inte kontoret eller byrån till något traditionellt ”datacenter”. Däremot kommer databehandlingen, som täcker alla ovannämnda områden, att förändras så, att det automatiska kontoret blir verklighet under nästa decennium. Delvis har förändringen redan skett (t ex ordbehandlingen) och en del håller på att förverkligas (t ex kommunicering i olika former).

Den traditionella kontorstekniken har utvecklats för behandling av data, som satts till pappers. I det automatiska kontoret behandlas utom papper också magnetisk datautrustning, något som minskar papperets betydelse, även om det aldrig helt kommer att försvinna.

Gränsen mellan t ex ordbehandling och databehandling blir diffus. I framtidens automatiska kontor är det personliga arbetsredskapet den multifunktionella terminalen, som kan behandla och överföra data på många olika sätt och som kan använda olika slags registreringsapparater.

In- och utmatningen sker i samma anläggning, som kan vara en ordbehandlingsanläggning eller en dataterminal. En försäljare kan t ex mata in en order direkt i terminalen, och systemet producerar säljdokumenten, noterar ordern i lagret, skriver ut fakturan och sköter om bokföringen. Samma terminal kan rita kurvor och diagram och kombinera dem med tabeller eller direkt med texten. Vid behov kan anläggningen också använda datorns databaser. Personalens utbildning

Vi lever i en värld, som snabbt förändras. Dagens kontorspersonal utbildas för den nya tekniken och nya arbetsmetoder, som låter maskinerna överta en stor del av det tidsödande och frustrerande rutinjobbet. Kontorets automatisering har planerats så, att anläggningarna inte kräver ADB-skolning. Det räcker med att personalen kan använda sina arbetsredskap och känner dessas möjligheter och begränsningar. Också de som indirekt utnyttjar kontorsautomatiseringen, måste utbildas för den nya tekniken och dess metoder, för att samarbetet skall löpa friktionsfritt och helhetssystemet fungera effektivt.

En ny generation håller snabbt på att växa in i kontorsautomatiseringen. Re FORUM 15/8 dan nu används dataterminaler dagligen i många skolor på institutsnivå. Nästa steg är undervisning i ADB och användning av terminaler i grundskolans gymnasium.

Utvecklingens nyckelord heter ut A 2 9 Burroughs, som i Finland representeras av Oy Paragon Ab, har kommit ut med en ny mindre datamaskin B5900.

I B5930-systemet har man utnyttjat erfarenheterna och teknologin från de större systemen och den nya datamaskinen kan utan konversion kopplas till större maskiner, vilket är en betydande kostnadsbesparing för köparen genom att man i B5900 använder ett högnivåspråk.

Grundmodellen har ett minne på 1.5 MB, men detta kan utvidgas till 6.2 MB

Ordbehandlingsmaskin eller datamaskin? Den ergonomiskt riktiga Redactor II är en av ordbehandlingsmaskinerna som finns på marknaden idag.

r bildning. Dessutom behövs en fördomsfri och djärv inställning till det, som känns nytt och främmande. Följer inte vi med utvecklingen kan vi vara säkra på, att våra konkurrenter gör det.

Erkki Lehtine och terminalanslutningsmöjligheterna är 16, men kan byggas ut till 64.

Genom B5930-systemets stora flexibilitet lämpar den sig utmärkt för olika användmngsområden. I första hand väntar man sig att centralhandeln och bankerna skall visa intresse för den, men att också vetenskapliga institutioner skal göra det där omfattande räknekapacitet behövs. Systemet kan sålunda utnyttjas både lokalt eller som en deli ett decentraliserat datanät.