Varan kommer först, dokumenten senare - enklare handelsrutiner behövs

av Ragnhild Artimo Forum 1980-09, sida 16-17, 21.05.1980

Taggar: Personer: C G Tollet Teman: handel

Varan kommer först, dokumenten senare — enklare handelsrutiner behöv — Det finns mycket att göra när det gäller att rationalisera och förenkla utrikeshandelns administrativa rutiner både internationellt och nationellt. Det enskilda företaget har en stor produktivitetsreserv i de administrativa rutinerna. För exportörerna är detta en konkurrensftaktor att beakta. Speciellt gäller det att inte bli efter, när man internationellt kommer fram till förbättringar, säger direktör C G Tollet vid Utrikeshandelsförbundet, sedan mars viceordförande för en permanent arbetsgrupp inom ECE i Genåve, som arbetar på att förenkla och förenhetliga den internatio nella handelns procedurer.

Internationellt gäller det att komma överens om förfaranden, som dels förenklar den omfattande pappersexercisen vid köp, leverans- och transport, dels gör det möjligt att övergå till automatisk dataöverföring mellan parterna i en handels- och transporttransaktion utan att nya komplikationer uppstår.

— Nationellt är det av handgriplig betydelse för förmågan att hänga med i utvecklingen och konkurrensen. Både myndigheter och privata företag bör ta de internationella arbetsresultaten ad notam, och hellre gå ett steg före än ett steg efter konkurrerande länder och firmor, säger C G Tollet.

Internationellt leds arbetet alltså av ECE, d v s Förenta nationernas Ekonomiska Kommission för Europa, där både länderna i Öst- och Västeuropa och dessutom USA och Kanada är medlemmar. En stor del av det praktiska arbetet vilar på expertis, som mobiliseras för ändamålet av de enskilda medlermsländerna nationellt. Dessutom har man fått ett relativt gott samarbete till stånd mellan ECE och andra internationella organisationer, såsom Internationella handelskammaren, Internationella standardiseringskommissionen, Tullsamarbetsrådet, Internationella sjöfartskammaren m fl. Via UNCTAD når arbetsresultaten dessutom ut till utvecklingsländerna.

I Finland tillsatte statsrådet 1974 en permanent delegation för utrikeshandelns procedur, Finpro, som underlyder handels- och industriministeriet, men har sitt sekretariat och sin ordförande — C G Tollet — på Utrikeshandelsförbundet. Finpro representerar Finland i ECEs arbetsgrupp och i det nordiska samarbetsorganet Nordipro.

16

Många viljor — gemensamma intresse — ECE-arbetsgruppen arbetar inte med samma frågor som GATT, betonar Tollet. — GATTs uppgift är att eliminera handelns restriktioner, medan ECE inriktar sig på att förenkla själva den tekniska och logiska proceduren och att minska informationsflödet till endast det oundgängliga. Ett illustrerande exempel på den informationselefantiasis ECE försöker bemästra är de siffror man här om året kom fram till vid en svensk utredning av datainnehållet i nationella dokument. Av 195 noterade data av typen leverantör, mottagare, betalningsvillkor, destination, godsbeskrivning etc inom ramen för en normal handelstransaktion upprepades 31 data sammanlagt 621 gånger under transaktionens förlopp. Detta är varken meningsfullt eller ekonomiskt.

— Så länge vi talar om vanliga dokument, är det två saker som kan göras. Man kan förenhetliga dokumenten med hjälp av en internationellt accepterad standard, och man kan koncentrera sig på den datasubstans som skall kommuniceras. Grundvalen för en enhetlig utformning av handelns dokument åstadkom ECE redan på 60-talet med en rekommendation som kallas UN Layout Key for Trade Documents. I dag ligger denna til! grund för flertalet internationella dokument, såsom för många nationella blankettstandarder, bland annat vår egen SFS 317! och den sk Finpro-mastern.

— Vad datasubstansen beträffar går arbetet ut på att analysera det faktisk databehovet, definiera de enskilda da taelementen, förenhetliga terminologin och komma överens om enhetliga kodbeteckningar. Att nå koncensus är en tids- och arbetskrävande process, säge — Enklare handelsrutiner sparar tid och kostnader och minskar risken för missförstånd, säger C G Tollet, direktör vid Utrikeshandelsförbundet och viceordförande för ECE-arbetsgruppen.

Tollet. -— Det innebär alltid att nationella intressen i någon mån står mot varandra, och att en kompromiss måste nås, som alla medlemsländer kan acceptera. I ECEs Working Party on International Trade Facilitation, som arbetsgruppen heter, är enbart fackmän involverade, vilket gör att man inte nämnvärt behöver snubbla över politiska hinder, när det gäller att komma överens. Därför har man också fått en hel del praktiska resultat till stånd.

Företagen i nyckelställnin — Här hemma i Finland har företagen i allmänhet ställt sig positivt till ECEs rekommendationer och överhuvudtaget till det arbete, som Finprodelegationen gör, säger Tollet. — Man inser, att det ligger en hel del ekonomi i förenhetligade och rationella rutiner, och att vinsten inte bara ligger i pengar, utan också i ökad snabbhet, mindre felfrekvens och därmed ökad säkerhet. Men inom det enskilda företaget är steget från principbeslut till förverkligande inte alla gånger kort. Åtgärder som förbättrar den administrativa hanteringen av tex en exportorder görs alltför ofta till en andra rangens fråga, och ändå är en affär inte slutförd förrän varan har levererats till punkt och pricka, och pengarna kommit i kassan så snabbt som möjligt.

— För företag som bedriver utrikeshandel gäller det å ena sidan att redan i kontraktskedet beakta vilken den egna informationsbördan blir inom ramen för avtalet, och å andra sidan att se om sitt hus — gallra ut onödiga rutiner och

FORUM 97/80

SCHEMA ÖVER EN KONVENTIONELL EXPORTRUTIN

ORDEABE| KRÄFTELSE

LEVERANSDIREKTI utnyttja de hjälpmedel som står till buds i dag: nationella blankettrutiner och för företaget anpassade ADB-alternativ. Ur konkurrenssynpunkt är det ödesdigert att vänta tills ”alla andra” förnyat sig i det det här avseendet.

En modell, många tillämpningar

Finpro har utarbetat blankettmasters på basen av UN Lay-out Key, som möjliggör s k samskrivning av i princip alla relevanta dokument. Ingen märklig teknisk utrustning behövs. En för ändamålet lämplig elektrostatisk kopieringsmaskin är i de flesta fall det mest praktiska hjälpmedlet, konstaterat direktör Tollet.

— Ett viktigt plus med förenklade och mindre tidskrävande handelsrutiner är förutom konkurrens- och tidsbesparingssynpunkter det faktum att de frigör exportsekreterare och annan utbildad personal för mera kreativa säljuppgifter, säger C G Tollet.

ADB Pilot-projekt

Senaste år genomförde Finpro ett ADEB-Pilot-projekt med sikte på att förbättra den nordiska beredskapen inför den internationella handelns nya kommunikationsmiljö. Nordiska Ministerrådet stödde projektet finansiellt.

—- Bakgrunden till testet var att automatisk dataöverföring blir allt aktuel FORUM 97/80

FORSEDEL

SA

SCHEMA ÖVER SAMMA EXPORTRUTIN MED SAMSKRIVNINGSTEKNIK

DIREKTIV

AVSÄND- URSPRUNGSNINGSAVI | PEVI — SPEDITIONSDIREKTIV

Antalet maskinskrivningsfaser har i exemplet reducerats från 10 till 3. Exemplet är hämtat ur praktiken.

lare inom internationell handel, dels emedan allt flera företag har ADBberedskap, och dels emedan de fysiska godstransporterna blir allt snabbare. Som ett led i det internationella utvecklingsarbetet har de nordiska handelsprocedurorganen — Danpro, Finpro, Norpro, Swepro — utfört omfattande studier och tester som rapporterats till ECE. Pilot-projektet utgjorde en del av detta fältarbete, och tog sikte på att i verklighetsmiljö och med autentiskt material testa ett öppet kommunikationssystem med användande av ECE rekommenderade data- och kommunikationsmetoder. Testet genomfördes mellan företag med olika datorutrustning och -rutiner. De deltagande företagen var Enso-Gutzeit, Polarexpress, Nokia, Finncarriers, Laivaustieto, Finnpap och Henry Nielsen. Dessutom deltog tullverket och Statens Datacentral. Testet föregicks av ett flerårigt systemarbete. Veterligen har inte ett lika mångsidigt test gjorts i något annat land.

Några av testdeltagarna har gått in för att också i fortsättningen utnyttja de ECE-rekommendationer och den metod, som användes under testet.

Vad stort sker — sker långsamt Vilka konkreta resultat har arbetet i

ECE lett till? — För det första var UN Lay-out Key en verkligt stor vinning, säger Tollet. — Dokumentbrokigheten har varit en konkret belastning för företagen.

Kostnaderna för utskrivning och hante-= ring av dokument, av vilka det behövs åtminstone 30 för varje transaktion om alla involverade parter beaktas, är mycket större än man i allmänhet inser. Också nationalekonomiskt är det en kostnad, som man har anledning att minimera. Andra ECE-rekommendationer gäller bla enhetlig godsmärkning, strukturering av meddelanden vid automatisk dataöverföring, dataelementkataloger för olika transportfunktioner, underskrift och legitimering av ADB-meddelanden och ett för närvarande aktuellt förslag till rekommendation om förenklade importprocedurer. – Avgörande för nyttan och värdet av det internationella arbetet är i vilken utsträckning rekommendationerna beaktas i praktiken. Här i Finland försöker vi göra vad vi kan för att insikten om värdet av detta arbete skall slå igenom så att det också avspeglar sig på företagsnivå — både i utrikes- och inrikeshandeln — och naturligtvis när det gäller utformningen av de officiella handelsprocedurerna i vårt land.

Ragnhild Artim 17