Sekreteraren i en föränderlig värld

av Stina Lindbäck Forum 1976-15, sida 18-19, 06.10.1976

Taggar: Teman: sekreterare

18

FÖRUM 15 - 76

Sekreterare i en föränderlig värld

Vad jag åtminstone lärde mig, sa en kollega som just deltagit i ett internationellt sekreterarseminarium utomlands, var någonting som jag nog visste förut men inte velat erkänna. Att världen förändrar sig. Morgondagens sekreterare är inte densamma som gårdagens.

q»” Nehej. Gårdagens sekreterare beskylldes ibland för att ha för mycket teoretiska och för lite praktiska kunskaper, medan hennes kollega av nyare modell kanske kommer bättre till sin rätt i den praktiska än i den teoretiska sektorn. Låt oss hoppas att morgondagens sekreterare är den precis rätta blandningen av teoretiska och praktiska färdigheter.

Om sekreteraren märker att hon är överkvalificerad, blir hon mycket snart -missnöjd och hennes chef får mindervärdeskomplex.

Är sekreteraren igen underkvalificerad, blir chefen missnöjd, men mindervärdeskomplex får han ju inte.

Och om sekreterarna i ett företag är en alltför brokig samling, blir arbetsbördan lätt hänsynslöst orättvist fördelad. Arbetet har en underbar förmåga att söka sig till de flitigaste och kapablaste, och det är inte bra i längden om det inte premieras.

Vad har hänt?

Det är svårt att ge en definition på dagens sekreterare. Hon kan vara allt från en person med mångårig yrkeserfarenhet och akademisk slutexamen som behärskar fem språk, stenograferar på dem alla och är en utmärkt stilist till en novis som genomgått maskinskrivningskurs och går på grundkurs i engelska. Var har hänt, egentligen?

Först började telex breda ut sina vida vingar. Man började använda ett slags pidginspråk som vem som helst kunde tillägna sig. Tyvärr har detta börjat sprida ut sig till andra texter än tele “Gfnwx åtnyprg hog. kgöåvl bo:f L vnWxfpyÖH £o$ 2 des hiFpböl…”

HÄR STÅR:

HAR JAG SAGT DET?

FORUM 15 : 7 1 också, vilken inte är så lyckat. Det är inte lätt att åstadkomma någonting elegant utan prepositioner, ändelser och artiklar.

Så blev det modernt med’ diktafoner. Som ”helt onödiggjorde” stenografikunskaper. Men tyvärr tröttnade många ganska snart på den nya leksaken, och kvar sitter nu en grupp sekreterare som plitar ner chefens visdomsord och med stora runda bokstäver. Och visst går det bra om chefen har tid och tålamod. Det är bara vi mossbelupna som är av annan åsikt. Kanske är det självbevarelsedrift.

En statussymbol?

I ett skede blev sekreteraren statussymbol. Förr var det bara de verkligt höga cheferna som begåvades med egen sekreterare, men plötsligt måste envar med lite självaktning få en privatsekreterare (som han faktiskt i stor utsträckning använder för privata ändamål). Om det inte gick att ordna på annat sätt, började han kalla sin lilla anspråkslösa maskinskriverska för sekreterare. Och vips måste alla andra maskinskriverskor också få bli sekreterare. Tänk så fint att få sitta i samma klass som VD:s malliga alltiallo! .

Kvar var ett kontor utan maskinskriverskor. En dröm för kontorsmaskinsförsäljarna. Och deras glädjeämnen är inte slut därmed. Om den gamla tidens sekreterare — de där tråkmånsarna som tycker att grammatik och rättskrivning är viktigt och som har idiotiska idéer om stilnivåer — helt dör ut, kommer de att ha en lukrativ marknad för allt elaboratare apparater.

Men än så länge finns det mycket sekreterare av alla valörer. Isynnerhet sedan ”sekreterare”, som förr uteslutande va namnet på en befattning, blivit en titel som man tydligen får när man genomgått vissa skolor, institut, kurser… hemma eller i utlandet… Det kan vara en flerårig utbildning, det. kan vara en mycket kort. Och när en dam som har papper på att hon har sekreterarkompetens sedan träder ut i näringslivet, kallar hon sig sekreterare, vilket jobb hon än får.

Borde befattningen ”sekreterare” omdöpas? Vid det seminarium jag hänvisade till i början var man inte på den linjen. Seminariedeltagarna — idel toppsekreterare — uppmanades att vägra kalla sig sekreterare. Assistent, direktörsassistent och executive secretary tekommenderas bl a som mer adekvata benämningar.

Vad krävs?

Vad krävs då av en exekutiv sekreterare (nu rör jag mig på verkligt lös grund, jag deltog inte i seminariet utan har bara haft tillfälle att bläddra i materialet)?

Ett viktigt krav är erfarenhet, minimum 5 år i företagets tjänst + tidigare erfarenhet, och god utbildning, vilket dock inte nödvändigtvis behöver betyda att den exekutiva har ett diplom. Men språk ska hon kunna, minst två utländska (+ det andra inhemska hos oss, förstår jag), och dessutom ska hon vara insatt i juridik och sociallagstiftning och mycket annat. De kvalifikationer hon ska besitta upptar flera sidor i seminariemappen. Högt på listan kommer ”common sense”. Att det är ”human relations” hon ska syssla med betonas på flera ställen. Rutinsysslor behöver hon inte alls befatta sig med, för ”the position of executive secretary is more and more considered as a management position and therefore will sooner or later become

PERFEKT ORIENTERING I KONSUMTIONSVARORNAS VÄRL vägen till. förbättrad levnadsstandard för att förverkliga den socialistisk-ekonomiska integrationen och utvidgandet av utrikeshandeln

DEN 8 INTERNATIONELLA KONSUMTIONSVARUMÄSSAN 4—11. 5. 1977 BRNO — TJECKOSLOVAKIE erbjuder perfekt kommersiell orlentering Anmälningstiden utgår den 31. 10. 1978 Närmare uppgifter genom:

BV — Trade Fairs and Exhibitions BRNO, Vystavistö 1, 602 00 Brno, ÖSSR Tel. 314, Telex’ 062294, 062295, Telegramadress Fairbrno Brno

Tjeckoslovakiska Socialistiska Republikens Ambassad, Handelsavdelningen, Annegatan 25, 00100 Helsingfors 10, tel. 840 101

FR rn IT TI Ö part of the category known as ”Executives” or ”Cadres” in French”.

Hon kommer att ha en stab bestående av 1—2 assistenter, som utför rutinsysslorna, alla moderna tekniska hjälpmedel hon kan behöva och eget visitkort. Hon har chefens fulla förtroende och gör allt för att släta vägen mellan honom och personalen och honom och affärskontakterna. Varken - affärsunderhandlingar eller beslutsfattning är något främmande för henne. Det säger sig självt att företagen inte har användning för många sådana underverk, men nå- gonting ditåt, kanske. Kanske sekreteratyrket då kan börja få tillbaka något a " sitt forna anseende.

Sänk inte kunskapsnivån!

Det är synd om man minskar kraven på sekreterarnas kunskapsnivå alltför mycket och gör deras arbete meningslöst och tråkigt. Det som förr var så stimulerande med sekreterarjobbet var att det var så mångsidigt, En blandning av praktiska och teoretiska, lätta och svåra uppgifter. Och visst får man användning för sina kunskaper. Försök bara sprida ut på kontoret att du kan franska, eller är perfekt i tyska eller älskar att översätta till svenska eller finska, så får du se. Eller ännu bättre, tala om för din. personalchef att du har extrakapacitet: Om du accepterar att dina kunskaper rostar bort, så är det väldigt ofta eget fel. Och man kan faktiskt lära sin chef att själv gå till kaffeautomaten. Om sekreterarna blir glorifierade springflickor, kan jag inte tro annat än att sekreterarplatserna bara blir genomgångsjobb för morgondagens sekreterare medan de är på utkik efter någonting bättre och mera meningsfullt.

(Stina Lindbäck) OC