En grundregel för kontorsrutinerna: dokumentera!

Taggar: Teman: kontor

FORUM 15 » 76

FORUM 15 - 76

En grundregel för kontorsrutirxrna: dokumentera!

Måste administrativ rationalisering alltid innebära anskaffning av ett stort och dyrbart ADB-system?

Finns det enkla och billiga knep att göra kontoret effektivare, utan omfattande investeringar?

FORUM har talat med två personer om de här frågorna: konsulten Olli Heinonen, som inte är specialiserad just på AR (administrativ rationalisering) utan snarast är ”generalist” och har många ickeortodoxa åsikter om välsignelsen av att använda blyertspenna och rutigt papper. Och Matti Kuusela, kontorsrationaliseringschef på ett storföretag, som har mycket praktisk erfarenhet av hur det är att peta igenom kontorsrutiner för att utarbeta nya effektivare system — och framför allt har erfarenhet a hur man får genomförandet att lyckas.

En grundregel för att rutinerna ska löpa: dokumentera! Också på små företag lönar det sig att skriftligen registrera hur rutinerna.-sköts. Det är mekanisering av minnet. Det klarlägger sakerna.

Det ineffektiva kontoret

Hur ser ett ineffektivt kontor ut? Hu märker en utomstående att det inte funkar? Vilka är de första signalerna?

Olli Heinonen: — Erfarna rationaliserare säger: ”Det hör man”. Så länge allt rullar som det ska, är stämningen lugn och man har en känsla av framåtskridande. I ett ineffektivt kontor förekommer en massa störningar. Det är panik, människor som springer, kommunikationerna är klart överbetonade, atmosfären överhettad. Någon skriker i telefon. Det finns en massa ”saker som måste klaras upp”, och dessa kommer alltid som överraskningar för vederbörande.

Impulsen till rationalisering

Varifrån kommer impulsen till administrativ rationalisering? Är det inom företagsledningen man vanligt vis märker att något är på tok? Eller börjar det ”på golvet”, småsaker krånglar till sig och sedan sprider sig kaoset uppåt genom organisationen?

Matti Kuusela: — Impulsen kommer då företaget börjar analysera sin verksatmhet. Den allmänna trenden är att kostnaderna blir fastare och de fasta kostnaderna ökar.

— Impulsen kommer när man konstaterar att den där kontorsfunktionären man nyss anställde — utan att fråga om det verkligen behövdes — kostar företaget lågt räknat 50 000 mark i lön, och att en försäljare måste sälja för hundratalstusen mark för att få denna lönekostnad betald.

Och då är administrativ rationalisering det område där man kan finna de största inbesparingsmöjligheterna?

Det finns en skämtsam om också obe haglig slogan: hälften av de anställda ska bort och andra hälften sättas i arbete! Grymt men ofta sant.

I Finland lär två personer behövas för att göra samma arbete som i Sverige utförs av en person. Där frapperas man av att det inte alls är samma springande och hoppande på arbetsplatserna som här. Där vet folk vad de skall göra. Det finns befattningsbeskrivningar. Alla känner spelreglerna. De finns dokumenterade. Atmosfären är lugnare. Ingen springer omkring och ”hosar”.

Hos oss är ofta ledningen värst. Direktörerna springer ”energiskt” längs korridorerna med papper.

Typiskt för kontor är att människorna uppfinner arbete åt varandra. Det uppstår en massa onödiga rutiner. Den inbyggda ojämlikheten gör att människor försöker utnyttja varandra. ”Den där människan kan jag sätta att göra något som jag själv inte gillar”.

Den efterlängtade?

Hur tas rationaliseraren emot? Är det med öppna armar av ett företag som själv vet hur dåligt det fungerar?

Experterna skakar på huvudet: vanligen är mottagandet negativt. En konsult kan spelas ut ganska snabbt från ett företag.” Och sedan konstaterar man: visst kom det en sån där konsult hit men inte fick han nånting till stånd . . . Heinonen: — En grupp som trivs med sin egen inkrökta ineffektivitet är som en dålig orkester: om dit kommer en god musiker så avskyr de honom och kastar honom helst på dörren.

Konsulten klarar sig inte utan samarbete. Han kan skapa stommen, men behöve hjälp vid utfyllnaden. Grundregeln är att konsulterna måste få sina egna system att fungera, helst känna i sitt eget skinn om de inte gör det.

Vänd!

Några enkla knep för ett effektivare konto gå på cirkulation eller be ett extra genomslagspapper i blankettsetet . Tag inte en ”extra” kopia

Lägg misslyckade kopior i spe Kontorsmaskiner (exklusive ADB e Centraliserad anskaffnin « Ändamålsenliga maskiner för olika — verksamhetspunkter (inte ciell låda (i de fall kontraktet ger toppmaskiner där de inte behövs). ersättning för sådana e Övervakning av att maskinerna 5. Varför kopierar du själv? (Kan verkligen används någon annan billigare arbets« Onödiga serviceavtal sägs upp kraft göra det? Eller en ko(ofta gamla maskiner som knappt pieringscentral? används) Varför älskar folk att ta kopior? e Kort för registrering av använd- För att det är något konkret, ett ning och fel invid varje maskin synligt resultat av ett arbete. Det (reparationskostnaderna vägs mot ger intryck av produktivitet när nyanskaffning) maskinen spottar ut kopior, lite fabrikssmak, effektivt och produktivt. Tänk om!

Brev och PM, Effektivare ordbehandling är en säljande slogan i dag. Några synpunkter + Alla papper är inte permanenta. Många behövs bara nu och här — släng dem sedan snabbt.

« Det felfria originalet har blivit en fix idé. Varför måste originalet

BV

Duplicering/kopierin e Sätt upp ett anslag vid kopieringsmaskinen av förslagsvis följande lydelse 1. Överväg om du verkligen behöver en kopia (priset per kopia anges 2. Fundera på om systemet kan ändras (tex genom låta pappere vara felfritt? Varför kan där inte finnas asterisker, kruxar och korrigeringar + Varför måste den som besvarar ett brev alltid skriva svaret på ett nytt fint brevpapper med många kopior? Varför inte använda det ursprungliga brevet för att plita ned en kommentar och returnera alltihop? e Fram för ”blixtbrev” och mera handskrivet e Använd telefon-PM. Om någon ringer i en viktig angelägenhet, gör samtidigt anteckningar och sprid notisen till dem som har intresse för saken.

o Självklart: standardisera maskinskrivningen. Det finns officiella standards. Alla brevpapper, och formulär bör utformas enligt dem.

Postning. Just i samband med postningen uppstår många kritiska ögonblick. Hela firman står på helspänn och väntar att VD skall dra det sista penndraget i sin mark nadsöversikt — för sedan är det bråttom att få den ut i’ världen.

Hela postningsproceduren fungerar ofta impulsivt. Den kan också vara överbetonad: postens öppnande blir direktörens morgonandakt.

e Inför en bestämd tidtabell för den utgående postens avhämtning inom företaget. Posten går vissa bestämda tider. Missar man turen får man snällt vänta på följande.

« Dokumentera den ankommande postens gång. Exempel -1. Sortera posten — tidningar, tidskrifter — post som skall öppnas — personligt adresserad post . Tidningarna distribueras . Personlig post distribueras Resten av posten öppnas och sorteras (tex: fakturor till kassan, orderbekräftelser till inköpsavdelningen, resten VDs sekreterare) 5. VDs sekreterare fördelar posten på avdelningarna 6. Avdelningssekreterarna delar ut posten, efter att ha ordnat den.

AM

Posten har nyligen försökt ”ratio- nalisera” sin verksamhet genom att överföra en del av sitt eget arbet på avsändarna: stora företag ombeds bunta ihop avgående post färdigt enligt postdistrikt. Företagen är kritiska, Sorteringen kräver mera utrymme, mera personal, skilda sorteringsanläggningar osv.

Redan nu har företagen övertagit en del av postens arbete genom att i hög grad använda budskickning.

Kontorsmöbler. Väljer man cellkontor eller kontorslandskap? Båda har förespråkare.

e Landskapskontoret är inte i sig själv någon lösning när det gäller att förbättra kontorsrutinerna. Det viktiga är hur kommunikationerna fungerar. Risken för misslyckande är kanske större i ett kontorslandskap.

Hos oss försöker man åstadkomma trivsel genom möbleringen. Det har gått kanske alltför mycket estetik i amerikanska kontoret är ofta ganska avskalat och kargt. Men effektivt.

Varför ska man ha det så vackert och strömlinjeformat på jobbet att det egna hemmet förlorar på jämförelsen?

Atmosfären på ett kontor ska int kontorsmöblerna. De vara alltför hemtrevlig utan just så disciplinerad att man är tvungen att jobba och inte somnar i en alltför bekväm stol.

e Standardisera möbleringen. Håll er till en enda leverantör (det sänker också kostnaderna).

Varför måste direktörerna ha finare rum än andra? Standardiseringen kan också tjäna en viss demokratisering. Räcker det inte för en tjänsteman, oberoende av lön och ställning, med ett visst antal kvadratmeter, ett skrivbord, en stol och lite förvaringsmöbler? dessutom de sk direktörsstolarna ergonomiskt de sämsta).

e Människorna kan inte standardiseras. Men arbetet kan.

Arkivering. Kräver ett helt kapitel för sig och kan bara kort beröras här.

e Den största frågan: mikrofilmning, ADB eller pappersarkivering? e Då nya rutiner uppgörs — bestäm redan i det skedet om arkiveringen.

e Vem är ansvarig för den slutliga arkiveringen e Förekommer det alltför mycket dubbelarkivering (Ofta ä 10

FORUM 15 : 7 sr — - Men system är inga evighetslösningar.

De måste leva. Redan dagens arbetarskydd motarbetar mekanik.

Var ska man börja?

Inga rationaliseringsåtgärder kan vidtas utan förberedande undersökning. Vi har alla en benägenhet för att överdriva, antingen de negativa eller positiva sidorna i ett arbete. Verkligheten kan vara häpnadsväckande annorlunda än man tror. Matti Kuusela berättar att det i hans företag klagades över att posten inte avhämtats ”på hela dagen”, eller kanske högst ett par gånger. Medan han kunde registrera upp till fjorton avhämtningar per dag.

I början ser en utomstående mest. Därför är det viktigt att företagen tar vara på åsikterna hos dem som är nya i företaget. De har ännu inte blivit nedtryckta i skorna av gamla anställda som säger att ”här lyckas nu ingenting”. De kan ännu fråga varför. Det här lämnar man ofta outnyttjat. Avskedsintervjuerna har däremot blivit lite vanligare.

Kontoret — industrialiseras allt mera. Kommer «=: arbetseffektivitetsmätningar, liknande dem i fabrikerna, också in i bilden vid sådana här förundersökningar?

Kuusela: — Man tittar på kvantiteterna, på hur länge olika arbetsmoment tar i tid, produktionen per individ. Men det går inte att göra mätningar med klockan i hand. Det är ännu så nytt med arbetsmätningar på kontor. Man får gå finkänsligt fram.

Var ligger egentligen skillnaden mellan en som stansar hålkort på kontor och en som stansar plåtskivor i en fabrik?

Kuusela: — På det känslomässiga planet. Heinonen: — En del av förklaringen kan ligga i att arbetsuppgifterna på kontor är ganska tråkiga men ändå kräver kvalificerad arbetskraft som är svår att få. Därför får man försöka ta individuella hänsyn så långt det går. Det är inte så viktigt på ett kontor att mäta handrörelserna som att mäta kommunikationerna, hur människor rör sig, hur arbetet fördelas, vilka tysta överenskommelser som uppstår.

Grovkartläggningen

Rationaliserarens ledande idé borde vara: vad skulle jag göra om det här vore mitt eget företag, om pengarna skulle tas från min egen ficka?

Sedan kommer sanningens minut. För de enda verkligt stora rationaliseringsvinsterna ligger i att minska lönekostnaderna och framför allt att motivera dessa. Varje arbetsplats som sparas in betyder för företaget i reda pengar minst två gånger lönen.

Det är framför allt de billiga arbetsplatserna som kostar. De har den lägsta förädlingsgraden. De dyra är alltid betydligt produktivare. Amerikanerna säger: En senior gör samma jobb som fem underlydande.

Avsågningsstadiet är alltså det viktigaste och där de största vinsterna kan häm Olli Helnonen: — Typiskt för kontor är att Matti Kuusela: — Det går Inte att göra mät människorna uppfinner arbete åt varandra.

ningar med klockan i handen.

tas. Sedan kommer systemarbetet, urmakararbetet. Och Olli Heinonen frågar: — Lönar det sig? En av AR-verksamhetens dåliga sidor är just att det skapas alltför fulländade och petiga system.

Varför går det snett?

Företaget vet inte alltid vad det vill ha. En utomstående konsult kan visserligen analysera situationen och göra vissa förslag på basen av sin diagnos. Men hans möjligheter att påverka genomförandet är begränsade. Han kan inte ensam göra underverk.

Var kan det gå snett, och varför?

Heinonen: — Den innersta orsaken till att en utomstående konsult misslyckas är ofta den att han inte har mage att gå in i det där stora hörnrummet i översta våningen och säga: Nu först!

Det är cheferna som skapar förebilderna. Hur den där herrn i hörnrummet beter sig, det ger återklang i hela firman.

Det är viktigt att målsättningen kommer uppifrån. Då har den bättre utsikter att gå igenom, den har tyngd. Det är en fråga om ledarstil, också.

De anställda accepterar nog Laihelakampanjer eller vadsomhelst, inen- de får inte vara impulsiva. De ska vara fortgående och systematiska. Armi Ratia säger: ledarskap är tjat. — Det stämmer precis, säger Olli Heinonen. Chefen kan inte kräva ekonomiskt tänkande av sina anställda om han inte själv går i spetsen. En företagsledare är ingen amiral som sitter och tittar långt framåt i sin tub. Det är en ytterst ekonomisk individ som arbetar, arbetar alldeles jävligt mycket.

Nyckelmänniskorna

Inställningen till administaritav rationalisering är en fråga om grundattityden: vill du åstadkomma något, eller vill du bara få tiden att gå?

Heinonen: — Det finns relativt få effektiva människor i en organisation. Det räcker inte med att endast företagsledaren är effektiv. Det måste finnas flera personer som duger som föredöme. Dem borde man sprida på inom företaget, för att sätta fart på organisationen. De är nyckelmänniskor.

Nyckelmänniskornas problem är emellertid att de inte är tillräckligt tålmodiga. De föredrar att hellre göra saker själva än att ge dem åt någon annan — för att det går så mycket snabbare.

Vad är rationellare: att samma person gör en sak från början tll slut eller att uppgifterna spjälks upp och utförs av specialiserade anställda?

Heinonen: — Här kommer AR-konsulterna och jag ofta i konflikt med var FORUM 15 : 7 “n rr — — — andra. Jag anser att folk ska göra en sak från början till slut och inte i små fragment. Det är något av andligt mord över det.

Varför vill folk arbeta ineffektivt?

Kuusela: — Men det krävs en viss skolning och mognad att ta ansvaret för en sak från början till slut. Jag gav vissa uppgifter åt en grupp unga människor och bad dem komma överens om arbetsfördelningen sinsemellan. Det blev ingenting av den saken. De bara lämnade ifrån sig arbetet, tänkte att någon av de andra skulle slutföra det. Jag blev tvungen att specificera: du sköter det och det — och om du får tid över så hjälper du den och den med hans arbete.

— Jag försöker ofta vädja: är det inte bättre att göra jobbet effektivt och sedan använda den tid som blir över till att utveckla sig själv än att offra hela dagen på halveffektivt slöarbete?

Om de billiga arbetsplatserna ska ersättas först, så leder detta utan tvekan till ökad industrialisering av kontoret. Det är de enkla jobben som lättast kan ersättas med maskiner. Men hur ofta anskaffas kontormaskinerna på ett vettigt sätt? Hur många företag faller i en försäljares skickligt spunna garn och köper en ny maskin utan att egentlige behöva den? Hur mycket känslotänkande och statustänkande finns kvar vid kontorsmaskinanskaffningen? Är impulsköpen fortfarande vanliga?

Heinonen: — ADB är superexemplet. Företag som går omkull är ofta sådana som just har övergått eller håller på att övergå till ADB. Ingen vet någonting för att systemen: inte fungerar. Många företag anskaffar sina maskiner mycket kortsiktigt. Det är typiskt för medelstora företag att om det går överraskande bra något år så störtar man iväg och köper kontorsmaskiner för att skaffa avskrivningsobjekt. Och köper många gånger en större maskin än vad som behövs, dyrare, mera komplicerad.

Kuusela: — En centraliserad inköpsfunktion förhindrar impulsköp ganska effektivt.

Experterna konstaterade att hela frågan om övergången till ADB var alltför stor för att rymmas in i den här diskussionen — också om den i mycket är representativ för företagens inställning till nyanskaffning av kontorsmaskiner.

Det papperslösa kontoret

Det papperslösa kontoret är i dag redan tekniskt möjligt. Är vi färdiga att övergå till det?

Heinonen: — Det är en synnerligen dyrbar operation. Det gäller val mellan två helt olika media. Ska människorna nås av information på papper eller elektroniskt? Det är i princip samma fråga som om räknemaskinen ska producera räkneremsa eller om det räcker med ljussignaler.

Frågan om arkiveringen är också viktig. Vad ska sparas och i vilken form? Begreppet = ”instant communication”, blixtkommunikation, breder ut sig. I Storbritannien har posten börjat sända ut börsnoteringarna via tv-rutan. = | Vilket system man än väljer så bör användaren känna till vad det kostar. Kostnad är också den tid det tar att använda ett visst system.

Människan ska alltid veta till vad hon använder sin tid, påpekar Olli Heinonen. Det finns så stora möjligheter — speciellt på kontor — att använda sin tid inproduktivt.

Deét papperslösa kontoret kommer, men långsamt. Det är inte fråga om att avskaffa alla papper, men att hindra pappersfloden från att svälla, att ta ut sådana papper som bara behövs ett ögonblick och göra dem till kortlivade meddelanden.

Helsingforsare!

Den 17—18 oktober har vi kommunalval. Då avgörs för fyra år framåt vilka som skall besluta i de frågor, som berör vår stad — oss själva. Vi skall välja flera fullmäktige än tidigare — i Helsingfors 85 mot 77 nu. Speciellt viktigt är att få in nya förmågor som kan sin sak. En oför brukad kraft är Ragnar Langhoft 9 ett tryggt Helsingfors välj Rätt Linj — medlem av Nämnden för allmänna arbeten i Helsingfors — marknadsföringsdirektör i ett ledande företag inom el-branschen — en genuin helsingfors med känsla för sin stad

Ragnar Langhoff vill verka för e ett konstruktivt politiskt samarbet 9 ett fortsatt borgerligt Helsingfor 9 kompetens framom partibok vi utnämningar L en fungerande hälsovård, så att sjukhusplatser inte som nu står tomma i brist på vårdpersona — välj Ragnar Langhoff

En pålitlig Sfp-are