Time management - att göra det viktigaste först

av Maria Planting Forum 1981-02, sida 15-16, 04.02.1981

TIME MANAGEMEN …att göra det viktigaste först

John W Humble, internationellt känd företagsledarkonsult, besökte nyligen Finland för att introducera det time management-program som han utvecklat. Han ser time management som ett sätt för företagsledningen att stressa mindre och att uppnå förbättrade resultat.

Ö Det gäller inte ett spara tid — det lyckas inte! Tiden kan inte sparas. den kan bara användas mer eller mindre väl. Time management, något klumpigt översatt till svenska som tidsstyrning, är en relativt modern disciplin som strävar till att väcka framförallt företagsledningen till insikt om att tiden är en resurs som måste allokeras på samma sätt som alla andra knappa resurser.

John W Humble, time managementstrategen framom andra, besökte nyligen Finland på inbjudan av MercuriManagement Center och föreläste för ett fyrtiotal stressade finländska företagsledare om hur man genom att vettigt planera utnyttjandet av sin tid kan förbättra resultat.

Humbles fokus är inte bara på time management som sådan. utan han ser det mera som ett medel för företagsledningen att uppnå förbättrade resultat. Hans teorier och det time managementprogram som han utarbetat, bygger på omfattande studier av företagsledare och deras tidsanvändning i ett tiotal länder runt om i världen.

FORUM 2/81

Tiden är den knappaste av våra resurser. Oberoeende av vem vi är — från högsta chefskap till lägsta nivån i hierarkin — har vi alla lika mycket av den. Obönhörligt bara 24 timmar i dygnet, även om det ibland känns som bar fyra…

En chef som inte utnyttjar sin tid väl är en dålig chef och som sådan ett dåligt exempel för sina underordnade. Mer än någonsin gäller det idag för chefen att ha kontroll över sin tid — att inte låta de ökande kraven på hans tid ta överhanden, utan att själv styra allokeringen av denna dyrbar resurs.

— Också om ett företag har väldefinierade mål, goda strategier och goda förutsättningar att göra vinst, visar det sig ofta att målen inte uppnås, säger John Humble. — En av orsakerna är att folk inte använder tiden till det som är verkligt viktigt, utan låter de brådskande ärendena få prioritet.

Från Mbo till time management

John Humble är internationellt känd företagsledningskonsult som tidigare bl a sysslade mycket med MbO- (Management by Objectives = målstyrning) frågor. En av hans böcker som utgetts också på finska behandlar MbO — ”Tavoitejohtaminen” (Ekonomia-sarja, Weilin & Göös). Två saker fick honom att alltmer koncentrera sig på time management; för det första en studie om hur stress negativt påverkar företagsledares privatliv och familjeliv och för det andra en sjukdom som han själv drabbades av för sex år sedan.

— Då jag så småningom återvände till arbetslivet efter min sjukdom kunde jag endast arbeta några timmar per dag, berättar Humble. — Jag var helt enkelt tvungen att koncentrera mig på de viktigaste sakerna och märkte till min förvåning att jag faktiskt lyckades åstadkomma mera på en halv dag än före sjukdomen på en hel dag. Kombinationen av dessa två fick mig att inse vikten av time management.

— I allmänhet kan man förbättra sin tidsanvändning bara man först inser hur man använder tiden fel. Alltid lyckas det inte, men ett första steg är att inse att tiden är en knapp resurs som man måste ha kontroll över, framhåller han.

Time log

Idag används Humbles time management-program i närmare tjugo länder. Med Albert Einsteins ord beskriver han själv sitt program: ”Allting bör göras så enkelt som möjligt, men inte enklare”.

Så alldeles enkelt är programmet iallafall inte. och en företagsledare som inte är beredd på att satsa både tid och tålamod till att lära sig handskas bättre med sin tid, göre sig ej besvär. Det gäller att vara motiverad och att ha ett verkligt behov att förbättra sin tidsanvändning om man skall få ut mesta möjliga av time management-programmet.

Grunden för förbättrad time management är en tidslog — en dagbok, om man så vill — över använd tid. Förvånansvärt få företagsledare har någonsin analyserat hur och till vad de använder sin tid och när de gör det blir de i allmänhet förvånade. Det är jobbigt att föra dagbok över varje minut, men helt nödvändigt för att man skall kunna analysera sina egna tidsproblem och sedan vidta åtgärder för att eliminera problemen.

Hur länge och hur detaljerat skall dagboken föras? En vecka, två eller en månad är inte det viktiga, huvudsaken är att man ur den kan utläsa vilka specifika problem det gäller att ta itu med. Här hjälper den lista på klassiska tidsslukare som Humble utarbetat — bla möten. telefonsamtal, oväntade besökare, delegering. för mycket att läsa. informationssökning, oklara personliga mål. personlig desorganisering, kriser mm.

De fem vanligaste problemen blan vänd 15

Vanliga tidsmönster (900 företagsledare i nio länder)

Telefonsamtal. Alltför många, alltför långa samtal. Problem med utgående

F Må Huvudsakliga tidsproblem (i viktighetsordning) samtal.

Möten. Många är onödiga, för långa och/eller dåligt ledda. Oväntade besök. Alltför många personer, kolleger och andra, tittar in utan att först meddela.

Dålig delegering. Arbete som ofta kunde göras av underordnade delegera fel eller inte ails.

i . Tidsmönster:

Kfiser. Oväntade problem avbryter eller inhiberar planerat arbete.

Företagsledare använder i medeltal! 51 timmar per vecka till -. sit jobb. Detta inkluderar & En normal arbetsvecka (fem dagar) på 48 timmar och 2 minuter. e WecFndarbete på nästan tre timmar 2 timmar och 58 minuter): € Perioder utan avbrott (exklusive tid på möten) bara 29 minutersper gån i medeltal.

Källa:

John W Humbles omfattande internationella undersökning blan företagsledare i Argentina, Österrike, Belgien, Kanada, Chile, Holland, Italien |, Storbritannien och USA.

900 företagsledare i nio länder framgår ur figuren ovan. De finländska företagsledarna rankade problemen i följande ordning: Telefonsamtal, alltför mycket att läsa, oklar organisation, oanmälda besökare, delegering och möten.

Tidslogen och den personliga problemanalysen åtföljs av ett praktiskt upplagt seminarium där man för det första lär sig att eliminera onödiga aktiviteter och för det andra att öka den sk kontrollerade tiden. Målet är att kunna kontrollera sin tid till ca 60 procent — mer än så kan vara farligt, flexibiliteten blir lidande.

Eliminera först

Första regeln för god time management är att eliminera onödigt jobb före man försöker förbättra sin tidsanvändning. Delegering är en god idé, men varför delegera jobbet åt någon annan (och således öka dennes arbete) om det helt och hållet kan elimineras? Hur många möten kunde egentligen spolas och hur mycket onödigt pappersarbete kan rationaliseras? Och hur många resor är sist och slutligen onödiga, om man tänker efter?

Ett sätt att hitta de ”onödiga” aktiviteterna är att gå igenom tidslogen och markera dem med ett stort E — Eliminera!

Företagsledningens tid kan indelas i två olika slag: Kontrollerad tid, d vs den tid som helt kontrolleras av en själv, samt svarstid, d vs den tid då man tar emot telefonsamtal. besökare och som andra mänskor får ha anspråk på.

Enligt den undersökning som Humbl 1 - gjort, är det normalt att en företagsledare har kontroll över 15—20 procent av sin tid. Det gäller att öka andelen kontrollerad tid till, låt oss säga, 50 eller 60 procent. En chef måste alltid ha tid för informell kontakt med sina kolleger och medarbetare, annars finns det risk för att han isolerar sig.

Vad kan man då göra för att öka den kontrollerade tiden? Det finns listor på hundratals små förbättringar, men huvudsaken är inte att stirra sig blind på de små förbättringarna utan att hellre koncentrera sig på några allvarliga tidsslukare.

Klara mål för den egna verksamheten är första kravet på listan över förbättringar, Är det t ex viktigare att prioritera marknadsföringen eller att söka nya finansieringskällor just idag? Valet är säkert inte lätt, men det kan hjälpa att hålla en lista över det som bör göras. Faran i att inte ha klara målliggeri att det brådskande prioriteras framom det viktiga — chefen blir en krislösare istället för företagsledare.

Delegering är nästa steg mot bättre time management. Humbles undersökning blad de 900 företagsledarna visade att de på fjärde plats bland tidsproblemen uppgav ”dålig delegering”. Osäkra chefer sitter hellre själv och gör jobbet på övertid än delegerar det åt sina underordnade. Genom att gå igenom tidslogen och målen för den egna verksamheten kan han lätt identifiera sådana arbetsuppgifter som kan och bör delegeras.

Fiende nr 1: Avbrott Avbrott i arbetet är koncentrationens och den kontrollerade tidens största

NU… GÅR JAG PÅ TUPPEN!

Konstnärens syn på time management-skolningen som lär företagsledarna att göra det viktigaste först . . .

fiende. Undersökningar har visat att en företagsledare i medeltal får jobba bara 29 minuter ostört per gång, med undantag av den tid han sitter på möten. Telefonen ringer, oanmälda besökare tittar in os v.

Då gäller det att ha eu hyggligt system för att förebygga dessa avbrott. En sekreterare är ovärdelig hjälp då det gäller att förebygga avbrott, men det finns också andra sätt. Telefonväxeln kan tex notifieras om att man vill ha en timme, två eller tre osörda, eller varför inte en stängd dörr med ”Stör ej”-lampan lysande? För varje chef finns det säkert ett sätt att förvissa sig om ett par timmars ostörd tid per dag, utan att han därför behöver isolera sig eller stöta sig med sina medarbetare.

De flesta företagsledare uppger möten som ett av sina största tidsproblem. Få av dem sitter mindre än 25 procent av sin tid på möten -— antingen informella samtal mellan två personer eller formellt sammankallade möten. Här finns goda möjligheter till udsbesparing. Varje möte bör analyseras kritiskt: Varför hålls det? Vilka resultat väntas? Vem bör delta? Vad skulle hända om mötet slopades, eller om man minskade frekvensen? Kan mötet förkortas?

Många företagsledare anser att de flesta möten antingen kan förkortas eller helt slopas, alltför många möten är ingenting annat än förspilld tid. En kritisk granskning av de formella mötena för också med sig en hälsosam attitydförändring då det gäller informella möten. En person som lärt sig begränsa de formella mötena tänker också snabbt p (Forts. på sid 25)

FORUM 2/81