Projektplanering på persondator
av Hans Sandberg Forum 1988-12, sida 72-73, 25.08.1988
Projektplanering på persondator
Text: Hans Sandberg
Projektplanering på persondatorer håller på att förändra ledarskapets villkor i amerikanska förretag.
= Planerna tenderade att bli monument, som man ogärna ruckade på, säger Bob Purcell på Chase Manhattan Bank i
New York.
Den saken ändras nu med nya datorprogram som återför planeringen till projektledarens skrivbord.
ringen genomfördes på en stordato krävdes det en ingenjör för uppgiften, och rapporterna som kom ut var obegripliga för andra människor, berättar Bob Purcell, VVD för informationssystem på Chase Manhattan Bank i New York. — Och om man inte anväde stordator, tog man papper och penna till hjälp, eller väggtavlor av metall.
- femton år sedan, när projektplane — Här på Chase byggde man för sju, åtta år sedan upp Gantt-diagram på väggtavlor med hjälp av magneter. Det fanns särskilda kartrum, s k war rooms, med väggarna fulla av planer.
Michael Pascucci, MIS-direktör (MIS = Management Informations Systems) på byggbolaget Humphreys & Harding i New York, säger att man brukade kalla in konsulter utifrån för större projekt. Företaget kun de göra en stor besparing när man i januari förra året gick över till projektstyrning på persondatorer.
Det är först under de senaste två, tre åren som det dykt upp billiga och användbara datorprogram för projektledning på persondatorer. Idag finns det ett hunda tal sådana program på den amerikanska marknaden. Priset varierar mellan 35 USD upp till 8000 USD.
— Projektledningen genomgår nu en genomgripande metamorfos, säger Chip Herrington, projektledare på hög nivå inom Rockwell International, ett ledande företag inom den amerikanska försvarsindustrin. Man tillverkar bl a interkontinentala missiler. Chip Herrington har erfarenhet av proJektledning på såväl stordatorer som persondatorer.
— Förut sköttes projektledningen av specialister på planering som jobbade med stordatorer. Informationssystemen var verktyg för att rapportera och kontrollera tillståndet, inte för att planera.
Programmen för projektplaneringen är nu mer en del av den personliga miljön, vilket gör det möjligt för chefen att bli en bättre planerare. Han kan ha bättre kontroll över genomförandet av sina idéer vilket gör honom till en bättre chef.
SV STÖTDÄMPARE or
BUSSAR e LASTBILAR e
EXPORT o INHEMSKFÖRSÄLJNING: Flänsvägen 7, 00880 Helsingfor 1 12/1988 FORUN — Programmen ger en ny flexibilitet i planeringen. Om detaljer i verkligheten förändras kan vi justera planen.
Andrew Layman, som skapat, time Line från Breakthrough Software, säger att gränsen går någonstans kring 1100—1 200 uppgifter. Om man inte kan bryta sönder projektet i delprojekt, bör man sedan gå över till större datorer.
Färre assistenter
Bob Purcell på Chase Manhattan Bank använder Time Line, som är ett av de högst rankade programmen för projektstyrning på persondator.
— Ett resultat av projektplanering på persondatorer är att behovet av administraiva assistenter bantats ned, och att chefen an klara sig utan sekreterare. Han blir också mer personligt involverad i planen, säger nan. — Du kan följa saker som du tidigare inte brydde dig om att studera. Du kan konrollera verksamheten mycket mer noggrannt. Andrew Layman, som var verksam som projektledare och programmerare innan han utvecklade Time Line, säger att en fördel med persondatorn är att den är interakiv.
— Stordatorn är inte interaktiv på samma sätt som en persondator med egen bildskärm. Även om du har mycket snabba kommunikationer mellan din terminal och stordatorn, tar de tid innan du kan få omkalyleringen upp på skärmen igen:
Bob Purcell har under de senaste två åren ansvarat för att samordna verksamheten hos ett 40-tal personer i olika dataprojekt. Ändå har han inte behövt använda mer än en dag i veckan för planering.
Vid arbetet med ett program som Time Line, måste man precis som vid varje annan planering först göra klart för sig vilka uppgifterna är, vilka resurser man har, när projektet ska vara klart, resurskostnader, Oo s v. Datorprogrammet gör inmatningen av dessa uppgifter mycket enkel och sedan är det bara att sätta igång att fundera med hjälp av diagrammen.
Alternativ automatiskt
Gantt-diagrammet visar planen grafiskt. Datorn räknar med hjälp av de uppgifter den fått från användaren om resurserna är fullt utnyttjade eller ej.
Genom blinkande siffror eller särskilda linjer i diagrammet påvisas resurskonflikter. De flesta program kan sedan automatiskt ta fram en alternativ plan som löser upp eventuella knutar.
Man kan också växla över till ett annat diagram, ett histogram, som för ett par resurser åt gången visar om de är över- eller underutnyttjade.
Sådana verktyg för analys hjälper projektledaren att genom revideringar söka sig fram till en hållbar plan.
— Du kan sitta och göra alternativa analyser, säger Bob Purcell. — Vad händer
FRUN, 12/198 om jag gör så istället för så?
Det var inte praktiskt möjligt när man måste gå till datorexpertisen för att få en omkörning av programmet på stordatorn.
Speciella rapportfunktioner hjälper till att förmedla planen, eller delar av den till personalen.
Bob Purcell berättar hur han på möten först kan presentera en Gantt-karta över hela projektet och sedan distribuera utskrifter som exakt talar om för vaje inblandad vilka uppgifter, resurser och tidpunkter den har att hålla sig till.
Dessa rapportfunktioner gör det också möjligt att föja hur planen genomförs. Genom att mata in uppgifter om hur olika personer fullföljer sina uppgifter, kan man direkt på skärmen se hur hela planen påverkas. Time Line har även en inbyggd ”alarmsignal” som när man startar programmet för dagen talar om att något som borde gjorts inte gjorts.
Som all annan teknik hänger det på hur man använder den.
— En usel plan är förstås inte bättre för att den är gjord på en persondator, men det kanske är lättare att upptäcka att det är en usel plan! säger Bob Purcell.
John Schuster arbetar med tekniskt underhåll för dataföretaget Honeywell Inforrnation Systems, där det numera är ett obligatoriskt krav att upprätta planer för olika projekt.
— Det hindrar små saker från att skapa problem, säger han och tar som exempel installationer av datorsystem, där en liten planeringsmiss, en kabel som fattas, kan lega till ett misslyckande.
Attityder viktiga Men denna typ av detaljplanering kan också bli en fälla. John Schuster säger att en rigid inställning och en bristande företagskultur kan ställa till problem, om man t ex gör sina detaljerade planer utan att samarbeta med kunden. Man måste inse att det kan vara svårt att planera för vissa typer av resurser.
Chip Herrington framhåller också vikten av att ha en riktig inställning för att ma 200 e För industri, garage, lager 9 Sandwich-konstruktion, K-värde 0,38 e Tät — Snabb — Lättanvän $ Levereras hand- eller elmanövrerad
Oy Helamestarit Ab, PB 22, 02231 Esbo, tel. (90) 803613 framgångsrikt ska kunna införa denna typ av projektplanering i ett företag. Samma sak gäller i princip för planering med hjälp av stor- och minidatorer, men då är det ofta färre personer direkt inblandade än med persondatorer.
Man ska inte vänta sig snabba produktivitetseffekter om man börjar med projektplanering på persondatorer. De projektledare jag talat med ser effekterna mer i termer av bättre information och mer flexibel planering än i direkta kostnadsbesparingar.
— Det rör sig om långsiktiga investeringar där resulatet inte kommer över en natt, säger Chip Herrington på Rockwell International. — Det största problemet är träningen. Vi måste förändra inställningen (ihe mind set), förändra sättet på vilket vi driver projekt.
— När vi började med projektplanering på persondatorer här startade vi med ett litet /CBM-projekt (InterContinental Ballistic Missiles). Vi tog tag i folk och lärde dem hur man kan använda resurser bättre med planering.
— Du måste visa folk på basplanet att det är ett verktyg och inte bara någonting som man tagit fram för att kontrollera dem. Vi måste vinna över folket på användarnivån.
— En dålig planerare blir ett problem. Men det är också så att vi lättare kan upptäcka en dålig chef med hjälp av programmen för projektplanering. Vi har ett redskap för att analysera hur folk på lägre nivå sköter sig.
Inte heller Andrew Layman tror på några drastiska förändringar till följd av programmen för projektplanering. Han hoppas att de successivt ska bli ett vanligt förekommande verktyg så ait det med tiden ses som natiuligt att använda dem, precis som det idag är med kalkylprogram som Lotus 1-23.
— Genom att använda dem kan vi bespara oss många skäl till irritation och frigöra energi för de viktigaste problemen inom management, som har att göra med att folk har fel typ av jobb, fel uppgifter Oo s Vv, säger han. + - + 73