Processer kan rädda projekt
av Kristian Hamström Forum 2007-07-08, sida 19, 30.08.2007
FORUM FÖR EKONOMI OCH TEKNIK NR 7-8 2807
ANALYS
Processer kan rädda projekt
X Önskar du, dina medarbetare eller era kunder att ert senaste affärskritiska IT-projekt ska misslyckas? Knappast…
Ändå kommer en stor del av alla systemutvecklingsprojekt inte ens nära sina mål, vare sig det är fråga om att hålla kostnaderna, tidtabellen eller de uppsatta funktionalitets- och kvalitetskraven.
Enligt analyser gjorda av bland annat Standish Group kunde endast ungefär en fjärdedel av alla de avslutade projekt som undersöktes anses vara framgångar. Varför?
Ledarskap med e-post. Att leda är att organisera framgång genom social dialog, på ett sätt som motiverar och inspirerar projektgruppen likaväl som övriga intressenter. Tyvärr tycks den gällande verkligheten i dagens teknikberoende företagsmiljöer ändå närmast vara ”management by e-mail!
Styrning och delegering sker i praktiken mest genom ett aldrig sinande desinformationsflöde av mindre eller ännu mindre viktig epost.
Efter att projektet har misslyckats är det främst ledningen som borde titta sig i spegeln, Det största problemet i helheten är antagli Kristian Hamström jobbar som konsult på företaget Qentinel Öy, som sedan starten 2002 specialiserat sig på tjänsteprodukter för testning av mjukvara. Han har över tio års erfarenhet av produktutveckling och kvalitetssäkring inom flera olika industribranscher.
”Processerna, alltså praktiska bra sätt att leda och att arbeta, borde bättre tjäna både inre och yttre kunder i deras dagliga arbete. gen svagt ledarskap överlag, inte de underställda i projektgruppen som kämpat hårt under många obetalda övertidstimmar.
Bindande kontrakt. Om kunden vet vad den vill ha och har förstått att kräva kvalitet, så får den antagligen det också.
För det första måste bägge parterna göra upp ett affärskontrakt med ekonomiska sanktioner bundna till kvalitetskrav. Dessutom behövs det någon typ av morot. Vad vinner leverantören om det färdiga systemet verkligen uppfyller kundens krav?
Det är numera helt oundvikligt att, för det andra, också göra upp ett tekniskt kontrakt (till exempel en kravspecifikation) där systemets form och funktion, icke-funktionella kvalitetsegenskaper med mera entydigt har definierats.
För det tredje bör bindande och belönande kontrakt också göras inåt, det vill säga med projektgruppen. Om de som ska utföra jobbet inte själva tror att projektet lyckas, så kommer det hela naturligtvis att misslyckas.
Praktiska arbetssätt. För att lyckas leva upp till alla kontrakt behöver projektet en sund och optimal kvalitetsstrategi. Kvalitetsstrategin är det fina ordet för alla processer, arbetsmetoder, tekniker, verktyg med mera man väljer att arbeta med just i det aktuella fallet.
Tyvärr har ordet process nuförtiden fått en aningen negativ klang. En process känns som någonting jobbigt och byråkratiskt, vilket den tyvärr är i de flesta organisationer. Processerna, alltså praktiska bra sätt att leda och att arbeta, bor de bättre tjäna både inre och yttre kunder i deras dagliga arbete.
I sista hand är det ju projekt gruppen som producerar kvaliteten och inte systemen. Människorna är fortfarande viktigare än alla processer, metoder och verktyg. Processerna borde frigöra de anställda till kreativt tänkande, inte binda dem vid upprepat och rutinmässigt dagligt pappersarbete.
Hur mycket projektbudgeten och -tidtabellen redan har överskridits är lätt att beräkna, men hur ska kunden lyckas få insyn i hur implementeringen egentligen framskrider?
Kvalitetskontroll, alltså att testa en produkt med varierande tekniker i alla faser av projektet, innebär framför allt att mäta dess färdighetsgrad och kvalitetsnivå.
Kvalitetssäkring när den är som bäst betyder sinnesfrid. Kunden har hela tiden insyn i hur projektet framskrider ur de uppställda kvalitetskravens synvinkel, Kvalitetssäkring är också riskhantering. Leverantören kan snabbt reagera på märtresultaten, göra faktabaserade beslut och skrida till korrigerande åtgärder.
Slutligen, kom ihåg att endast kvalitetssäkring kan utlokaliseras, inte kvalitet. Dessutom är kvalitet gratis. m