Personalen - varför konsulteras den inte?

av Björn Immonen Forum 1974-17, sida 16-17, 30.10.1974

Vi lever i en föränderlig värld som i all verksamhet förutsätter förmåga till anpassning och förnyelse. Dethär kräver ett kontinuerligt uppbåd av sakkunskap för att planera och förverkliga förändringar i verksamheten. Men en viktig källa till sakkunskap förbises ofta: de anställda.

Den egna personalens insats är speciellt viktig, när det gäller detaljplanerandet och förverkligandet av ett projekt efter det egentliga planeringsskedet. Nyttan av varje åtgärd blir nämligen i hög grad beroende av om man kan komma snabb i gång i full och avsedd skala.

En ofta förbisedd källa till sakkunskap i företagen:

Personalen — varför konsulteras den inte?

Driftsorganisationen

Den egna personalens sakkunskap används normalt genom förmedling av företagets driftsorganisation. I denna organisation har i princip envar en uppgift som motsvarar hans eller hennes kunnande, vetande och erfarenhet. Genom denna organisation är också rätten att besluta och skyldigheten att bära ansvar delegerad och placerad så nära som möjligt de organisationsplan som direkt svarar för verksamheten på fältet och därför också känner dettas behov.

I. driftsorganisationen finns dessutom sakkunnigorgan med stabsfunktioner, organ vilkas uppgift det är att stöda den egentliga driftspersonalen i dennas arbete.

Konsultation

En av driftsorganisationens normala uppgifter är att utnyttja konsulter utöver dem företaget självt förfogar över. Dessa utomstående konsulter företräder dels vissa specialiserade verksamhetsområden som tex juridik, revision, byggnadsteknik, dels inkallas de att bistå ledningen vid lösandet av allmänn 1 företagsekonomiska problem. Vidare har vi de för varje bransch specifika teknologiska konsulterna som kommer ifråga vid nyetableringar, företagsutvidgningar etc,

Konsultation av de anställda

Hur kommer de anställda in i bilden? Det måste anses vara ett axiom att envar a priori är expert på allt sådant som direkt hänför sig till hans eller hennes egna arbetsuppgifter. Denna expertis gäller naturligtvis också den arbetsmiljö som har med arbetsplatsen att göra. Det är därför rationellt att höra — konsultera — personalen i frågor som direkt berör dess egentliga arbetsuppgifter. En konsultation av de anställda kan i princip tänkas ske geno e direkt konsultatio e representativ konsultation.

Målet bör alltid vara direkt konsulsultation, under vilken varje individ har möjlighet att göra sin stämma hörd direkt. Den direkta konsultationen förutsätter omsorgsfulla förberedelser och detaljerad analys av de aktuella problemen. Frågorna bör kunna konkre tiseras och ställas till varje person i den form som för honom eller henne är aktuell. Direkt konsultation sker sannolikt bäst i grupper som motsvarar de på arbetsplatsen normala.

Representativ konsultation är skenbart lättare att organisera, men ingalunda lätt att få att fungera. Produktionskommittéerna representerar en möjlighet till representativ konsultation även om deras egentliga uppgift är en annan. Ofta blir slutresultatet av rent praktiska skäl en blandning av direkt och representativ konsultation.

Personalkonsultationens principer

När man vill ta i användning konsultation av personalen som ett av de medel med vilka ett företag strävar att utveckla: sin verksamhet, bör följande principer beaktas e För det första bör det vara fråga om konsultation. Ordet innebär såväl att det är fråga om att höra en sakkunnig som att det är fråga om att ansvaret förblir hos den som konsulterar.

Forum 17/74

I varje projekt blir det i något skede aktuellt att konsultera personalen. Sådana möten och intervjuer arrangeras bäst I autentisk arbetsmiljö där problemen direkt konkretiseras.

• För det andra bör målet vara, att ingen persons arbetsuppgifter eller -miljö förändras, utan att han eller hon haft tillfälle att framlägga sina egna idéer. — Petrsonen ifråga är ju sakkunnig i sitt eget ärende.

• För det tredje bör målet vara att skapa en situation, där situationen dikterar besluten — inte en enskild individ. Detta mål kan uppnås om alla som deltar i behandlingen av det aktuella ärendet är sakkunniga.

Hur sätter man igång?

En naturlig möjlighet att komma igång erbjuder klart avgränsade engångsprojekt. För dylika är det lätt att organisera nya slag av aktiviteter, som upplevs som logiska och viktiga och som upphör när projektet förverkligats.

I varje projekt blir det i något skede aktuellt att ordna direkt konsultation av personalen under olika slag av möten och/eller intervjuer. Sådana tillfällen arrangeras bäst ute på maskingolvet

Forum 17/7 kring maskinerna, där problemen konkretiseras i autentisk miljö.

Projekt som skall föras vidare kan kräva andra lösningar än direkt konsultation, speciellt när det blir fråga om åtgärder som är gemensamma för flera avdelningar. Det kan bli nödvändigt att helt basera beslutande åtgärder på en arbetsgrupps rekommendationer, eventuellt efter kompletterande intervjuer,

Från en verksamhet som till en början varit bunden till engångsprojekt kan man småningom övergå till att konsultera personalen även i andra slag av ärenden, som dock alltid bör klart specificeras. Härvid är det ofta nödvändigt att använda konsultation via representativa organ. I mindre företag eller verksamhetsenheter kan produktionskommittén vara den naturliga lösningen. I större företag blir det sannolikt aktuellt med speciella organ, tex avdelningskommittéer som arbetar under avdelningschefernas konsultationsorgan. Bland ärenden som kan vara värda permanent konsultation må nämnas maskin- och verktygsanskaffningar, mindre reparations- och utvecklingsprogram, produktionsstörningar, — metodförbättringar etc.

Målsättningen

Konsultation av de anställda är varken ett informations- eller ett företagsdemokratisystem. Aktiviteter som skenbart påminner om varandra kan ha helt olika syften, vilket i avgörande grad påverkar verksamhetens verkliga sakinnehåll och utvecklingstendenser.

Om målet med aktiviteten är att utveckla företaget från företagsekonomisk synpunkt är läget ett annat. Målet är klart: det gäller att konsultera de anställda på ett ekonomiskt försvarligt sätt för att lösa ett aktuellt problem.

Att konsultera de anställda är ett sätt av många att utveckla ett företag och ett sätt som behövs helt oberoende av hurudana företagets informationssystem är eller hurudan företagsdemokrati som där bedrivs, En sak för sig är att konsultation av de anställda samtidigt förbättrar informationen och säkerligen också bidrar till att fördjupa företagsdemokratin.

Erfarenheterna av personalkonsultation? Begränsade men i allmänhet klart positiva överallt. Förutsatt att man lyckats hålla isär konsultation och informationssystem, konsultation och företagsdemokrati, konsultation och PR-verksamhet, (Björn Immonen 17