Sibbo vill bli framtidens kommun med hjälp av IT
av Harry Martin Forum 2009-01, sida 14-15, 29.01.2009
EN FORUM FÖR EKONOMI OCH TEKNIK NR 1 2009
DEBATT
Sibbo vill bli framtidens kommun med hjälp av IT
X Sibbo har satsat på en effektivare administration av kommunens tjänster genom det så kallade E-Sibbo-projektet. Projektet, som startade 2007 för att förbättra Sibbos möjligheter att växa till en kommun med 60 000 invånare, har nu nått implementeringsstadiet.
Projektets målsättning är att kostnadseffektivt leverera kommunens tjänster så att kommuninvånarna är nöjda med tjänsterna och inte upplever enbart byråkrati, orättvisa och löften som inte uppfylls. Kommunborna vill gärna kunna påverka sin kommun men vet inte hur de ska gå till väga.
En lösning för att ta hand om dessa problemställningar är en så kallad service desk, som samlar olika typer av service till ett och samma ställe.
Ett av huvudproblemen är att kommunerna inte tar hänsyn till invånarnas behov i tillräckligt hög grad och att kommunen därför ofta upplevs som avlägsen för invånarna. IT-systemens betydelse poängteras för att möjliggöra en effektivare kommunförvaltning, men tyvärr har inte mycket av potentialen konkretiserats.
Kommunernas totala IT-kostnader i Finland är cirka 700 miljoner euro per år. Två IT-leverantörer delar på största delen av kakan, nämligen Logica och Tieto. De är marknadsledande IT-leverantörer med
Harry Martin verkar som Senior Advisor för E-Sibboprojektet. Han har tidigare haft ansvaret för flera amerikanska IT-bolags verksamhet i Finland och Norden, som Texas Instruments, Computer Associates, System Software Associates och
Novell.
”Att få kommunborna att ställa frågor och kommunens anställda att behandla frågorna systematiskt är a och o för att öka förtroendet för kommunens verksamhet”
Kommentera debattartikeln genom att skicka mejl till adressen feedbackQforum.A.
sina applikationer, som används allmänt av kommunerna.
Pengarna används till största delen för att underhålla dessa system och stöder nödvändigtvis inte ett nytänkande och en ändamålsenlig och kostnadseffektiv utveckling av systemen för att främja verksamheten. De flesta applikationerna som Sibbo i dag använder är levererade av Logica, till exempel programmen för ansökan av dagvårdsplats och byggnadslov.
Involvera Invånarna. En del kommuner, som Lahtis, Uleåborg och Tammerfors, nämns som föregångare i utvecklingen av kommunens elektroniska tjänster. Utvecklingssatsningen där är baserad på teknisk funktionalitet och öppen arkitektur har valts som inriktning för att få integrationen av gamla system att lyckas med nya tjänsteprocesser.
Även Kunta IT, som är en del av finansministeriets verksamhet, stöder processtänkande i kommunerna och satsar på verktyg, färdiga gränssnitt och processer för att kommunerna snabbare ska komma vidare i utvecklingen av sina tjänster.
I Sibbo har utgångspunkten klart varit att betjäna kommunborna på ett jämlikt sätt och allt mera involvera dem i kommunens verksamhet.
En kommuninvånare ska kunna få likvärdig betjäning oberoende av hur han eller hon är i kontakt med kommunen: per telefon, personligt besök, e-post eller internet. Transparens, snabbhet och kvalitet är de möjligheter ett effektivt system erbjuder.
Inspiration till detta har varit utvecklingen av stödsystem bland framstående kommuner i Belgie och England. I England har andelen nöjda kommuninvånare överskridit 90 procent redan två år efter en satsning på motsvarande system. Svårigheten för Sibbo att uppnå detsamma är att leverantörer i Finland saknar erfarenhet av dylik funktionalitet för tjänsteadministration.
Val av systemleverantör. I projektupphandlingen gällde det att anpassa sig till de offentliga upphandlingsmetoderna och de möjligheter som erbjöds. Konkurrensbaserad underhandlingsmetodik valdes då den ger möjlighet att sam la information om potentiella lösningar som leverantörer kan erbjuda innan offertförfrågan slås fast. Dessutom satsade Sibbo på funktionella kravspecifikationer för att få offert på lösningar som fungerar på önskat sätt.
Även vikten på beslutskriterierna ioffertförfrågan balanserades mellan funktionella krav, pris och kvaliteten på leverantör.
Ett tjugotal företag visade intresse för Sibbos projekt och tyckte att det var ett nytt och inspirerande sätt att närma sig problematiken. Ett tiotal lämnade in en offert efter att Sibbos upphandlingsteam lyssnat på vad de kunde erbjuda.
Tietos offert vann knappt, ett i och för sig gott tecken då de tidigare enbart satsat på stora städer i huvudstadsregionen. Microsofts Digital Town Hall var det erbjudna konceptet, som nu lyder under namnet Citizen’s Service Platform. Microsoft har erbjudit många tillfällen för Sibbo att synas, i Finlandiahuset, i Dipoli och i Portugal, inför tusentals åhörare.
FORUM FÖR EKONOMI OCH TEKNIK NR 1 2009
Kommunen ska svara. Vad gör då Sibbo annorlunda? I princip är det den första delen av projektet som ger svaret på detta: systemet att behandla allmänna frågor och initiativ från kommunborna.
Att få kommunborna att ställa frågor och kommunens anställda att behandla frågorna systematiskt är a och o för att öka förtroendet för kommunens verksamhet.
Helhetsbilden är viktig för att få en nytta av systemet, det vill säga en systematisk upplevd förbättring av servicekvaliteten som stöd för tjänsterna.
Jag har lagt upp detta som ett uttalat behov för projektet: Verksamheten organiseras utgående från kommunbornas behov. Kommunen lovar svar på frågor inom utsatt tid med hänsyn till prioritet och verkan. Ansökan behandlas så att sökanden hela tiden har information om hur hanteringen av ärendet framskrider. Alla kommunbor behandlas lika oberoende av hur de sköter ärenden med kommunen.
Betydelsen av IT är att möjliggöra önskad servicekvalitet och att innovativa servicemetoder kan utvecklas.
Dagvård och byggnadslov. Den största skillnaden är att Sibbo satsar på betjäning av sina kommuninvånare, medan andra kommuner främst satsar mer på teknik för slumpmässig tjänsteleverans där det inte tagits hänsyn till kommunbornas behov.
Nästa steg i E-Sibbo är att integrera nya tjänster som berör till exempel barndagvård och byggnadslov. Redan nu finns tidsreservering för hälsovården, bibliotekstjänste “Den största skillnaden är att Sibbo satsar på betjäning av sina kommunbor, medan andra kommuner satsar mer på teknik för slumpmässig tjänsteleverans där det inte tagits hänsyn till kommunbornas behov”
Skicka din debattartikel till adressen feedbackQforum.fi. Vi publicerar äve kortare texter.
och anmälningar till medborgarinstitutet på Sibbos webbsidor.
Kartapplikationer vinner allt mer intresse, framförallt tack vare de starka expansionsplanerna i Sibbo. Förnyelsen av telefonsystemet erbjuder också en möjlighet att förbättra tjänstekvaliteten.
I E-Sibbo har helheten tagits hänsyn till. Därför ser det ut som Sibbo skulle lyckas — förutsatt att leverantörerna sköter sina roller kostnadseffektivt och enligt utsatt tidtabell.
Leverantörerna ska även ansvara för att systemet fungerar tekniskt. Sibbos ansvar ligger på att utnyttja systemets fördelar i sin verksamhet. Även test av systemet kan med fördel göras av aktiva tjänstemän på kommunen. När systemet har tagit i bruk kan kommunens verksamhet utvecklas och effektiveras genom att man proaktivt tar hand om möjliga problem.
Allt flera uppgifter kommer med systemets hjälp att kunna utföras av kommunborna. Detta underlättar kommunens arbetsbörda och minskar samtidigt flaskhalsarna. Fullmäktige som väljs i kommunalvalet erbjuds även IT-verktyg för att elektroniskt kunna sköta sina uppdrag och samtidigt kunna bidra till att kommunens elektroniska tjänster utvecklas eftersom de själva får uppleva dem.
Allt detta leder till att Sibbo utvecklas till en allt attraktivare boplats med invånaren i centrum - en kommun som med skäl kan kalla sig framtidens kommun. = 4 [=] lm 3 ö az S 3 =]