Ska ni ha kongress 1976? Börja förbereda nu!

KÖRDU, INTE JUST NU! JAG HAR LITE, SKYND: SAMT, MASTE ORDNA MW EN KONGRESS WE år 1926! H Cd

Ska ni ha kongress 1976? Börja förbereda nu 9 Planeringen för en större kongress ska helst sätta i gång tre år i förväg. Gör upp eti tidsschema redan nu.

e Avgör i ett tidigt skede vilka arrangemang ni själv (ert företag, er organisation) står för, och vad ni bör kan vill överlåta åt en professionell konggressarrangör — av vilka det gudbevars knappt finns mer än en handfull. Ni ska ha arbets- och ansvarsfördelning någorlunda klar när ni vänder er till en utomstående. Gärna också budgeten (se nedan! e Varning: Det är ingen lätt sak att ordna en kongress för en amatör på området. Tusen detaljer ska förberedas och klaffa. I många fall är det just detaljerna som ”gör” kongressen. Ta er inte vatten över huvudet! Det kan vara en bättre affär att.anlita professionell hjälp. Svårigheten hos oss är som sagt bara att få tag på bra sådan. Finland vill ju bygga upp en image av kongressland; så här skulle säkert finnas expansionsmöjligheter för serviceföretag inom denna bransch.

Forum 11/197 1. Vanligen börjar man med att tillsätta en kongress kommitté. Räkna inte med att ha någon nytta av den!

I de flesta fall består den av prominenta personer av facket som inte har tid att befatta sig med praktiska arrangemang.

Kongresskommittén är ofta ett sorgebarn, säger professionell kongressarrangörer. Dess viktigaste uppgift är att sprida statu och glans över kongressen.

2. En arbetsgrupp som i praktiken står för de praktisk arrangemangen tillsätts (före eller efter kongresskommittén).

3. Budgeten görs upp. Ta ställning till . bur många dagar, personer, föreläsare kongressen ska omatta .

e vad ska ingå i kongressavgifte + vad ska kongressdeltagarna stå för själv 9 vad ska de eventuellt bjudas p ska följeslagare beakta e vilken standard ska kongressen hålla (på hotell, kongressutrymmen, personal och service av olika slag)

Lägre prisklass behöver inte betyda lägre standard. Det finn många sätt att pressa kostnaderna. Ett exempel: om man ord nar kongress i Helsingfors i slutet av november han hotell priserna pressas med ända till 20 procent. Det kan bli billigar också under högsäsong, om man håller sig utanför de störr städerna. Men då stiger i stället ofta resekostrnaderna.

Svåraste problemet vid budgetering långt i förväg: kostnads stegringen. ”Värst är busstransporterna och Alkos prissättning säger en kongressarrangör.

4. Orten där kongressen ska hållas bestäms. Ska man

Vänd välja tätort eller inte? — ett beslut som påverkar budgete och bör fattas i samband med att den görs upp.

I vissa fall är platsvalet givet. Ni väljer Helsingfors eller någo större sta e för kongresser med över hundra deltagare (av inkvarteringsoch transportskäl e för kongresser där man önskar vid-sidan-om-progra e för kongresser med speciellt följeslagarprogram .

e för internationella kongresser, där ett dragplåster för deltagarna vanligen just är möjligheterna till sight-seeing och shopping (man räknar med att cirka 20 procent av vad en kongressdeltagare gör av med går till shopping)

Ni väljer den fridfulla och längre borta belägna kongress miljö e för inhemska kongresse + för små kongresser (av typ konferens, seminarium). Deltagarantal 30—50.

e för företagets interna kongresser, speciellt vid relativt hårt programmerade kurser = 5. Hotellfrågan avgörs; Boka minst två år i förvä (särskilt i Helsingfors)! Bristen på hotell kan stjälpa era planer.

Ta reda på att ingen annan stor kongress kolliderar med er.

Det betyder fullbokade hotell, konkurrens om kongresslokaler, om sight-seeing-turer, restauranger m m.

6 Kongressutrymmen bokas. Det måste finnas tillräckligt med sociala utrymmen. Ett auditorium räcker inte. En kongress med hundra deltagare kräver minst tvåhundrapersoners salar. Föredrag och lunch kan inte anordnas i samma utrymme. Behövs små auditorier för seminariearbete? Finns det kansliutrymme?

Krav på kongressalen: ljus, professionell och effektiv atmosfär. Det går inte att köra in deltagarna i en mörk sal, typ nattklubb, som kanske finns tillgänglig på vissa hotell. Bekväma stolar och — mycket önskvärt — bord framför deltagarna att lägga papper och göra anteckningar på. Bra ventilation och belysning, god sikt för alla.

7. Färdigt installerad teknisk apparatur i kongressutrymmena är önskvärd men inte ett måste; Det går att hyra filmprojektor, duk, overheadprojektor, flannellograf, mikrofoner och högtalare. Eventuellt kan man behöva flyttbara mikrofoner för inlägg från publiken. För avancerade internationella kongresser kan tolkningsapparatur behövas.

Ta reda på om kongresshotellets telefonväxel har tillräcklig kapacitet. Det blir en hel del in- och utgående samtal. Kontakta ortens telefonförening, och fråga om de kan dra i tillfälliga kablar. Telexapparater får ”normala” kunder kö länge för, men de ska gå att få snabbare.

8. Transporterna under kongressen ordnas. Deltagarn bokar vanligen resan till kongressplatsen själv. Men buss transport ut från Helsingfors till en annan kongressort ka falla på arrangören. Likaså rundturer i städerna, transpor från kongressal till hotell m m. Vid större kongresser kan all deltagare sällan inkvarteras i samma hotell. En värd/värdinn bör medfölja varje buss.

9. Det stora papperskriget börjar.

e Kontakta föredragshållar + Detaljprogram görs upp (ha tillräckliga tidsmarginaler! + Annonsering i fackpresse e Tryckta program med anmälningsblanketter skickas ut (I det här sammanhanget kan man ännu fråga efter deltagarnas speciella önskemål, vilka frågor de önskar ställa till föredragshållarna, om de vill göra längre inlägg under diskussionerna, om de har önskemål om program utanför kongressen etc. + Anmälningar tas emo e Föredrag och referat sänds ut på förhand till de anmäld e Lista över kongressdeltagarna sänds ut. Deltagarna bör också få namnen på kontaktman bland arrangörerna, viktig telefonnummer och adresser på kongressorten. För utlän ningar allmänt informationsmaterial om kongressorten oc landet. 10. Kongresskansliet läggs i startgroparna, tränas och förbereds. Avdela minst en person på heltid från ert företag eller er organisation lite före och under den tid kongressen pågår. Han/hon ska inte behöva sköta kongressen vid sidan av sitt vanliga arbete. Anställ ”service-minded” hjälppersonal; till internationella kongresser språkkunnig sådan (extraknäckande studenter?) Man kan behöva . sekreterare, tolkar, stenögrafer, maskinskriverskor, guider, bussvärdinnor. Kanske de delvis kan hittas i ert eget företag. I annat fall finns det byråer som står till tjänst.

Punkt tio kunde mycket väl följas av punkt elva, tolv, femton, tjugu osv. Men vi lämnar er här för att inte hamna in i en djungel av namnlappar, menuer, balanserade programtider osv. Kanske kan artikeln här nedan ge er ännu några tips. Lycka till med er kongress!

Inte bara SALT och förberedande säkerhetskonferens…

SALT: utan även PEPPAR orena 1 e De stora officiella mammutkongresserna i Finland har avlöpt bra. De har gett oss en PR-puff som kongressland. Nu vore det opportunt att följa upp utvecklingen.

9 Vi har mycket långt kvar till nivån i Bryssel, Europas i detta nu största och populäraste kongresstad. Och jämför man Europa med USA är här rena lekstugan än så länge. Men Finlands prisnivå är konkurrenskraftig — vi ligger långt under Paris och Stockholm, Europas dyraste kongresstäder.

Det är ännu märkvärdigt dåligt ställt med den service som erbjuds kongressarrangörer i vårt land. Rum och transport kan man nog boka tex via resebyrå. Men planering, budgetering, papperskrig, kongresspersonal och andra praktiska frågor faller oftast på arrangören, ett företag eller en organisation som antagligen är amatör på området. Båtkongress kan vara ett bekvämt alternativ. Man har kongressutrymmen, mat, logi och nattklubb (med billig sprit) koncentrerade till samma ställe, och speciellt under lågsäsong till fördelaktiga priser. Men en båtkongress passar bara i specialfall, för små inhemska kongresser. Utlänningar kommer inte hit för att åka båt.

Tills vidare är Hotel Marketing den enda firma i vårt land som specialiserat sig på att arrangera kongresser och konferenser utslutande för företag. Firman är för tillfället den största hotellrumsbokaren i Helsingfors, den bokar cirka

Forum 11/197 hundra rum per dag. Verkställande direktör Lars Lindblom berättar att relativt nystartade Hotel Marketing har 150—200 företag som kunder enbart i Helsingfors.

— I början såg resebyråer och hotell med misstänksamma ögon på oss, säger Lindblom. Men när beställningarna började droppa in, ändrades inställningen. Det är bara Yhtyneet Ravintolat som fortfarande varit avogt inställda — Vi önskar bara att företagen skulle kontakta oss i ett lite tidigare skede, säger Lindblom. Vi hjälper gärna t om med budgeten, om vi får vissa direktiv om prisnivå etc.

— Idealet vore att kunna erbjuda färdiga paket eller ramförslag: små eller stora kongresser, påkostade eller spartanska, långa eller korta. Så långt har vi inte kommit ännu. Sommaren är besvärlig kongresstid från arrangörssynpunkt. Hård konkurrens om hotell- och andra utrymmen. — Varför utöyttjas inte de tomma skolorna under sommaren, undrar Lindblom. Där finns ju färdigt utrustade auditorier!

Han tror på kongresser också under vinterhalvåret, med fördelen av lägre prisnivå. Att klimatet skulle betyda mycket för en kongress går han inte med på. Båtarna har han konstaterat vara svåra konkurrenter till hotellen, de ligger förmånligt i pris. Nackdelen är att man där inte kan ”gå ut på kvällen”.

Lars Lindblom anser att ju kortare kongresser, desto bättre. Det är bara specialfall, skinnauktioner t ex, som borde få dra ut på tiden. — Många hotell tror för övrigt att hela huset ska lukta hudar och skinn under en sådan kongress. Men man ser aldrig röken av skinnen. De lagras någon annanstans, och auktionerna försiggår på basen av listor och anteckningar.

Den största bristen är inte på hotellsidan, utan på personalsidan, konstaterar Lindblom. Varifrån ta personal, framför allt språkkunnig sådan? Studenter från Svenska Handelshögskolan

Forum 11/197 lär höra till de bästa tillgångarna. Ibland har hotellen personal som går i land med mera krävande uppgifter också för kongressens räkning, men de kan aldrig ägna sig helt åt den.

Några små praktiska tips åt kongressarrangörer — Reservera tillräckligt med tid utanför programmet, säger Lindblom. Ha en överraskning åt deltagarna, hur liten som helst. En välkomstdrink, en mottagning hos någon lämplig pamp, lite frukt på hotellrummet, en blomma åt damerna. Det ger en guldkant åt hela kongressen!

Gunvor Hustich, på heltid engagerad inom UNICEF, har dessutom hunnit göra sig ett namn som ”privatprofessionell” kongressarrangör. Läkarkongresser är specialiteten. Hon är inte särskilt nöjd med de kongressutrymmen som står till buds i Helsingfors, som hon bäst känner till. Finlandiahuset, hur flott det än anses, är ur många synvinklar ett miserabelt kongressutrymme, säger hon. Inget arbetsrum för något kansli, ingen plats för deltagarna att hålla sina papper på. Och Dipoli, vårt berömda kongresscentrum! Det duger om man kan isolera hela byggnaden, som man gjort vid säkerhetsförhandlingarna. Men annars finns där inga möjligheter att sluta till något kansliutrymme och ha papper i säkerhet för andra människor som rör sig i huset, Porthania vore bra, men där är nuförtiden folk hela sommaren, För små kongresser är Finska och Svenska Handelshögskolorna de bästa, tycker fru Hustich, och hoppas att Fiskartorpets nya kongresshus ska fylla verkligt höga också praktiska krav.

Personalfrågan har Gunvor Hustich ofta haft det kämpigt med. Hellre personer som kan lite sämre språk, men är hundraprocentigt setvice-minded, diplomatiska, glada och utåtriktade, " än aldrig så språkkunniga men ointresserade och långsamma människor. De bästa hittar fru Hustich lättast bland inte längre helt unga personer. O 11