Brister i styrelsernaskoll på finanserna
av Susanne Stenfors Forum 2007-10, sida 34-36, 25.10.2007
EN FORUM FÖR EKONOMI OCH TEKNIK NR 18 2087
GALLUP
Brister i styrelsernas koll på finanserna
Styrelser som inte klart och tydligt definierar sitt informationsbehov riskerar att överhopas med information. Det gör det svårare att göra analyser och fatta beslut. En gallup som Forum låtit utföra visar att styrelserna i över 60 procent av de största bolagen i Finland inte har definierat vilken typ av finansiell information de vill att bolagets operativa ledning ska leverera.
SUSANNE STENFORS/INTERPERSONA TEXT
X Styrelsens roll har lyfts fram i rampljuset under de senaste åren, speciellt till följd av kraven på bättre corporate governance. Den nya aktiebolagslagen har också klarare definierat styrelsens ansvar. För att effektivt uppfylla sin roll bör styrelsen ha tillgång till relevant, analytisk samt användarvänlig finansiell och operativ information.
Envviktig fråga är om styrelsemedlemmarna får den finansiella och operativa information de behöver för att överväga olika alternativ och fatta väl genomtänkta beslut. Andra viktiga aspekter är om styrelsemedlemmarna får informationen i andra hand eller om de har direkt tillgång till den person som ansvarar för att informationen sammanställs, och om de får hjälp med att förstå vad som ligger bakom siffrorna.
För att få svar på dessa frågor gjorde konsultbolaget INTERPERSONA en undersökning för FORUM FÖR EKONOMI OCH TEKNIK. Enkäten riktade sig till ekonomidirektörerna i de 450 största finländska bolagen, varav 73 svarade på enkäten. Svarsprocenten var 16.
Målet med undersökningen var att fastställa hur aktivt styrelsemedlemmarna engagerar sig i den finansiella och operativa information de får, sett ur ekonomiledningens synvinkel. Ekonomidirektören har en centra roll i produktionen av den information som stöder styrelsens beslutsfattande.
Undersökningen visar att förhållandet mellan ekonomiledningen och styrelsen inte alltid reflekterar denna centrala roll.
Få direkta kontakter. Företagen blir allt mer komplexa och deras omvärld förändras i en allt snabbare takt. Därför är det viktigt för styrelsen att ha tillgång till information som ger en klar och analytisk bild av verksamheten, dess resultat och framtida prognoser.
”Majoriteten av styrelserna engagerar sig inte aktivt i den information de får.”
Behöver styrelsen direkt tillgång till ekonomiledningen? Kanske inte, men möjligheten att utan dröjsmål få tilläggsinformation och förklaringar direkt av ekonomiledningen torde gagna speciellt de externa styrelsemedlemmarna.
Majoriteten (64 procent) av de svarande säger att ekonomidirektören eller ekono michefen ansvarar för föredragandet av den finansiella informationen på styrelsens möten. Av dessa deltar drygt hälften (54 procent) istyrelsens alla möten, de flesta dock utan att vara medlem, medan 20 procent deltar enbart då finansiella frågor diskuteras. Utanför de formella mötena säger sig enbart 44 procent ha en regelbunden eller sporadisk direkt kontakt med både interna och externa styrelsemedlemmar.
Undersökningen visar också att kontakten mellan ekonomidirektören och styrelsens medlemmar är mer begränsad i börsbolagen än i icke-listade företag. Ekonomidirektören presenterar den finansiella informationen enbart i42 procent av börsbolagen. Endast 25 procent av börsbolagens ekonomidirektörer har regelbunden eller sporadisk kontakt med både interna och externa styrelsemedlemmar utanför de formella mötena — och 25 procent närmast med revisionsutskottets medlemmar.
Bristande engagemang? Om styrelsen inte klart definierar sitt informationsbehovriskerar den att drunknaisifferinformation som är svår att analysera och dra slutsatser av. Det ta kan göra helhetsbilden oklar, speciellt för de externa styrelsemedlemmarna, som EH
FORUM FÖR EKONOMI OCH TEKNIK NR 18 2807 ”Undersökningen visar att kontakten mellan ekonomidirektören och styrelsens medlemmar är mer begränsad i börsbolag än i icke-listade företag.”
Vem ansvarar formellt för föredragandet av finansiell information på styrelsens möten me 5190 CFO/EkonomiRE direktö 2990 V 13 20 Ekonomichef 790 Övrig
I vilken mån har styrelsen uttryckt sina förväntningar vad gäller tillgången till finansiell information 4520 Endast allmänna krav på information, utan detaljerade specifikationer 2596 Tydliga direktiv om
H dT vilken typ av information EN ochi vilken omfattnin 17 20 Inte definiera 13 20 Definierat detaljerat, men endast i enskilda fall
Hur bedömer Ni styrelsemedlemmarnas kompetens att analysera operativ och finansiell analytisk information 3520 Allmänt taget mycketbra kompeten 3354 Kompetensen varierar mellan medlemmarna 30 20 Allmänt taget är
IH kompetensen acceptabel 29/0 Inte särskilt bra
Om Ni har ansvar för föredragandet av finansiell information för styrelsen, vilket är ert förhållande till styrelsen 4720 Deltaristyrelsens möten, inte medlem 2084 Deltar när styrelsen behandlar ekonomiskafrågo 11 9/2 Presenterar ekonomisk information via revisionsutskotte 720 Ordinarie medle 15920 Övrig
Har ni också ansvar för att tillgodose styrelsen med operativ information 65 20 Nej, vd:n ansvarar för dett 229 J 13 20 Nej, den operativa chefen (eller motsvarande person) ansvarar för detta
Har styrelsens krav på operativ och/eller finansiell information förändrats under de senaste fem åren 40 20 Ökat en aning 25969 Ökatmärkbart när det gäller omfattninge 16 20 Ökat märkbart, både gällande omfattning och
H analy 10 2/0 Har inte ökat, men jag har leverat mer information på eget initiati 9 Yo Styrelen har i regel fått samma typ av information under de senaste fem åren
Har Ni direkt kontakt med styrelsens medlemmar i frågor som berör styrelsen utanför styrelsens möten ms 3290 Sporadisk 27549 Närmast med styrelsens interna medlemma 22 20 Nej/ytterst sällan 1220 Regelbundet med styrelsens externa och intern medlemmar 790 Närmast med revisionsutskottets medlemmar
Om ja, hur omfattande och analytisk operativ information kräver styrelsen 60 20 Grundläggande information om verksamheten samt enkla analyser 2084 Omfattande och detaljerad information,
IH – meninte särskilt analytisk 13 20 Inga specifika krav. Jag leverar operativ information på eget initiati 720 Mycket omfattande och analytisk information om alla aspekter av verksamheten
Konsul en iFinland le konomidirektörer
EHN FORUM FÖR EKONOMI OCH TEKNIK
EH reserverar några dagar i månaden för ett bo lag. Ett informationsöverflöd kan också göra det svårare för styrelsen att fokusera på rätta frågor.
En klar majoritet (62 procent) säger att styrelsen inte har definierat sitt informationsbehov alls eller enbart generellt bett om information, utan att ge närmare anvisningar gällande format och omfattning. Detta gäller även börsbolagen. Är det då upp till ekonomidirektören, kanske i samråd med vd, att avgöra vilken finansiell information styrelsen får? För den ekonomidirektör som inte sitter med på styrelsens möten kan det vara svårare att avgöra vilken information som bäst stöder styrelsen i dess beslutsfattande.
Viktig operativ information. Styrelsen behöver också operativ information för att förstå verksamheten, dess risker, framgångs Annons Ahola
Transport
NR 18 280 faktorer, och så vidare. Enbart 22 procent av de svarande har ansvar för att förse styrelsen med operativ information, och majoriteten (60 procent) av dessa producerar enbart grundläggande data om verksamheten med enkla analyser. I majoriteten av bolagen (65 procent) ansvarar vd:n för sammanställandet av operativ information till styrelsen. Detta gäller även i börsbolagen.
Utgående från styrelsens frågor och visat intresse anser majoriteten (65 procent) av de svarande att styrelsemedlemmarna har en god eller tillräcklig kompetens att analysera och ifrågasätta finansiell och operativ information. Dock kan man fråga sig om kompetensnivån utvärderats med utgångspunkt iden information styrelsen i dag får? Enligt undersökningen är informationen inte speciellt detaljrik eller analytisk.
Då majoriteten av styrelserna inte klar ”I börsbolagen har endast 25 procent av styrelserna definierat sitt informationsbehov definierat sitt informationsbehov är det givet att kraven på information inte förändrats mycket i dessa bolag under de senaste fem åren. I 40 procent av bolagen har styrelsens krav på information märkbart ökat vad gäller omfattningen. Enbart i 16 procent av bolagen har styrelsen också krävt en mer analytisk information.
Styrelsemedlem kan ställas till svars. Majoriteten av styrelserna engagerar sig inte aktivt i den information de får. Det gäller även för börsbolagen, där enbart 25 procent av styrelserna klart definierat sitt informationsbehov och en lika stor andel krävt mera omfattande och analytisk information under de senaste fem åren.
Den nya aktiebolagslagen torde leda till att styrelserna engagerar sig mer kring den information som medlemmarna får. Kravet på omsorgsfullhet i beslutsfattandet och den så kallade “Business Judgement Rule” förutsätter att styrelsemedlemmarna kan påvisa att de varit tillräckligt omsorgsfulla och beaktat bolagets bästa i sitt beslutsfattande.
Risken att en styrelsemedlem ställs till svars för ett beslut han eller hon gjort är kanskelliten, men bevisbördan ligger på styrelsemedlemmen då så sker. Man kunde därför förvänta sig att styrelsen vill ha mera omfattande och analytisk information än tidigare som stöd för sitt beslutsfattande.
Liten ändring efter ny lag. Det nya kravet på en solvenstest i samband med vinstutdelningen torde också få styrelsen att kräva en mera analytisk finansiellinformation. Av aktiebolagens ekonomidirektörer säger dock 90 procent att den nya aktiebolagslagen inte harlett till utökade informationskrav från styrelsen.
Varje styrelsemedlem har en skyldighet att utveckla sin kunskap och hålla sig å jour med utvecklingen både inom bolaget och i dess omvärld. Den enskilda styrelsemedlemmen bör också försäkra sig om att han eller hon har fått tillräcklig information som stöd för enskilda beslut. Undersökningen visar att det är dags för styrelsen i majoriteten av de finländska bolagen att göra en grundlig inventering av den finansiella och operativa information de får. m Skribenten är konsult på Interpersona.