Bli tidsrealist och jobba effektivare

av Heidi Backas Forum 2007-11, sida 51, 22.11.2007

Taggar: Personer: Marianne Carlson Teman: produktivitet

FORUM FÖR EKONOMI OCH TEKNIK NR 11 2808 ”En clown kan prata om svåra saker utan att förödmjuka någon. Ibland berör clownen arbetsgemenskapens smärtpunkter, men det är lättare att hantera IEI dem då de tas fram via clownens dumhet” Komiker Mona Ratalahti om clown er som pratar om välmående på arbetsplatser, Taloussanomat 19.10.

CL

HEIDI BACKAS TEXT

X Svårt att hinna med allt? Sluta drömma om att stanna tiden — lär dig stoppa tidstjuvarna i stället. Det är budskapet när stresshanteringskonsult MARIANNE CARLSON under en föreläsning lär ingenjörsföreningarna TFiF:s och DIFF:s medlemmar hur man får tiden att räcka till.

Tidstjuvarna är små ovanor som helt i onödan stjäl minuter av oss själva och kollegerna. Små sakerisig, men på en vecka märks tidsinbesparingen.

”Vi kan lova att den som förverkligar det vi föreslår under kurserna sparar åtminstone två timmar per vecka, vanligen fem-sex timmar”, säger Carlson som håller stresshanteringskurser på utbildningsföretaget IDECO BUSINESS TRAINING.

Testa själv hur mycket tid dulyckas spara in med Marianne Carlsons tips:

Hållordning. Undersökningar har visat att vi varje timme slösar fyra minuter på att leta efter borttappade papper eller försvunna filer på datorn. Skapa ett välorganiserat, enkelt och logiskt system med mappar för att undvika detta.

Marianne Carlsonjämförmedköket där allt har sin egen plats ”När du tömmer diskmaskinen lägger du inte alla kärl huller om buller på den hylla som råkar vara ledig”

Sluta spara mejl och papper “för säkerhets skull! Lita på att det man kommit överens om gäller också om man raderar ett mejl. Inte bandade vi alla telefonsamtal förut heller för att ha”bevis!

Sluta förhala. Lär dig att fatta snabba beslut och avsluta en sak innan du börjar med nästa. Stanna inför varje ny sak - mejl, papper eller andra former av ärenden. Bestäm ge > SÅ JOBBAR DU EFFEKTIVAR = Minsk rfektivar oli tidsrealist och jobba nast vad som ska göras och när. Om det går att åtgärda ärendet på två minuter, gör det medsamma. För saker som kräver mer tid än ett par minuter besluter du vad som ska göras, när det ska göras, vem som är involverad, och vem som ska informeras.

Mejletikett. Använd inte e-post som telefon — ring eller skicka sms om du kräver svar inom 15 minuter. Den reaktionshastighet man kan förvänta sig med mejl är som med brev; det jag skickar på måndag får du på tisdag, och så får jag ditt svar på onsdag.

Planera in tid för att läsa mejl. Att ständigt ”bara titta lite” vilken slags mejl som kommit slukar tid. Låt inte inkorgen bli överfull, sortera i stället mejlen i mappar enligt ämne. Mappen “diverse? finns inte.

Skriv mejl så att mottagaren genast förstår vad du vill att hon eller han ska göra. Då du ber någon om information, sätt alltid ut ett datum för när du behöver materialet.

Skicka inte kopior på mejl åt e massa personer bara till kännedom.

Välförberedda möten. Förbered dig välinför möten. Vi stjäl mycket tid av varandra då vi inte har gjort det vi lovat inför ett möte. Respektera andra mötesdeltagare: försena dig inte, och svara inte i mobilen då mötet ska börja eller under mötet.

Reservera tillräckligt med tid för mötet i din kalender. Beakta tiden det tar att ta sig till och från mötet och tid för small talk i samband med mötet. Reservera också tid för att sammanfatta det som kommit upp på mötet, vilket innebär att du bestämmer vad som ska åtgärdas, när det ska göras och vem som ska informeras.

Var tidsrealist: om ett möte slutar klockan 11 är det omöjligt att vara på nästa möte på ett annat ställe klockan 11. Lova inte en tidtabell som inte håller.

Planera mera. Reservera tid för veckoplanering, då du sammanfattar veckan och planerar vad som ska göras nästa vecka. Avsluta gärna veckan med veckoplanering på fredag eftermiddag, så kan du sedan koppla av på veckoslutet.

Gör åtminstone en viktig” sak per dag på jobbet, oberoende om den tar en halv timme eller några timmar. Resten av arbetsdagen kan gå till rutiner. Jobba i konferensrummet om du behöver koncentrera dig men har svårt att göra det i kontorslandskap.

Gör upp en tidtabell för dig själv, och kolla klockan hur bra du håller den. Tävla mot dig själv, ”får jag det här gjort på den här tiden?”

Lär dig att reservera tid för ditt eget arbete i kalendern. Ingen kommer och säger ”nu har du två timmar att koncentrera dig på det här”, den tiden måste du ta själv.