Projektadministration stimulerar tili samarbete

Taggar: Personer: Bengt Olsson Teman: administration

Projektadministration stimulerar till samarbete

Företagen måste bygga upp en organisation där tvärkontakter och samarbete stimuleras. Styrinstrumenten för planering och kontroll måste bli effektivare. Projektadministrationen kommer att göra det möjligt att finna nya idéer, att planera projekten vid rätt tidpunkt och att genomföra dem effektivt blir ovillkorligen krav för att nå uppställda slutmål, säger VD för EF Management Consultants Bengt O I s s o n till FORUM.

FORUM: — Varje tid ställer nya krav på företagsledandet. Utgör behovet att organisera för förändring och utveckling av verksamheten exempel på detta?

SVAR: — I allt fler fall upplever vi, att nya organisationsformer erfordras för att effektivera arbetet av utvecklingskaraktär. Sammanföra de olika funktionernas aktiviteter i projekt och genomföra utvecklingsarbetet i projektgrupper.

ANLÄGGNING

MATERIAL

KAPITAL

PERSONAL

SYSTEN

Forum 4/71

FORUM: — Har företagarna inte varlt rustade att klara detta?

SVAR: — Inom anläggningstekniken har väl sådana begrepp som projekt och projektledning funnits etablerade sedan lång tid tillbaka. Inom näringslivet i övrigt har organisationsplaneringen huvudsakligen inriktats på att genomföra de löpande, orderbundna uppgifterna och inte på att stödja utvecklings ADNINISTRATION

Projektadministratlon är en organisationsform som kompletterar — basorganisationen. Tidigare tillämpades denna form enbart för byggnadsprojekt. Idag för bla produktutveckling genomförande av en marknadsplan, olika former av investeringsprojekt o sv.

1 arbetet som syftar till nya produkter, nya marknader och bättre metoder i produktion och administration. Behovet att organisera för ett intensivare och mer systematiskt utvecklingsarbete kommer nu i blickpunkten.

FORUM: — Vad är det då som karaktäriserar projektadministration och projektledning?

SVAR: — Önskemålen om en bättre måluppfyllelse är den avgörande drivfjädern. Företagen måste bygga upp en organisation där tvärkontakter och samarbete stimuleras, förbättra formerna för prioritering av de knappa utvecklingsresurserna, förbättra styrinstrumenten för planering och kontroll av utvecklingsaktiviteten etc. Om företagets slutliga mål är att stärka sin konkurrensförmåga och den vägen överleva, så kommer de krympande avstånden och det växande informationsflödet att accelerera takten, med vilken utvecklingsprojekt genomföres, Att finna nya idéer, att planera projekten vid rätt tidpunkt och att genomföra dem effektivt blir ovillkorliga krav för att nå uppställda slutmål.

FORUM: — Hur skulle en koncentrerad bild av projektorganisationen se ut?

SVAR: — För det första — nya idéer och uppslag utgör grundvalen för verksamhetens fortsatta existens. Dessa idéer uppstår inte av sig själva, utan uppträder först då ny information kombineras med kunskaper och erfarenheter, som ackumulerats i den egna verksamheten. Information kan sägas vara uppslagsgenererande endast då den når den medarbetare, vars kombination av kunskaper är väl avstämd med den nya informationen och att den nya informationen lämnas i sådan form att han reagerar.

— Sammanfattat — bättre informationsbehandling och högre utbildningskrav.

FORUM: — Finns det något annat kriterium?

SVAR: — Huvudparten av allt beslutsfattande är av ekonomisk natur, som innebär risker och chanstagande, Detta gäller inte minst beslut av utvecklings- och investeringskaraktär, där en mängd faktorer från olika informationskanaler påverkar besluten tex teknologiska förändringar, marknaden (Användbar vid förundersökning, projektplanerina, resultatredovisning etc)

Bättre — | battre utryte- Bättre or ekonomi — | 33 nisario - frn ör |räktsie föknare]

Färre personer Färre operationer Mindre tid på en operation

Mindre spilla Kortare upplärningstld

Mindre behov av skiokltgnet.

Mindre ansträngiing Mindre Jökt lälnare materiolåtsårs

Kontrollista som kan användas vid förundersökning, projektplanering, resultatredovisning.

2 utveckling, konkurrenssituationen. Det är här av vikt att inte endast sådan information som kan kvantifieras förekommer i beslutsunderlaget, utan även att data, som belyser osäkerheten avseende marknadsandelar, prisutveckling, livslängd etc tas med. För att komma till rätta med riskvärderingens problem kommer datamaskinen allt mer i blickpunkten. Sammanfattat — bättre kalkylmetoder, värdeanalysteknik, avancerad datateknik för bättre beslutsunderlag vid prioritering av alternativa utvecklingsprojekt.

FORUM: — Var kommer själva projektarbetet och organisationen in I bilden?

SVAR: — Kravet på bättre måluppfyllelse såväl avseende de långsiktiga som kortsiktiga målen innebär ett ständigt sökande efter bättre arbetsformer och metoder för planläggning och styrning av beslutade utvecklingsprojekt, för en bättre total överblick, för bättre möjligheter att frigöra och utnyttja de knappa utvecklingsresurserna. Basorganisationens funktionella mönster kan, som vi redan sagt, på ett tillfredställande sätt möjliggöra operativ verksamhet inriktad på försäljning och produktion. Vid förändring och förnyelse av verksamheten däremot ställs andra organisatoriska krav där basorganisationen måste kompletteras med en organisationsform, som är bättre anpassad till det projektbundna utvecklingsarbetets krav.

FORUM: — Tillbaka till organisationsplanen alltså — med alla dess frågetecken?

SVAR: — Det finns väl inte några en gång för alla givna organisationsformer, men projektorganisationen för det projektbundna utvecklingsarbetet av karaktären hardware och software innebär en arbetsform, där verksamhetens utvecklingskrafter kan utnyttjas oberoende av funktionell hemvist i basorganisationen efter följande principer: Basorganisationens resultat — och utvecklingsansvar är odelat. Projektgrupper sammansättes av medarbetare oberoende av funktionell hemvist i basorganisationen. Planering och styrning av utvecklingsarbetet kräver totalsyn från toppen av organisationen.

— Dessa principer åskådliggör en strävan att förankra projektansvaret i basorganisationen. God balans mellan orderbundet och projektbundet arbete verkar stimulerande medan bristande balans kan skapa konflikter. Hur sedan projektarbetet organiseras, om medarbetarna blir representerade i referensgrupper, utses som projektledare eller blir aktiva deltagare i projektgrupper blir en fråga, som får avgöras från fall till fall.

FORUM: — Vi fick in ett nytt begreppspar i resonemanget — hardware och software?

SVAR: — Inledningsvis berörde vi anläggningsverksamheten som ett område, där principerna för projektarbetet traditionellt vunnit tillämpning. Denna typ av projekt behandlas i dag som hardware-investering. Exempel på nya projektinriktade utvecklingsområden av softwarekaraktär utgör de kommersiella kraven på marknadsanalyser, marknadsplanering och produktutveckling, teknologiens utveckling mot avancerade styrsystem, administrationens datamaskinbehandlade information.

FORUM: — Slutligen — ligger det något av en demokratiserlngsfllosofi kring projektorganisationens uppbyggnad?

SVAR: — Snarare är det väl så att företagsledningen i dag söker praktiskt tillämpa socialpsykologiska rön i fråga om grupparbete, individuell motivation och utvecklingsaktivitet för att den vägen förbättra kommunikationerna och öka förmågan till konstruktiv samverkan. Att sedan dessa värderingar avseende samarbetets problematik synes sammanfalla med samhällets demokratiseringsprocess gör inte frågan mindre intressant. (M

Forum 4/71