Lönsamma datorer - problem för små och medelstora företag

av Ralf W Saxen Forum 1976-09, sida 20-21, 26.05.1976

Taggar: Teman: datorer

20

FORUM 9 : 76

Lönsamma datorer — problem för små och medelstora företag

Varför hyser vi en sådan respekt för datorn? Varför är v rädda att ta den i bruk?

Indignerade frågor av frustrerade datorförsäljare.

Som potentiella användare av datorerna, användare utan större resurser svarar vi: Det är så dyrt, det brukar gå snett med intäkts/kostnadskalkylerna.

Eller: Systemen håller inte vad de lovat; de är obrukbara.

=” Vi vet ätt datorindustrin är den snabbast växande industrin i dag. Dagens databehandling uppskattas uppgå till endast några procent av vad man kan vänta sig under nästa decennium; ptis/ prestanda relationen för datorer sjunker med en faktor på mer än 10 per decennium. Datorutnyttjander kommer att kosta endast en bråkdel av vad människan vid terminalen kostar. Mao, bara vi bakar på utvecklingen på ett riktigt sätt, automatiserar förnuftigt, ligger det stora potentiella kostnadsinbesparingar runt knuten. Men det är ju “förstår inte så enkelt.

Och i dag då? Vad gör vi som är små, som inte har datakunnande i företaget, inte vill anställa dyra specialister och som tycker att 10 000 mark är en jävla mängd pengar.

Ingenting kanske. Småler åt kollegan runt hörnet som satsat 350 000 mark på ett minidatorsystem som inte producerar annat en felaktiga fakturor och bristfälliga lagerrapporter. Och försöker glömma bort konkurrenten mittemot som för några fler sekiner skaffat ett komplett = orderbehandlings—faktureringslagerstyrningssystem, vilket gjort det möjligt att skära ner lagret med 15 procent, förkorta orderbehandlingsrutiner med 50 procent och möjliggjort att fakturan skickas samtidigt med varan, Eller kanske vi börjar göra kalkylera på vad vi kan uppnå? Och vad det kostar?

Litet kostnadsanalys

Grovt kan kostnaderna för genomförande av automatisering indelas i kostnader fö — maskinvar — servic — programvar — underhåll av programvar — ändring i nuvarande rutine — projektstyrning

Förhållandet mellan kostnader för maskinvara (hardware) och. programvara (software) förskjuts allt mer i riktning mot programvaran, vilken börjar vara den dominerande kostnadsposten (se fig).

SOFTWAR ol 1955 1870 1885

För att hålla programvarukostnader nere, har ett flertal leverantörer och programvaruföretag (software företag) utvecklat standardprogram vars utvecklingskostnad bärs av flere olika installationer. Självfallet är, att då man utnyttjar dessa standardlösningar ökar kostnaderna för omläggningen av befintliga rutiner. Här står man alltså inför ett balanseringsproblem, hur mycket lönar det sig att skräddarsy systemen och i vilken grad är det lönsamt att lägga om sina befintliga rutiner.

… Och intäktsanalys

Intäkterna är betydligt svårare att be räkna. Grovt kan intäkterna indelas — reduktion av personalkostnade — intäkter av effektiverad verksamhet; snabbare fakturering, mindre lager et — bättre beslutsunderlag i form av mer omfattande statistik och progno — bättre förståelse för verksamhete hos berörd personal genom själva projektet.

Marknaden

Det finns en stor mängd potentiella leéverantörer på marknaden. Vad som i 99 procent av fallen lönar sig är att gå på en sk totalleverans, eller turn-key levefrans som leverantörerna sportar med att kalla det för att det skall låta nytt och fint. Totalleverans innebär att samrma leveräntör svarar för både maskinoch programvaran. Detta innebär säkerhet och god ekonomi för oss, köparen, förutsatt att leverantören har tillräckliga resurser, såväl finansiella som personella. Inga koordineringssvårigheter uppstår och ansvarsfrågorna är klara. Styre ningen av projektet ligger i händerna på yrkesmän med erfarenhet av liknande tillämpningar, kostnaderna för projektet vet vi redan i starten.

Vad kostar då hela kakan? Ifall vi går på en standardlösning utan modifikationer kan vi i dag anskaffa ett begränsat system (maskin + programvara) med någta standardtillämpningar såsom lagerbokföring, fakturering, reskontra för mindre än 250 000, eller för en månadshyra på 5—6 000 mark. Dessa system är i allmänhet rätt begränsade och kan fordra tom stora förändringar i nuvarande praxis, men för oss ”nybörjare” antagligen det mest ekonomisk alternativet.

När vi börjar diskutera litet mer omfattande tillämpningar, helt eller delvis skräddarsydda efter våra behov rör vi oss redan i klassen en halv miljon mark och uppåt.

Några praktiska råd

När det gäller själva genomförandet av projektet, diskussioner med potentiella leverantörer och användning av konsulter är det lätt att slänga pengar i sjön ifall man inte vet vad man gör. Låt oss därför innan vi sätter i gång med vårt projekt titta på vilka aktiviteter det är lönt att syssla med, och var de värsta fallgroparna finns.

1. Först gäller det att internt bilda sig en uppfattning om vad man vill om

FORUM 9 : 197 potentiella intäkter och kostnader, så att man uppnår den mognad det behövs att lönsamt utnyttja en konsult.

2. Inkalla en konsult att gå igenom intäkts/kostnadskalkylen, grovt skissera upp systemet i samråd med och skriva offertförfrågan. Välj konsulten ifrån en organisation som har genomfört (icke håller på:att genomföra) dylika projekt.

“Gör klart för konsulten att han behöv för högst en vecka i detta skede, intäktskalkylen lönar sig icke att överarbeta, då värdena som ligger till grund är osäkra och investeringen ju i alla fall är relativt begränsad. Kostnadskalkylen kommer ju de potentiella leverantörerna att stå för genom sina offerter, däremot är de viktigt att offertförfrågan är väl utarbetad, så att offerterna verkliga är jämförbara utan tidsödande diskussioner red alla potentiella leverantörer.

3. Skicka ut ett begränsat antal offertförfrågningar om totalleveranser = till seriösa och stabila företag. Det är fullständigt meningslöst att inbegära 10—20 offerter, genomgången och diskussionerna med alla leverantörer kostar antagligen mer än skillnaderna i offerterna. Kom ihåg att programvaruföretagen ofta ger fördelaktigare offerter än själva maskinleverantörerna, ifall det icke gäller ett standardpaket.

4. Vid val av leverantör anlita konsult för 1—2 dagar, mer lönar sig inte, konsulten kostar från 1000 mark per dag och uppåt. Välj ett företag med referenser (levererade) av dylika tillämpningar även om det skulle kosta litet mer, de pengarna får man mångfallt igen i form av att systemet fungerar på utlovad tid på utlovat sätt. Handla snabbt och låt inte konsulten fördröja beslutet.

5. Följ upp projektet kontinuerligt, även om det är fråga om en totalleverans. Slå fast check-points redan i kontraktsunderhandlingarna när leverantören skall visa upp vissa resultat. Bind leveråntörens fakturering vid dessa resultat, icke vid kalendertid, Fordra att få infört en klausul om förseningsböter. Se till att leverantörer förbinder sig att underhålla programvaran. Specifisera hur leveransen skall godkännas, vilka krav den skall uppfylla. Inkalla konsulten under projektets gång endast vid akuta behov (tydliga indikationer på leveransförseningar o dyl).

6. Informera och skola egen personal i god tid.

Lönsamma datorer? Säkert, men håll tungan rätt i mun och delegera inte besluten och projektövervakningen - för långt ner i organisationen.

(Ralf W Saxen) 0

Helsingfors

Aktiva

Finansieringstillgångar Inhemska förde

Kassa och fordringar hos Finlands Bank

Fordringar hos andra banker Checkräkningskrediter

Betalningsförmedling ont Övriga finansieringstillgängar Utländska fordringar

I utländsk valuta .

I mark | Omsättningstillgångar Utländskt mynt Masskuldebrevslån —… Övriga omsättningstillgångar Investeringstillgångar Masskuldebrevslån Aktier och andelar Fastigheter och fastighetsaktier Anläggningstillgångar och övriga utgifter med lång verkningstid Aktier och andelar Fastigheter och fastighetsaktier Waskiner fn Inv Sn Fre ck ‘vriga anläggningstillgångar o utgister med lång verkningstid .

För Direktionen F. Pettersson

Månadsbalans den 30 april 1976

Passiva Främmande kapital Inhemska skulder reder 34.430,460,74 Checkräkningar … 179.433.701,94 - 5,815,955,51 Depositioner —. soser ra 1.182,236.237,46 168.635.435,91 Depositioner i utländsk vi 104.931.978,10 285.281.588,27 Skulder till Finlands Bank 218.475.398,97 1.087.001.477,07 Skulder till andra banker 10.415.122,85 257.416.972,97 Skulder till staten — ….. 1.342.307,43 20.893.811,22 Betalningsförmedling . 31.040.121,03 11.206.812,28 Övriga skulder … 23,649,582,59 Utländska skulder 50.995.866,54 I utländsk valuta . 226.991.658,61 12.271.207,70 I mark - 15.481.457;62 Räntor och övriga inkomster 55.002.164,83 2.289,189,17 Kreditförlustreserveringar 43.512,209,15 25.598.980,51 Eget kapital . 264.077,63 Aktiekapital ‘,.. 84.000.000,— Reservfonder .. 109.800.000,— « > 106.194.492,24 Skatteutjämningsfoi 1:614.210,71 ”— 3,801.839,15 Vinst från tidigare år 1.128.775,57 3:884.890,03 10.147,496,65 161.560.902,65 7.682.496,67 5.806.159,65 765.704,10 20.201.556,15 6.947.574,0 mk 2,289.154.926,86

Ansvarsförbindelser

P. Joro Kalervo Sal förereererbåterrr rates sant mk 1.918.597,248,—

För Förvaltningsrådet Lars Nygren