Lindström spränger organisationsväggarna

av Ragnhild Artimo Forum 1991-14, sida 04-06, 24.10.1991

Rent hus bland ritvalerna:

Lindström sprän

Sörnäs Vind, Lindström-bolagens huvudkontor, raserar myter och visar hur nytänkande fungerar. Alla jobbar i ett enda öppet utrymme utan väggar eller ens båsskärmar. Man kan jobba var man vill — tom stående. I kontoret utan statussymbotler bli ? L| resultatet det viktigaste.

Text: Ragnhild Artimo

I Enda egna ”arbetsrummet” är en hjulför sedd lådhurts för var och en — den drar man med sig till det bord eller den hörna där man den dagen vill arbeta ge organisationsväggarna

Ta en kontorsvåning. Ta bort alla väggar och dörrar. Låt bli att sätta in flyttbara mellanväggar och bås. Låt alla, också direktörerna, jobba i det öppna utrymmet. Lås dem inte vid en bestämd plats att jobba. Och radera ut de små lådorna ur organisationsplanen. Låt folk i stället roffa åt sig arbetsuppgifter så mycket de vill.

Vad får du: anarki eller arbetsglädje en Organisatoriska Byn. So en parafras på McLuhans Den

Globala Byn. Det är associationen då man gått omkring en stund på Lindström-yhtiöts huvudkontor Sörnäs Vind med Liisa Joronen.

Att hon är VD för Lindström Puhtauspalvelut Oy måste man vera — man kan nämligen inte utläsa det på dem som befinner sig i det av väggar eller skärmar helt obrutna jätterummet.

De som arbetar med dataterminal eller mikrodator noterar inte trafiken. De som talar i (trådlös) telefon ändrar inte tonläge, De som står i grupper och diskuterar fortsätter med det. och de som sitter och tänker och trissar runt pennor eller andra ting, känner sig inte behöva sätta upp en ”sysselsättningsshow”.

14/1991 F RUN

Kan det verkligen vara sant, som Liisa Joronen säger, att alla här vet att det är resultaten, inte närvaro och skenpyssel, som räknas?

Låt folk jobba!

Folk vill göra väl ifrån sig, få till stånd bra resultat. Lycklig den företagsledare som inser detta och som gör det möjligt för företagets personal att ge sitt bästa.

Inom Lindström-bolagen ställer en stor del av de anställda själv upp måen för sitt arbete inom ramen för boagets målsättningar. Det har i praktien visat sig att ribban för dessa individuella mål ligger långt högre än den skulle göra om den hade satts upp av respektive chefter — för de anställda. I klartext innebär det att mer jobb blir gjort. och blir gjort bättre. Det är också lovligt att ta initiativ till att ta på sig mer, fler eller annorlunda uppgifter än man har från tidigare. Det ger plats för individuella jobbprofiler — och individuella löner, eftersom bolagen praktiserar bonuslöner med en 10…20 procents bonusbit.

Utvärderingen av hur de individuela målen uppnåtts sker ungefär kvartalsvis med sk utvecklingssamtal — som inte förs bakom lyckta dörrar utan någonstans i det stora allarbetsutrymmet. Lindströms folk har gjort sig av med alla onödiga hemlighetsbehov.

Bolagen har skippat all arbetstidskontroll inom kontorsarbetet. Det är ju inte tiden som skall kontrolleras. utan att jobbet blir gjort.

Leder inte all denna frihet till maskning? Inte! De anställda på alla nivåer

Direktören utan rum: VD Liisa Joronen lever som hon lär, jämlikt rumslös, hänvisad till samma busutrustning som alla andra. — Utan väggar blir kommunikationen och växelverkan bättre, något alla vinner på, säger hon.

F RUN 14/199 har uppgifter som skall skötas och resultat som skall uppnås. Sättet för hur de uppnås och hur mycket tid det tar är den anställdas ensak.

Det finns inga dåliga anställda. bara dåliga chefer, har Liisa Joronen haft skamlösheten att hävda vid otaliga ledarskapsseminarier. Hemska kvinna!

Auktoritär övervakning och upprätthållandet av formalistiska och rituella krav har mera med makt än resultat att göra. Ett sådant klimat ger anställda som irriteras av denna symboliska brist på tillit — och reagerar med trots. Chefer får de medarbetare de förtjänar.

I företag där all tid går till att rita organisationslådor och stilla små och stora chefers makthunger blir det inte så mycket tid över för det enda viktiga: att göra resultat.

För att göra resultat måste företaget få rätsida på prioriteringarna.

Gallra bort skräpstatus!

Det finns en massa skräpstatus i de flesta företag. säger Liisa Joronen. Skräpstatus är all den maktrekvisita som inte har något att göra med elle bidrar till resultatet. Tvärtom ha kan på detta.

Vad är skräpstatus? Nånting i stil med skriäpaktier — Ja — i den bemärkelsen att den inte ger utdelning och inte har substans. Skräpstatus är så och så många kvadratmeter stora rum för den och den befattningen. Dubbla dörrar oc vänd Fem ”F”

Lindström-bolagens huvudkontorsrecept baserar sig på fem ”F” Ö Förändring: Organisationen lever. Den måste ha rum att röra på sig så att den inte förtvinar. Murar. väggar och bås inbjuder inte till utveckling.

9 Frihet på arbetsplatsen: Hur jobbet görs är viktigare än var. Valfrihet är ett värde i sig — men också ekonomiskt: då merparten av personalen inte har bestämd arbetsplats blir utrymmet effektivare utnyttjat av dem som är på plats. € Frihet från arbetstid: Arbetsgivaren betalar för arbetsinsats, inte närvaro. Folk har sin egen naturliga dygnsrytm. En del jobbar bäst på morgonen, andra sent på kvällen. Valfrihet är trumf.

e Frihet från statussymboler: Konceptet på Sörnäs Vind ger stark jämlikhetskänsla. Alla, också VD, jobbar i samma storrum. Och alla sköter sina egna servicefunktioner — tar kopior, skickar fax, hämtar kaffe…

e Frihet från papper är målet: Den höga datoriseringsgraden gör Sörnäs Vind påfallande pappersfri. Det frigör energi för vad som är väsentligt — då man inte behöver bläddra genom papper. arkivera, posta… Allt finns i datorminnet.

Rent hus…

forisättnin passerljus. Sekreterare som skall se till att deras chefer inte kan nås varje sig per telefon eller besöksvägen. Onödig delegering av enkla saker bederbörande tidseffektivast gör själv, men ofta anser nedsättande — som att sända ett faxmeddelande, ta en ljuskopia eller hämta en kopp kaffe. Det är dessutom nyttig motion och hämtar syre till hjärnan!

Skräpstatus handlar långt om alla de onödiga barrikader och förskansningar som chefsnivån lärt sig att betrakta som en självklar rätt.

— Den här isolationismen har inte bara en psykologiskt dålig inverkan genom att den markerar ojämställdhet — den har en direkt produktivtetshämmande effekt genom att den bromsar kommunikationen. Den innebär också att det görs en förfärlig massa onödigt arbete i företagen. Förrän man börjar permittera och friställa kan det vara skäl att gå över funktionerna i organisationen och se om det finns pengar att spara genom att syssla med produktivt i stället för improduktivt arbete. Det är den vägen verklig status skall förtjänas — varje dag.

”Hur många arbetar här?”

Sörnäs Vind — som Lindström-yhtiöts huvudkontor kallas — är byn där all jobbar och ingen är övervakare. Kommunikationen inte är någo problem. Det vägglösa kontoret ger effektiv synkontakt till alla. Man ser med en enda blick vilka som är på plats. Det är lätt att konsultera kolleger. Lätt att hantera ärenden med snabbmöten på stående fot — eller sittande i någon av de bekväma sittgrupperna.

Det är också möjligt att få avskildhet, när det känns viktigt. Här finns hörnor dit man kan dra sig tillbaka för att tänka. Eller tala i telefon — telefonerna är alla trådlösa och laddas under natten.

Datoriseringen har gjort Lindströms kontor till det praktiskt taget papperslösa kontoret. Så gott som all informations- och datahantering sker med datorterminaler eller mikrodatorer. Man har effektivt lärt sig utnyttja elektronisk post — och på den serveras varje dag en aforism och ett spartips.

Då man kommer till jobbet — och det gör de supermorgontidiga redan sextiden — tar man sin egen hjulförsedda lådhurts. kollar sitt fack för eventuell papperspost, tar sin telefon ur laddningsaggregatet, och rullar iväg till den plats där man just den dagen vill jobba — ett av de stjärnplacerade borden, ett enskilt bord eller ståplats — terminaler finns utplacerade för många olika önskemål. Har man ett längre samtal att ringa kan man ta ett träningspass på en konditionscykel medan man talar. Har man ”fiskvecka” får man komma ihåg att mata guldfiskarna i dammen — det är en ambulerande hedersuppegift.

Men det är inte värt att man försöker kalla på en sekreterare för att få

Såhär gjorde man len ville jobba i de nya utrymmena.

gen” varit i bruk runt två år.

Då Lindström-yhtiöt för fyra år sedan beslöt samla administrationen i ett nytt huvudkontor, tillsatte man idéteam som skulle uppskissera hur persona Resultatet var över 1 300 idéer och initiativ, som nästan alla (undantaget champagne i springbrunnen) har förverkligats på Sörnäs Vind.

Bara en tredjedel av personalen har bestämd arbetsplats i de öppna, helt vägg- och skärmlösa landskapen. Resten har så rörligt arbete att alla aldrig är på plats samtidigt — därför är det möjligt med ambulerande, självvalda arbetspunkter efter behov och stämning.

Papperslösheten är något Lindströms folk uppfostrat sig själva till i takt med total datorisering. Papper är en självdisciplinfråga: de flesta behövs inte, om samma sak finns i datorminnet…

Att rensa bort hela den yttre statusarsenalen med egna. avskilda rum och ”tjänare”, d v s sekreterare, är ett radikalt nytänkande som fungerat häpnadsväckande väl. Och ger angenämt utslag på kostnadssidan.

Att hela nykonceptet överhuvudtaget blev till och har fungerat tillskriver Liisa Joronen det faktum att initiativen och idéerna utgick från de anställda själva. Så genomgripande förändringar kan inte förverkligas ”befallningsvä Det är arkitekt Sari Roiho som planerat det avancerade kontoret som nu

RAO

Lindström yhtiö Ö Lindström-bolagen grundades 1848 — Lindström är faktiskt Finlands elfte äldsta företag. 9 Bolagen: Lindström Cleaner Oy inklusive Pressupalvelu, Lindström = Sitvouspalvelu Oy och snabbtvättbutikerna utgör tillsammans Lindström Puhtauspalvelut Oy. Lindström Lainatekstiili Oy inkluderar även Lindström Sairaalapalvelu Oy.

Den bit bolaget är bäst känd för i huvudstaden, tvättbutikerna. svarar idag för bara 6 procent av omsättningen — annars är storleksordningen textiluthyrning (54 proent). städning och avfallshantering (32). stortvätterier (7) och försäljning av produkter (1). Ö Antalet anställda är ca 3 600, av vilka 71 procent arbetar med städtjänster. Verksamhetsområde: hela landet. Ö Bolagens sammanlagda omsättning var senaste år 615 Mmk.

några kopior tagna eller få iväg ett fax. Det får var och en sköta själv.

Feedback ger motivation

När man själv bär huvudansvaret för sitt eget arbete känns arbetet meningsfullt. Värt att märka är att frånvarofrekvensen hos Lindström har blivit minimal sedan det nya konceptet togs i användning.

Eget ansvar betyder inte att var och en skulle operera i ett isolerat glasskåp. psykologiskt. Dynamiken i att få och ge feedback, positiv och negativ, sporrar till bättre prestationer och skapar samhörighet. Dessutom är det inte roligt att göra ett bra jobb om ingen är intresserad av hur bra det görs.

Gruppdynamiken i en så här extremt öppen kommunikationskultur skapar också sund positiv konkurrens.

— Vi har ett eget internt system för positiv feedback eller ”belöning” som det litet nedsättande heter på ledarskapsslang. Vi har priser som tilldelas för kvalitetsprestationer — och också ”citronpriser” för motsatsen. säger Liisa Joronen.

Men lika viktig som sådana företagskulturyttringar är den spontana dagliga feedbacken på hur jobbet skötts. Och, säger Joronen, där är den omedelbara feedbacken den viktigaste, den som ges nära själva händelsen. Vänta inte till årsfesten med ett erkännande! 14/1991 F RUN