Informationsarkitektur

av Kaj Arnö Forum 2013-02, sida 14-15, 21.02.2013

Taggar: Teman: kommunikation

Papper och penna må fortsättningsvis vara bra verktyg för att fånga flyktiga idéer då de uppstår, på ett blädderblock i ett mötesrum eller på klottpapper under en utflykt. Men vägen är lång före idén blir en produktbroschyr, en affärsplan, en blogg­inlaga, en snapsvisa, ett festtal. För bearbetning, spridning och arkivering av mognande information finns det mer ändamålsenlig teknik. Den här spalten är ett försök att måla upp en arkitektur för den information vi personligen skapar och använder i vårt dagliga yrkes- och privatliv, nådens år 2013, med ett stort utbud av hård- och mjukvara samt molntjänster.

Informationsarkitektur må låta högtidligt. Vad jag åsyftar är en åskådlig beskrivning av hur man lämpligen använder sin pekplatta, sin smarta telefon och sin dator. Och jag konkretiserar det till de verktyg jag använder just nu, utan att fördenskull säga att iPhone, iPad, Mac, Acrobat, Google Drive, Dropbox och Skype vore allena saliggörande tidsenliga instrument. Det mesta i den föreslagna arkitekturen har sina motsvarigheter om du kör Android, Lumia, Windows eller Ubuntu i stället.

Poängen med informationsarkitekturen jag föreslår är tudelad: Mobilitet och samarbetsvänlighet. Vi sitter inte på vår egen kammare och jobbar i ensamhet, utan vi rör på oss och vi jobbar tillsammans med andra. Våra verktyg måste stödja detta sätt att jobba, utan att vi drar på oss orimliga nätkostnader eller extra arbetsrutiner.

Sättet på vilket jag skriver dessa rader må utgöra ett exempel på hur en text blir till och hur den används då den är färdig. Jag sitter i en monter på båtmässan med min kajPad och ett löst tangentbord och benar ut en mängd grundläggande tankar som jag dels antecknat efter en löprunda för någon vecka sedan, dels grubblat på passivt under det senaste året. Texten synkas mot molnet när jag nästa gång är kopplad till ett billigt nät. iOS-appen ”Anteckningar” är någotsånär väl synkad med motsvarande tillämpning på Mac. Från Macen mejlar jag över texten som innehåll till Forums redaktion, där den layoutas och sparas på webben. Den layoutade versionen får jag också som PDF. Denna PDF-fil kopierar jag sedan också via iTunes till både pekplatta och smarttelefon, i vilka jag sedan också utan nätkontakt kan läsa eller visa dem med iBook-tillämpningen. Och det brukar alltid dyka upp spontana behov att diskutera skrivna texter efter veckor, månader eller år.

Mitt exempel rörande just den här texten finner jag allmängiltigt: De dokument vi skriver har ett begränsat värde om de endast samlar damm, virtuellt på en hårdskiva eller verkligt i en hylla. Värde har de endast om de finns tillgängliga då de behövs. Och just du själv är väl den som mest av allt kan behöva dina dokument, må det vara hemma eller på jobbet, i baren eller under bastukvällen, med kollegerna eller med kompisarna. ”Jag ska visa dig sedan någon gång” eller ”Jag mejlar dig sedan snart” är klart sämre alternativ än att du inom en minut från att tanken dykt upp har hittat dokumentet och kan visa det medan samtalsämnet ännu är aktuellt, sittandes bredvid din samtalspartner i tåget eller flyget. Då kan du genast driva saken vidare.

Exemplet med en artikel som är skriven av en person är ett specialfall. I normalfall sker samarbete under en viss tid innan dokumentet fryses för publicering, inte minst om man vill köra med de koncentriska cirklarna jag beskrev i den föregående artikeln. Då tillkommer en komponent i arkitekturen, för att stödja samarbetet: Det gemensamma dokumentet.

Gemensamma dokument kan flera personer bearbeta samtidigt, utan att ha ett obestämt antal versioner på hårddisken. En första gemensam inkarnation av ett dokument kan skapas antingen från början i Google Docs, eller med klipp-och-klistra ur en text skriven på en mobil enhet. Delar första upphovsmannen sedan dokumentet genom att inte bara ge editeringsrättigheter utan kryssar han även i rutan ”sänd innehållet per mejl”, hittar de övriga redigerarna dokumentet enkelt då de söker i sin mejlläsare. Då dokumentet nått ett mellanresultat, exempelvis då man sänder det till nästa koncentriska cirkel, tar man en PDF-utskrift och fördelar den till sin pekplatta och smarttelefon.

Ett bra sätt att dela dokumentet med kommande läsare är att ställa det till förfogande som PDF-fil över gratis-molntjänsten Dropbox. PDF (och inte Word eller Powerpoint) för alla mottagare ska kunna öppna dokumentet snabbt och enkelt, med oförändrad layout. Dropbox (och inte som en separat bilaga till mejlet) för att göra mejlet kortare och inte belasta mottagarens mejlbox med en version som kanske föråldras inom kort och kan dyka upp som vålnad vid oönskade tillfällen.

Dropbox är en bra resurs där endel kataloger på hårdskivan delas mellan användarens olika enheter eller mellan olika användare. På så sätt räcker det med att en person håller ordning och reda – allihop får automatiskt del av de andras städ- och ordningstjänster.

En konsekvent genomförd mobil- och molnarkitektur innebär att väldigt få dokument finns enbart på den egna datorns hårdskiva. I stället finns de flesta dokument på Dropbox eller i Google Drive, där de delas mellan enheter och användare, medan äldre varianter av dokumenten arkiveras på två skilda externa hårdskivor. Då är man oberoende både av molnets tillgänglighet och av enskilda hårdskivors hälsotillstånd, samtidigt som den bärbara datorns egna hårdskiva avlastas.

Min rekommendation är alltså att storstäda hårdskivan och slänga onödiga dokument, arkivera de icke-slängbara dokumenten på externa hårdskivor, och lägga dokumenten som är i aktivt bruk på Dropbox eller Google Drive samt synka dem i enkel PDF-läsbar form med läsplatta och smarttelefon. Och sedan i görligaste mån undvika både mejlbilagor och instabila filformat (PowerPoint, Keynote, Word) som visas lite hur som haver på olika datorer.

Kaj Arnö Som VP Collaboration i SkySQL Ab svarar Kaj Arnö för kommunikation och samarbete inom ett bolag med knappt 50 anställda i 15 länder. Här delar Kaj med sig av sina tankar om både tekniska och sociala aspekter på hur man bäst gestaltar dagens olika former av kommunikation.