selektivitet lösenord för bättre infosystem

Selektivitet ösenord för bättre infosyste >” Enligt en undersökning bland franska industriföretag använder företagens högsta ledning och cheferna på mellannivå 70—380 procent av sin tid till informationshantering — resten av tiden avdelas för beslutsfattande och innovationsarbete. Siffrorna avviker knappast nämnvärt från motsvarande nordiska.

Av företagens omsättning används i genomsnitt 12 procent för informationshantering (det gäller tillverkande företag; för banker och försäkringsbolag är siffran givetvis kännbart högre). ADB-budgeten utgör vanligen 0,7—1,0 procent av hela kakan.

— All informationshantering på edarnivå kan givetvis inte mekaniseras och ”datoriseras”, men ofta kan det vara fruktbart att gallra ut onödigheter och rationalisera informationsflödet, säger direktör Kai Håkansson, IBM, som hållit företagsedarkurser kring dessa frågor i flera år. — En undersökning som utördes vid ett stort finländskt industriföretag för ett par år sedan gav vid handen, att företagets styrelse årligen fick motta rapporter som lagda på varann skulle ha bildat en 19 meter hög stapel — och att det verkliga infobehovet var ått 10

Företagsledningen har konkret nytta endast av en bråkdel av all information den mottar. Reste utgör en o ig och ofta tidskrävande belastning.

Denna ”information overload” kan minimeras genom att informationssystem planeras i enlighet med ledningens faktiska behov. Planeringen är företagsledarnas uppgift — inte ADB-experternas.

periodiska sammandrag å ett maskinskrivet ark. Det ger situationen i ett nötskal.

Den ofullständiga pyramide — Företagsorganisationen kan ses som en pyramid, konstaterar Kai Håkansson. — Den nedersta sektionen, den operativa nivån — omfattande såväl kontorsrutiner som produktionsfunktioner — har vanligen ett tillfredsställande dataflöde. Företagens datorisering börjar nästan undantagslöst just på den operativa nivån, genom att den karakteriseras av funktioner som lätt kan mekaniseras och automatiseras. Denna nivå är i främsta hand betjänt av data, som — för definitionens skull — är en oförädlad råvara, medan infor mation = behandlade, bearbetade data. — Följande nivå, mellannivån som beroende på företag omfattar biträdande direktörer, avdelningschefer, kanske arbetsledare, klarar sig inte med enskilda data utan behöver summan av data i form av detaljerade rapporter osv, för att sköta sina styrningsuppgifter. Också databehovet på denna nivå har i allmänhet ägnats nödig uppmärksamhet.

Pyramidens topp är olyckligt nog den mest negligerade sektionen i detta avseende. Kvantitet har dominerat över kvalitet. Företagsledningen behöver inte data en masse utan långt förädlade data, information som endast innehåller det som är väsentligt för beslutsfattande och planering. Vad som är väsentligt vet bara företagsledningen.

60-talet infons ”medeltid”

Kai Håkansson betraktar 60-talet som en mörk medeltid då många felaktiga arbetsfördelningar institutionaliserades.

Högsta ledningen (pyramidens topp) behöver långt förädlade data — funktioner av data. Mellannivån är be tjänt av summan av data — exempelvis periodiska rapporter. Den operativa nivån (pyramidens basplan) hanter ar huvudsakligen enskilda — data med omedelbar anknytning till de olika ar betsmomen

FORUM 15/7 — Allt kan inte delegeras till experter, säger Kai Håkansson, IBM. — Informationssystem måste p ras uppifrån. Ledningen känner själv bäst sitt eget behov av information.

— Delegering av arbete blev ett slags trosbekännelse, och drevs in absurdum: företagsledningen delegerade den mest kreativa biten, informationsplaneringen och -analysen, till organisationens mellannivå och till konsulter och experter, och lämnade därmed ifrån sig ett centralt styrredskap. Resultaten av denna arbetsfördelning blev ofta dåliga — och dyra. Konsulter och experter är lika illa rustade att styra utvecklingen av informationssystemen som svetsare är att konstruera fartyg. Konsulter och experter skall anlitas för att bygga upp systemen — då ledningen definierat behoven och linjerna.

— Planeringen och styrningen av informationssystemen skall alltså ske uppifrån ner — top-d own — och systemen byggas upp nerifrån uppåt — bottom-up. Inom allt flera företag har man idag börjat tillämpa den principen.

“Sex trogna tjänare… — Planeringen av informationssystemen förutsätter en kartläggning av ledningens informationsbehov — vad skall systemen täcka, vad skall lämnas bort? Intervjutekniken är härvid den säkraste metoden, även om den är tidskrävande och arbets FORUM 15/7 dryg. En allmän iakttagelse är att information av typen periodiska rapporter har större ”efterfrågan” på lägre organisationsnivåer, medan den information ledningen har nytta av ofta är av ”konverserade” karaktär: frågor och svar, men inte nödvändigtvis på realtid. Informationsbehovet på ledningsnivå opererar oftare med frågan ”Vad innebär det?” än ”Vad är det?” — och en stor del av behovet kan idag inte tillfredsställas med vad ADB-avdelningen kan leverera.

Kan och bör företagsledningen helt befrias från ADB-fostran — För att systemplaneringen till den del den tangerar datorteknik skall få realistisk utformning, måste företagsledningen ha en vision av ADB-principerna, dess möjligheter och begränsningar. Det är som med telefonen: man behöver inte nödvändigtvis veta vad den har i magen, men man får mest ut av den om man vet vad man kan och inte kan göra med den. De flesta stora datorföretag arrangerar kurser för företagsledare just med sikte på detta. Lyckligast är det att samtidigt skola alla de organisationsnivåer som har behov av att samarbeta i dessa frågor: högsta ledningen, mellannivån och företagets egna systemexperter.

/

Flera källor — riktigare bild

För att hela databilden inte skall bli endimensionell behövs data både av intern (företags) karaktär och extern karaktär — från utomstående källor.

— Utnyttjandet av externa datakällor varierar från företag till företag, intensiteten står i proportion till företagets allmänna nivå på infosystemen, konstaterar direktör Håkansson. — I allmänhet utnyttjas Statistikcentralen, gjorda marknadsundersökningar etc, och givetvis mer eller mindre systematisk feed back från företagets eventuella egna fältorganisation. Information om enskilda medborgare — som konsumenter, ansökare om kredit od — fås endast med vissa begränsningar, trots att vi inte ännu har en datalag.

— För att utnyttjandet av externa datakällor inte skall bli improviserat behövs modeller för bearbetning av dessa data. Dessa modeller måste samstämmas med företagets övrig informationssystem. OD

MOTTO

Sex trogna tjänare jag har allt bar jag lärt av dem.

De heter ”Vad?” och ”När?” och ”Var? ”Varför?” och ”Hur?” och ”Vem?” Kipling

LÄ