Ledningens utmaningar i informationssamhället
av Annele Eerola Forum 1997-09, sida 36, 25.09.1997
MENT
Li O « Zz <
M
Annele Eerola
Skribenten är tekn.lic. och tf. bitr. prof vid Institutionen för företagsledning och organisation, Svenska handelshögskolan.
“Den nya informationsteknologin kan utnyttjas för att genomföra [kunskapsntvecklingen], men den kan inte ersätta den mänskliga kompetensen, som behövs för att skapa mening för informationen i dialogerna.”
Ledningens utmaningar i informationssamhälle 1 lever i ett informationssamhälle. All fler jobbar med information i stället fö materiell produktion, och företagen såvä som samhället och enskilda människo satsar på den nya informations- och kommunikationsteknologin. I ökad takt är vi också beroende av olika typer av expertutredningar, framtidsbilder och uttfåtanden, eftersom vi själva har begränsade möjligheter att bekanta oss med all relevant information, som behövs för att utföra våra uppgifter.
Många av dagens företag har konstaterat att det är information vch kunskap som har blivit deras centrala konkurrensmedel. Detta ställer också speciella krav för företagsledningen: för att kunna leda företaget till en gynnsam framtid måste företagets speciella särdrag och styrkor kombineras med de krav och chanser som omgivningen erbjuder. Detta förutsätter att ledningen är välinformerad och kunnig att skapa visioner och planer som kan förverkligas till företagens och samhällets godo
Den nya informationsteknologin erbjuder helt nya möjligheter för informationsbehandling och kunskapsutveckling. Det är dock inte enbart informationsteknologin, som är avgörande. Ökade möjligheter att lagra, processera och skriva ut information i form av siffror, text och bilder - och att kopiera och leverera information globalt i realtid med hjälp av den nya teleteknologin - kan lätt leda till situationer, där informationen och kommunikationen ”tar över”. Nyckelpersonerna blir då paralyserade av informations- och kommunikationsmängden, utan att ha tillfälle att koncentrera sig på det väsentliga och det centrala i sitt arbete, dvs. självständigt tänkande. Då kan det hända att man missar kreativa lösningar och innovariva idéer, som skulle ha bidragit till en bättre framtid. Det är klart att ju mera tid vi sätter på att samla ihop, studera och leverera information - eller att ta reda på hur de allra nyaste informationsredskapen fungerar desto mindre tid har vi att fundera på de viktiga krafter som påverkar vår business och att ta reda på de grundläggande orsakerna bakom framgång och kris.
Att skapa en helhetsbild av företagets unika situation på basen av olika informationsbitar från varierande källor är inte alls någon trivial uppgift. Det räcker inte att skaffa den nyaste informationsoch kommunikationsteknologin och suga in all information, som tycks vara relevant. Man måste vara medveten om vad man är ute efter, hur man kan utnyttja informationen för det, och vilka som
INFORMATION OCH KUNSKAP ÄR FÖRETAGS CENTRALA KONKURRENSMEDEL. DET STÄLLER SPECIELLA KRAV PÅ FÖRETAGSLEDNINGEN.
är de viktigaste besluten. Och man skall inte heller glömma att beslutsfattande alltid är en social process, dvs. det består av dialoger mellan grupper och människor, som representerar olika intressen. Den största utmaningen kan då vara att skapa en gemensam referensram eller vision för alla som berörs - en referensram eller vision som skulle motivera både ledningen och de anställda att jobba enligt önskad inriktning. Den nya informationsteknologin kan utnyttjas för att genomföra processen, men den kan inte ersätta den mänskliga kompetensen, som behövs för att skapa mening för informationen i dialogerna.
Man kan alltså lätt ansluta sig till företagsledaren. som betonade vikten av en medveten attityd till information: ”mformation är sånt som blir använt och ”noise’ är ett elände att bli av med..”. Men genom att fundera på skillnaden mellan “information’ och ’noise’ kommer man bara halvvägs. En framgångsrik informationsstrategi förutsätter ytterligare att » Ledningen och nyckelpersonerna fokuserar på det väsentlig « Man skapar mening och gemensamma referensramar med hjälp av informatione » Man kombinerar det unika i företaget med det allmänt känd « Informationen kopplas till företagens kunskapsutvecklin « Kunskapsutvecklingen sker på en kontinuerlig bas.
Planer och beslut behövs för att förbereda organisationen för framtiden. Man måste dock ha övertygande argument och visioner för att få det nödvändiga stödet för deras förverkligande och implementering. Informationen kan spela olika roller i dessa sociala processer: den kan vara värdefull input för kunskapsutvecklingen, den kan underlätta argumentering för eller emot vissa åsikter, eller den kan visa sig vara nyttig när man måste legitimera ledningens åtgärder. Den kan också ha en symbolisk roll: informationen skaffas, studeras och levereras enbart för att demonstrera rationell beteende. Den verkliga utmaningen för ledningen är, hur dessa olika roller utnyttjas ansvarskännande för företagens och samhällets godo. 9
FORUM NR 9/97