Beslut bygger på information och kommunikation

av Caj-Gunnar Lindström Forum 1988-13, sida 14-15, 08.09.1988

Taggar: Teman: beslut

Beslut bygger på

INFORMATION OCH KOMMUNIKATION

Strävan efter handlingsrationalitet styr det mesta av vårt organiserade handlande. Den logiska rationalitet som är kännetecknande för den ekonomiska beslutsfattaren, the economic man, försöker vi bygga in i de system, modeller och hjälprutiner som vi konstruerar såsom stöd för den praktiska beslutsfattaren. Sålunda har också problemlösningsstrategin intagit en central plats i de olika vetenskapliga disciplinernas metodlära.

i upplever det som självklart att efterVa logisk stringens och rationalitet i vårt handlande. Skulle vi någongång i efterhand bli ertappade för bristande stringens och rationalitet är vi alla något av mästare i att söka förklarande undanflykter. Den ekonomiska teorin gav oss en abstrakt modell av företaget. Värdet i denna modell ligger däri att den är enkel och koncis. Den utvecklades som en del av vidare teoribildning kring marknadsmekanismer i syfte att förklara hur prissystemet reglerar distributionen av resurser. Emedan teorin inte utvecklades för att kunna besvara frågor rörande resursallokeringar inom företaget kan vi helt enkelt inte vänta oss att teorin skall ge oss svar på dessa frågor.

Den ekonomiska teorin var inte uppbyggd som hjälpmedel för företagsledningen, Dess syfte var att underlätta analys av vidare ekonomiska och sociala problem rörande statsekonomin, internationell handel, ekoncemiska lägesbedömningar och beskattning.

En av de största svagheterna med den ekonomiska teorin är tendensen att transformera alla aktiviteter till en enda skala med mätning i monetära enheter. Trots den kritik som framförts och fortfarande framförs mot den ekonomiska teorin har den en fördel, den ger oss en utgångspunkt och en referensram som underlättar utvecklandet av och förståelsen för de lösningsmodeller som den praktiska problemlösaren behöver i sin dagliga verksamhet

Optimilösningar är förenklade

Varje teori och varje modell eftersträvar att med hjälp av ett begränsat antal faktorer beskriva och förklara en komplex verklighet sådan vi kan observera den. Vi förväntar oss av modellen att den skall medge manipulationer i syfte att generera och utvärdera olika handlingsmöjligheter för bestutsfattaren. Det är en rätt vanlig utbredd miss 1 uppfattning att modellen skulle ge en ”optimilösning”. En optimilösning och ett beslut sammanfaller endast om lösningen är en s k perfekt lösning, en lösning av en entydigt definierad mål-aktivitets-relation,

Normalt bygger modellen på förenklade antaganden om den komplexa verklighet som beskrivs och inkluderas i modellen. Begreppet optimum förlorar här sin egentliga betydelse. I bästa fall kan modellen genom modellmanipulationer ge oss ett antal acceptabla lösningar. Det konkreta valet av lösning dikteras sedan av andra omständigheter. Vi kan för enkelhets skull kalla dem politik.

Vi har idag en välutvecklad hårdvara och vi har tillfredsställande modeller och system för att styra maskindelen i ett människa-maskinsystem. Vad vi söker idag är en teori- och modellkonstruktion som hjälper människan att styra sig själv och hennes maskiner så att hon kan tillfredsställa sina förväntningar på det system till vilket hon är ansluten

Att samtidigt beakta omgivningens förväntningar och restriktioner gör konstruktiOnsuppgiften ytterligare mera komplicerad. Normalt konstruerar vi system av denna typ som entiteter till vilka vi knyter mål och aktiviteter samt dem sammanlänkande relationer. | många situationer är målen icke determinerade och beslutsfattaren blir medveten om sina preferenser först då han ser resultaten av tidigare aktivitetsprogram.

Problemen är subjektiva

Beslutsprocessen är en dynamisk process; vi söker kausalsamband och alternativa handlingsmöjligheter och vi lär oss av våra erfarenheter.

En av de väsentligaste svagheterna med dagens beslutsteori och de beslutsmodeller som vi arbetar med är att vi normalt koncentrerar vårt intresse till valet av bästa handlingsalternativ, dvs den statiska aspek ten på problemlösningen. Trots allt utgör den dynamiska aspekten det största praktiska problemet. Det är i sökprocessen som vi skall formulera mål och analysera handingsalternativ, det är här relevant information skall framtas, det är här erfarenhetsgrund behövs för att utvärdera aktiviteter.

Russel Ackoff har påpekat att problem in e existerar som objektiva situationer utan enbart som subjektiva abstraktioner. Kausalrelationerna i de problemsymptom som upplevs subjektivt måste förklaras. Förrän detta är gjort kan varje mätning som syftar ill eliminering av en inbalans endast baseras på rena gissningar. En av de väsentligaste komponenterna i problemlösningsprocessen är därför idenifieringen av problemet. Denna problemidentifiering måste rimligtvis också utgöra initieringstasen I problemlösningen. Identiieringen innebär val av symptom som analyseras.

Följande skede gäller strukturering och analys av orsakerna till de observerade symptomen. Härefter kan, om så finnes skäligt, alternativa handlingsmöjligheter utvecklas. Först härefter kan vi välja alternativ och utvärdera problemlösningen.

Symptomanalysen undervärderas

En väsentlig kritik kan riktas mot beslutsteorins, systemteorins och operationsanalysens sätt att behandla problemformuleringen. Allt för ofta finner vi i teori och metoddiskussionerna problemet givet eller formulerat i modellterminologi. Den grundläggande symptomanalysen utelämnas som tirivial eller ointressant.

Den intressanta frågeställningen och den som tillskrivs meriteringsvärde är formuleringen och utvecklingen av tekniker och algoritmer. Det är därför inte helt oväntat att operationsanalytiska modeller mottas med skepticism i praktiken. De praktiska problemen är inte formulerade så att de automatiskt passar i de OR-modeller som vi har utvecklat. Inom det problemområde, där pratikern skulle ha mest nytta av hjälp, dvs diagnosen, har vi föga att erbjuda EA komplex problemsituation måste brytas ned för att bli överskådlig och analyserbar. I de flesta beslutssituationerna i ett företag är beslutsfattaren tvungen att fatta sina beslut inom en tidsram som inte medger genomgripande analyser eller sökning efter detaljinformation.

Praktikern tvingas fatta sitt val väl medveten om att han inte känner kausalsambanden och att hans preferenser och mål är oprecist formulerade. Hans beslut blir i många fall baserade på intuition, känsla och erfarenhet. Han är hjälten som vågar fatta beslut också då endast blygsam hjälp står att finna i den modellvärld där vi så gärna uppehåller oss.

I stor utsträckning bortser den litteratur som behandlar beslutsfattande och ledning av organisationer från kunskapsfragment skapade inom den kognitiva psykologin och socialpysykologin rörande den mänskliga förmågan att tackla komplexa situationer.

I komplexa beslutssituationer synes människan falla tillbaka på stereotypa hand 13/1988 FRU lingsmönster. som en försvarsmekanism imot det komplexa. Då graden av komplexitet växer utöver handläggningskapaciteten, mätt t ex med Millers tal 7 + 2, blir människan mera konservativ och tillämpar mera subjektiva kriterier som i allt högre grad fjärmar henne från realiteten.

Rutin i stället för kreativitet

Den aktuella forskningen och utvecklingen inom datatekniken eftersträvar hjälpmedel för att bryta ned komplexiteten. Om de modeller och probilemlösningsprocesser som utvecklas inom beslutsstödande system, expertsystem och kunskapssystem inte samtidigt inkluderar den kreativa fasen i problemslösningen, dvs diagnosprocessen, kommer de att ge den praktiska beslutsfattaren endast blygsam hjälp. ! stället kan de förväntas göra honom mera konfunderad, men på ett högre plan. March och Simon hävdar att otillfredsställelse avseende existerande förhållanden stimulerar människan att söka förbättringar och att denna sökprocess pågår tills acceptabla förhållanden uppnåtts. Emellertid kan vi också konstatera, att människan, då hon exponeras för förhållanden, som gradvis förvärras, anpassar sig till den rådande situationen. Möjligheter till nytänkande uppfattas inte, problemen sväller till metaproblem och I extremfall krävs katastroflikhande händelser för att väcka till handling.

I organisationssammanhang innebär detta att medlemmarna utan intervention från ledarskap utgående från strukturer och system fäster sin uppmärksamhet vid rutiner och inte innovativt tänkande.

Den fråga vi kan ställa oss avseende innovativitet är vilken kombination av förmåga och resurser som gör det möjligt för en organisation att implementera förändringar och utvecklas. Emedan den mänskliga resursen är väsentligast för varje företag önskar jag först nämna behovet av aktiva ledare och medarbetare.

Motiverande nätverk

Vad vi behöver är företagsledare med förmåga till simultant tänkande, dvs förmåga att se och kunna utnyttja samtliga element i en beslutssituation. I stor utsträckning är detta också fråga om klimatet eller kulturen, miljön i organisationen. Genom att reducera antalet personer involverade i beslutsprocessen, reducerar företagsledningen också mängden nya idéer och utvecklandet av alternativa handlingsmöjligheter.

Häri ligger inget nytt. I början av detta sekel utvecklade Thomas Bata ett företagsledningssystem för Bata-skokoncernen i Tjeckoslovakien enligt motsvarande riktlinjer. Kännetecknande för Bata-ledningssystemet var motivationsfrämjande, utvecklandet av en entrepenörsanda bland de anställda i syfte att uppnå förståelse för produktivitet och effektivitet i företaget. Den självstyrande ledningsprincipen utformades via företagets metoder för arbetsplanering, redovisning och personifiering. Den utvecklade formen för företagsdemokrati ersattes 1948 med en annan.

Förutom aktiva ledare och medarbetare behöver företaget en social, kulturelt och

FRUN, 13/198 politisk omgivning som främjar företagets aktiviteter. Innovation innebär utvecklandet av ett nätverk som koncentrerar sina intressen på kreativitet, accepterandet och förverkligandet av idéer bland människor som är tillräckligt motiverade för att överföra idéerna i praktisk handling. Skapandet av nätverk är inte enbart en verksamhet inom företaget utan gäller även utvecklandet av symbiotiska relationer till omgivningen. Såsom en tredje faktor kan behovet av en formell och funkticnell administration nämnas. Företaget behöver medel för arbetsplanering, effektivitetsmätning och mätning av personifieringens styrka. I anslutning härtill kan nämnas behovet av ett planeringssystem som förmår se nya möjligheter såväl inom företaget som i dess omgivning och som förmår transformera de nya möjligheterna till innovationer.

Människa, organisation, maskin

Människan utgör inte enbart en av grundstenarna för organisationens tillkomst utan även själva basen för organisationens beteende. Inom organisationsforskningen byggs

Caj-Gunnar Lindströ teorier och modeller över dessa mänskliga konstruktioners struktur och dynamik.

Organisationsbeteendebegreppet har senare kommit att stå för den del av forskningen som är speciellt inriktad på att studera relationen mellan individen och organisationen t ex i form av ledarskap, kommunikation och motivation.

Relationen mellan individ och organisation har I de olika organisationsteorierna beskrivits på olika sätt. En ofta använd beskrivningsmodell, som kunde noteras som grundläggande i traditionsskapande syfte, baseras på ekonomisk rationell nytta. Där kritiken mot tänkesättet hävdat att människan är irrationell har modellens förespråkare framfört att allt beteende är rationellt. Problemet gäller blott att finna grunden för rationaliteten.

Såsom en utveckling av modellen kan vi se den beskrivningsmodell som ser relationen i politologisk mening som en maktrelation. En tredje beskrivningsmodell söker grunderna i sociala behov och känslomässiga bindningar. En fjärde utgår från aktörssynsättet och en femte från symboler som kopplingsmekanism, dvs man söker efter de djupare symboliska organisationsmönster som håller människorna samman i en

Sammandrag av ÅA-rektorn Caj-Gunnar Lindströms öppningstal vid konferensen NordDATA 88.

organisation. Man tillskriver organisationen en kulturaspekt.

I det komplicerade man-maskin-system enligt vilket vi kan beskriva dagens organiserade handlande har vi tendensiöst utvecklat maskindelen. Vi synes leva i den uppfattningen att allt teknologiskt vetande bör implementeras i teknisk verklighet oberoende av om vi känner eller inte känner till teknologins följäverkningar. Den datatekniska utvecklingen må stå som ett exempel härpå.

Vad vi till synes vägrar inse är att vi skapar nya stereotypa lösningar på det organiserade handlandet. Utan analys och förklaring av det subjektivt upplevda har standardiserade lösningsmodeller endast små möjligheter att ge konkreta lösningar på problem. Människosynen, så tirivial den ibland uppfattas, utgör det centrala elementet, grundstenen, i allt organiserat handlande. Vad det sist och slutligen rör sig om är kommunikation mellan människor.

Datorn, ett kommunikationsmedel

Människorna sänder meddelanden och data till varandra och använder idag i ökad utsträckning datorn som kommunikationsnät. Idag kan vi lagra, återvinna, överföra, mångfaldiga och distribuera information snabbare och med betydligt större omfattning än igår. Utvecklingen är snabb och går förmodligen inte att hejda. Informationstekniken påverkar snart sagt livets alla områden. Men människan har skapat de flesta indata, människan har skapat de program som styr datorn. I grund och botten har vi alltså en kommunikation mellan människor via datorer, ett förhållande som vi alltför ofta synes glömma.

I vid mening är alltså samtliga datorbaserade system kommunikationssystem eller meddelandesystem. Detta har accentuerats genom introduktionen av databaser i form av datorlagrade massdata som används i många sammanhang och som lagras i basen ofta utan att man på förhand vet exakt till vad vissa data senare kommer att användas.

Ny teknik, nya problem

Idag ställer vi stora förväntningar på informationsteknologins utveckling speciellt avseende system som undcerstöder insamling, hantering, utnyttjande och kommunikation av kunskap. Förväntningarna är i hög grad knutna till kunskapsbaserade expertsystem, som i anslutning till symbolisk informationsbehandling gör det möjligt att använda mera verksamhetsnära kunskap för beslutsfattande och problemlösning.

Genom att i detta utvecklingsarbete beakta forskningsrön inom beteendevetenskaperna och speciellt inom lingsvistiken kan vi ästadskomma system som förmår hjälpa beslutsfattaren att såväl formulera sin fortsättning på sid 1 15