Vet egentligen någon vad som skrivs i företagen?

av Inger Jägerhorn Forum 1974-04, sida 40-41, 06.03.1974

Under en veckas tid undersöktes hösten 1971 den skriftliga verbala produktionen i ett handelsföretag i Helsingfors, ett av de största i.sin bransch i Finland. Den veckan producerades i företaget cirka 450 verbala texter. Därtill kom i runt tal sjuhundra datorskrivna fakturor, mellan tre- och fyrahundra ”handskrivna” fakturor, över tusen forsedlar och ett mycket stort antal listor, förteckningar och statistik av olika slag. Om jag skulle våga mig på en gissning av hur stor andel de verbala texterna utgjorde av företagets totala skriftliga produktion, vore jag böjd att tro att den i det undersökta företaget snarare var under 15 procent än över. De anställda ”skrev” flitigt, men mest siffror.

Telex framtidens affärsbrev “Det märkliga var att de affärsbrev som klassades som rutintexter inte alls behövde gå ut med posten som ett normalt brev. I själva verket var ett av de mest sensationella resultaten av undersökningen att så mycket som 50.3 procent av alla rutintexter inte sändes som brev utan som telex.

Den här siffran stämde inte alls överens med den uppfattning personalen hade före undersökningen började. I en enkät innan textmaterialer insamlades bedömdes telexmeddelandena uppgå till i genomsnitt endast 0—20 procent av textproduktionen.

Den knappa koncentrerade faktaspäcka de karaktären hos ett telex tycks åter- 40

Personalen i ett företag hade tex ingen aning om att över hälften av rutinbreven gick ut som telex. De tippade själva på högst 20 procent. Men varför skulle inte också affärsbreven följa med i kommunikationsteknikens omvälvning? Standardiserad, effektiv information i stället för utabetade fraser?

De verkligt krångliga skrivelserna författades i samma företag av personer på högsta nivå. De hade sakkunskapen. Men är det sagt att de sakkunniga alltid har språkkunskapen? Borde man bygga in verbal uttrycksförmåga i all högre undervisning? Vilka konsekvenser har utbildarna överhuvudtaget dragit av den skriftliga produktionen i moderna företag spegla kvintessensen av en utveckling som redan länge pågått inom affärskorrespondensen. Telex är de snabba transaktionernas och de otåligt väntande kundernas kanal. Varför skulle inte det traditionella affärsbrevet följa med i kommunikationsteknikens omvälvning? Och varför skulle då inte också språket förändras, om inte annat så på grund av den större kanalkostnaden, mot en kortare, mera informationsintensiv form? Genom standardisering av meddelandena försöker man ju ofta minimera kostnaderna.

Vad vet egentligen läroboksförfattarna?

Men den här utvecklingen ställer nya krav på textproducenternas utbildning. Hurudan är undervisningen i konsten att skriva affärsbrev i dag? Mera sällan redovisar författarna till läroböcker i handelskorrespondens för i vilken utsträckning de bedrivit fältstudier som skulle ge svar på t ex följande frågor — vilken är proportionen mellan rutinbrev och arbetskrävande skrivelser i praktiken — när använder företag blanketter där läroböckerna ännu lär ut individuellt stiliserade affärsbrev — hur stor andel har telex övertagit av den konventionella affärskorrespondensen? Och med vilka konsekvenser för den språkliga utformningen?

Har sådana undersökningar i större omfattning överhuvudtaget gjorts? I så fall har jag inte lyckats hitta dem.

Hellre effektiv informationsteknik än utarbetade bre Är det kanske så, att affärskorrespondensen i dag genomgår en utveckling som gör det omotiverat att lära ut normativa idealtexter och att lägga ned stor möda på språk, disposition och uppläggning?

Det är knappast ekonomiskt önskvärt att företag i allmänhet och när det gäller rutintexter satsar alltför mycket på den här typen av skrivproduktion. Kanske borde utbildningen på området läggas om från att lära in välformulerade vändningar och artighetsfraser till en effektiv informationsteknik, standardiserad och ordknapp?

På lägsta nivån skrevs oftast ingenting

Det var meningen att undersökningen bland annat skulle ge svar på frågan vem som skrev vad i företaget. De anställda delades upp i tre grupper på basen av utbildning, befattning och lön. Det visade sig att de flesta som tillhörde den lägsta nivån (majoriteten av de anställda) aldrig eller ytterst sällan överhuvudtaget producerade några som helst texter (med producera menas här

Forum 4/74

L +

Kassa ….o.n Inhemska penninginstitut Utländska fordringar:

I utländsk valuta ..

I mark

Växlar : Cbligationer Inhemska fordi Inrikes växlar . Lån . Checkräkningar Obligationer Aktier

Bankfastighefer . Övriga fastigheter …. Maskiner och invent ingsförmedling övriga tillgångar ..

Onni Särökari

För Direktionen:

SPARBANKERNAS CENTRAL-AKTIE-BANK

Balansräkning den 31 december 197 — INN Summa mk 1 773 233 131,08

Ansvarsförbindelser

Passiva: 1833 597,81 Depositioner … 109 455 378,27 547 788 260,39 Checkräkningar 45 485 684,46 Finlands Bank …… 319 967 303; ,9 39 352 799,90 Övriga inhemska pennin 1134 849,31 Depositioner 641 045 299,48 11 253,41 Checkräkningar 220 659 542,04 2 687 113,61 Utländska skulder 22 142 241,25 I utländsk valuta 16 533 503,33 163 699 632,15 I mark oo oosseessrera rs pierre nea 2 695 272,22 410 096 322,83 Inhemska skulder i utländsk valuta 12 575 194,9 36 223 551,98 Betalningsförmedling 12 492 850,81 226 654 B42,53 Övriga skulder .. 305 764 571,9 40 550 098,93 Räntor och provisioner - 6 481 515, S 47 025 535,28 fänf poster 28 000 000, 7 349 421,77 Aktiekapital 26 200 000, 10 577 348; 40 Reservfond , - 21 000 000,—

Skattebetaln fond 1600 000, 142 500 7097 22 Vinst från föregående är 213 082,7 58 300 643,70 Räkenskapsårets vinst … 3083 921; 28 14 803 871; Kr

Summa mk 1773 233 131,0 . mk 504 202 411,43

För Förvaltningsrådet:

Mattl Rank sca både författa, översätta och skriva rent). Men några anställda i denna ”lägsta” grupp var i stället mycket mera intensivt sysselsatta med skrivarbete — kvalificerat eller ej — än producenterna av de egentliga verbala texterna. I den lägsta gruppen producerades dock mest siffermaterial och tabeller av olika slag.

Det skrivs mycket, men mest siffror

I den ständiga konsumtions- och produktionsprocessen av skrivet material på ett kontor spelar sist och slutligen den verbala texten en kvantitativt underordnad roll, Siffrorna har herraväldet, och den verbala textens roll ser ut att minska oavbrutet. Vad som kanske en gång var individuellt avfattade verbala texter pressas nu mer och mer in i blanketter och krymps ihop till rationaliserade lakoniska ledord, överskrifter, varunamn, leveransvillkor o dyl i speciellt utformade blanketter.

Till en sektor av den ”skriftliga” produktionen kan naturligtvis också datorspråken räknas. Ibland är de av matematisk karaktär, ibland skenbart verbala. Deras andel har vuxit och den skriftliga information som spottas ut på de stora ”Jakanen” kan ofta vara ganska tidsödande att konsumera,

Forum 4/74

Vidar Bäckström

Rutinbrev förvandlas till blanketter

De anställda i de två högsta kategorierna utförde samtliga skrivarbete ganska ofta (= dagligen), ofta eller mycket ofta. De representerade tillsammans 20 procent av alla anställda, men de författade 40 procent av alla verbala texter. Typiskt var också att deras arbete dominerades av andra arbetsuppgifter än ren skrivproduktion.

Bland de texter som författades i de två högsta grupperna i företaget dominerade de rutinmässiga affärsbreven.

Högsta personalen skrev minst men svårast

Samtidigt fanns det bland skrivelserna i det undersökta företaget också en grupp av texter som tydligt skiljde sig från de rutinmässiga och schematiska. Det var avancerade skrivelser, som tex kunde beröra policy, planering, administration och koordinering. De var längre än rutintexterna och krävde flera omarbetningar och koncept.

Produktionen av de här specialtexterna, koncentrerades till den högsta personalkategorin, Där skrev man i genomsnitt färre texter per person än i någon annan kategori. Men där skrevs just sådana texter som svårligen någonsin komme att kunna ersättas med matematiska, grafiska eller datorkodade motsvarigheter. Helt papperslöst kommer framtidens kontor säkert inte att bli.

Går sakkunskap och språkkunskap alltid hand i hand?

Det är ofta författarens specifika sakkunskap inom ett område som gör honom lämpad att avfatta en specialtext av denna typ.

Men författaren kan inte få fram sitt budskap om han inte kan uttrycka sig klart och korrekt. Befattningshavare som ofta ställs inför att producera utredningar, rapporter, promemorior, protokoll och andra krävande skrivelser, skulle antagligen vara betjänta av en utbildning som skulle ge träning i skriftlig uttrycksförmåga, och språkriktighet.

I det undersökta företaget föreföll sakkunskap och språkkunskap att gå hand i hand. Befattningshavarna på de högsta nivåerna hade den längsta språkutbildningen och skattade i allmänhet själva sin förmåga att uttrycka sig i skrift som god. En lång utbildning ger ofta som biprodukt en ökad språklig uttrycksförmåga. Men det skulle kanske vara änn “effektivare att målmedvetet bygga i uppövande av den verbala uttrycksförmågan inom all högre utbildning. CI Inger Jägerhor 41

Affärsmagasinet Forum var år 2021 Finlands enda svenskspråkiga affärstidskrift och beskrev sig som "ett unikt magasin som riktar sig till beslutsfattare och experter inom näringslivet i Finland och Norden. Tidningen har en upplaga på 11 000, och når varje månad 27 000 läsare, i huvudsak ekonomer, ingenjörer och diplomingenjörer. Bevakningsteman inkluderar ekonomi, börs, teknik, ledarskap och arbetsliv, med reportage, profilintervjuer, livsstil och kolumner. Forum upprätthåller dessutom diskussionsforumet Affärsnätverket Forum på Linkedin, den största svenskspråkiga gruppen i Finland och en av de största på svenska på hela Linkedin. Där diskuteras trender och aktuella frågor inom näringsliv, arbetsliv och innovationer. Tidskriften utkommer med 10 nummer/år."