Skapar struktur

av Ray Byman Forum 2011-03, sida 34-37, 31.03.2011

Taggar: Bolag: Affecto Personer: Ray Byman

FORUM FÖR EKONOMI OCH TEKNIK

PROFILEN

NR 3 2911

Skapar Struktur

Företag och organisationer som saknar en strategi för hur d ska hantera information och dokument riskerar att hamna ie återvändsgränd med olika teknologie och lösningar. Det säger RAY BYMAN som är vd på Affecto i Finland.

PATRIK LINDFORS TEXT

KARL VILHJÄLMSSON FOTO

X Mängden information som finns tillgängligiföretagen ökar hela tiden. Men det gör det inte nödvändigtvis lättare att fatta beslut eftersom det finns allt fler aspekter att beakta.

Det är den motstridigheten som sysselsätter RAY BYMAN, som är vd för AFFECTOS verksamhet i Finland. Affecto är ett it-bolag som levererar system för dokumenthantering och informationshantering (Business Intelligence, BI). I korthet handlar det om att göra rätt information tillgänglig för rätt personer inom bolaget.

”Den som lyckas utkristallisera det väsentliga i all tillgänglig information fattar snabbare och bättre beslut”, säger han.

Tidigare var det vanligt att besluten fattades på den högsta nivån i företagen, och många frågor fördes ända upp till styrelsen. I dag sker en växande del av beslutsprocessen lägre ned i organisationen.

INTERYJU Ray Byman Född: I Helsingfors 1959: Familj: Fru samt två barn som redan flyttat hemifrån. Bor: Vanda. Utbildning: Ekonomie magister från Hanken. Karriär: Olika ledningsbefattningar i Dava, Nokia Data, ICL, Fujitsu, Instru Data, Scribona. VD för Domasoft 2001-2005. Domasoft köptes upp av Affecto 2005 och Byman utnämndes till vd för Affecto i Finland 2009. Fritid: Stugliv, joggning och gym.

”I den högsta ledningen finns det inte tid och i många fall inte heller den kunskap som behövs för att fatta de beslut som kontinuerligt tas inom företaget på olika nivåer”, säger Byman.

Förutom att informationen finns snabbt tillgänglig är det minst lika viktigt att kvaliteten på den information som används för beslutsfattandet är hög. I annat fall ökar risken för att fel beslut fattas.

”Kvaliteten på all insamlad data är viktig. Informationen måste var jämförbar och jämbördigt presenterad för att kunna analyseras”

Beslutsfattande handlar i de flesta fallockså omatt blicka iniframtiden. Dels handlar det om att försöka förutspå vad som händer inom det egna bolaget och dels vad som kommer att hända i omvärlden.

”Det gäller att få den bästa möjliga helhetsbilden av vad som kommer att hända. Business Intelligence handlar om ett effektivt beslutsfattande som baserar sig på rätt information vid rätt tidpunkt?”

Mer mobil information. Enligt en undersökning som gjorts av det amerikanska analysföretaget GARTNER kommer en tredjedel av företagens Business Intelligence-information att användas i portabla apparater år 2013. Detta grundar sig på att surfplattor och smarttelefoner blir allt vanligare inom företagen. Utgångspunkten är att endast den information som är väsentlig för en viss uppgift utnyttjas i surfplattorna eller smarttelefonerna. Storleken på skärmen är den faktor som begränsa hur mycket information som kan fin nas tillgängligitill exempelen smart telefon. Alltför mycket information i en apparat med liten skärm gör den svår och klumpig att använda.

”För att sålla fram den allra viktigaste informationen måste informationshanteringen inom företaget vara synnerligen strukturerad och uppgifterna väl tillgängliga”, säger Ray Byman.

Tillgång till väsentlig information har en stor betydelse för trivseln och för hur effektivt var och en hanterar

FÖRLORAD INFORMATION.

När en anställd lämnar ett bolag är risken stor för att viktig information går förlorad om informationen inte finns lagrad och tillgänglig för de övriga. Det säger Affecto Finlands vd Ray Byrnan.

sina arbetsuppgifter. Undersökningar visar att frustrationen ökar då man tvingas lägga ned stor möda på att få fram deninformation som behövs för en viss arbetsuppgift.

För vissa personer går en stor del av arbetstiden åt till att söka dokument och information. Det kan till exempel handla om att leta reda på ett avtal eller vissa detaljer i ett avtal som håller på att gå ut.

”Arbetstillfredsställelsen är större om informationen finns lätt tillgänglig”, säger Ray Byman.

M

FORUM FÖR EKONOMI OCH TEKNIK

NR 3 291 ”Säkerheten måste vara på en ytterst hög nivå för att företagen överhuvudtaget ska våga lagra sin viktigaste information hos ett utomstående bolag:

Botemedlet mot svåråtkomlig information är, förutom ett Business Intelligence-system, att bolaget har ett väl organiserat dokumenthanteringssystem. Att leverera it-system för ärendehantering, dokumenthantering eller skräddarsydda lösningar för att effektivera processer är också ett stödben i Affectos verksamhe vid sidan om Business Intelligence.

En orsak till att en stor del information finns utspridd utan en systematisk struktur är att många matar in information som de själva behöver i sitt arbete i tabeller, dokument eller filer som de enbart själva har tillgång till. Det är en konsekvens av att många företag inte har klara rikt BRA

BYRÅKRATI

När byråkratin fungerar skapar den en strikt process som går effektivt framåt, säger Ray Byman.

linjer för hur information ska sparas och hanteras.

Information går förlorad. När en anställd lämnar en arbetsplats är risken stor för att viktig information går förlorad. Till exempel kan uppgifter om kundavtal och offerter eller annan relevant information försvinna om företaget inte har ett fungerande dokumenthanteringssystem.

”Företag borde bygga upp en strategi hur information behandlas och bearbetas för att inte råka i återvändsgränder med olika teknologier och lösningar. Vi har sett en stigande efterfrågan på konsultering för att bygga uppenstrategiför Business Intelligence”, säger Byman.

Gör grovjobbet. Ray Byman räknar inte med att priset på de tjänster som Affecto levererar kommer att sjunka. Det beror bland annat på att det handlar om tjänster som kräver en stor insats av specialistarbete. Kostnaderna för arbete fortsätter att stiga, framför allt om bristen på kunnig arbetskraft ökar. Mycket manuellt arbete krävs då man ska omvandla stora mängder material till digitalt format. Affecto har till exempel gjort elektroniska versioner av kyrkoböckerna för flera stora församlingar i landet. I praktiken går arbetet ut på att skanna alla utvalda dokument och bygga upp ett elektroniskt kartotek av materialet. ”I samband med prisdiskussionen bör man beakta vad det kostar att inte göra någonting och vilka fördelar och vilken avkastning man når då man går in för nya förfaringssätt ochlyckas effektivera sina processer”

Positivare syn på molnet. En av de starkaste trenderna inom it-sektornär övergången till molnbaserade tjänster, där programhantering och informationslagring sker över nätet.

Ray Byman räknar med att före FORUM FÖR EKONOMI OCH TEKNI tagen ännu inte är mogna att lägga ut information om till exempel företagets strategi och ledningsgruppens beslut på molnbaserade tjänster. Men han konstaterar att attityderna förändras snabbt och efter ett par År är situationen antagligen en annan.

”Säkerheten måste vara på en ytterst hög nivå för att företagen överhuvudtaget ska våga lagra sin viktigaste information hos ett utomstående bolag”, säger han.

Byman anser inte att programvara med öppen källkod utgör ett märkbart hot mot Affectos verksamhet. Inom dokumenthantering använder Affecto lösningar från OPENTEXT, IBM Och MICROSOFT men även program som är baserade på öppen källkod, bland annat från ALFRESCO. Inom Business Intelligence finns det däremot ett färre antal applikationer med öppen källkod.

”Inom Business Intelligence har vien verktygslåda som består av produkter från bolag som IBM, MicroSOft, SAP, INFORMATICA OCh ORACLE.”

Informationsbehovet varierar. Analysbolaget Gartner har gjort en kartläggning av vilken typ av information ekonomichefer har mest behov avisitt arbete. Det handlar bland annat ominformation för att mäta produktiviteten och lönsamheten inom olika sektorer i bolaget. Information behövs också för mäta lönsamheten för olika kunder.

Hur informationsbehovet fördelas beror bland annat på det rådande konjunkturläget. Under en högkonjunktur är det viktigt att identifiera vilka verksamheter som växer medan kostnadskontrollen får en mer framträdande roll i en lågkonjunktur.

Enligt Gartners undersökning vill ekonomicheferna också förbättra integrationen mellan finanserna och affärsverksamheten. De vill inte att finansavdelningen uppfattas som en avskild del av bolaget.

NR 3 291 > AFFECTO = Levererar it ness Intelligence (Bl), ärendehantering, dokumenthantering (ECM) och övriga beslutsstöds lösningar.

s Business Intelligence: Beslutsstödslösningar som gör det lätttare för företa och organisationer att analysera och styra sin egen verksamhe sa Huvudkontor i Finland och verksamhet även i Skandinavien, Baltikum och Polen.

sm Affecto-kon joner euro (Affecto Finland: 47 miljoner euro). Koncernens rörelseresultat 2010:3,3 miljoner euro.

sm Antalanställda inom koncernen: 950 (anställda i Finland: 380).

s Trestörsta ägarna: Cantell Oy (9 0, bolaget ägs av Affectos styrelseordförande Aaro Cantell), OP-Suomi Pienyhtiöt (7 ve) och Mika Laine (6.7 20).

sm Koncernens vd: Pekka Eloholma.

Fördelar med byråkrati. Inom den offentliga sektorn finns det alltid en viss byråkrati för hur saker och ting hanteras. Ray Byman konstaterar att byråkrati i grunden är en bra sak. När byråkratin fungerar skapar den en strikt process som går effektivt framåt. För Affecto är den offentliga sektorn en betydande kund. Ray Byman säger att det pågår en omvälvning inom den offentliga sektorn. Det finns ett stort behov att skära ner kostnaderna, samtidigt som en betydande del av de anställda håller på att gå i pension. ”Det finns inte resurser att rekrytera ny personal för att ersätta dem som går i pension. Men en allt större del av arbetsuppgifterna kan hanteras elektroniskt, och det underlättar och försnabbar processerna inom förvaltningen”, säger han. Myndigheterna har kritiserats för att samordningen mellan de it-system som används av olika instanser är bristfällig. Kritikerna anser att myndigheterna borde införa enhet liga it-system för att garantera att informationsflödet mellan olika instanser är så effektivt som möjligt. Ray Byman anser att det ändå finns en naturlig förklaring till att olika organ inom den offentliga sektorn använder olika it-system. ”Inom den offentliga sektorn finns många olika typer av verksamheter. Därför är behoven och processerna olika hos olika instanser. Situationen är densamma som inom den privata sektorn, där företagen väljer it -system som är anpassade för deras egen verksamhet” säger Ray Byman.

Tung inköpsprocess. Myndigheterna har under en längre tid arbetat för att införa liknande processer i sådana fall där det är möjligt. Bland annat inom ministerierna pågår en process för att samordna vissa it -relaterade funktioner.

Att förnya it-strukturerna inom den offentliga sektorn är en synnerigen utdragen process. Det beror ill stor del på att varje upphandling måste genomgå en grundlig konkurrensutsättning. Handlar det om en stor investering kan det ta upp till vå år från beslutet innan systemet an tas i bruk.

Det första steget är att myndigheten i fråga gör upp en dokumentaion på hur produkten eller tjänsten ska se ut när den är färdig. Dokumenationen måste vara heltäckande efersom det annars finns en risk för att de bolag som förlorar anbudstävlingen i efterhand lämnar in en protest, vilket ytterligare drar ut på tiden. Att göra den dokumentation som behövs kan ta ungefär ett halvår.

När uppdragsbeskrivningen är klar delas den ut till de it-bolag som vill delta i anbudstävlingen. Efter ett halvår är processen vanligtvis slutförd och projektet kan starta. Om alltinglöper enligt planerna är systemet klart att börja användas ett halvt år eller ett år senare.

Ett problem är också att den offentliga instans som beställer ett itsystem inte kan diskutera på detaljnivå med enskilda företag före processen med konkurrensutsättningen inleds. De som ansvarar för upphandlingen av it-systemet måste alltså isådana fall själv definiera vilka element som skaingå ibeställningen, utan att på förhand kunna förhandla om specifika frågor med olika leverantörer. Orsaken är att alla de enskilda bolag som deltar med offerter i upphandlingsprocessen ska ha tillgång till samma information.

Ray Byman konstaterar att det i vissa fall finns möjlighet att gå in för ett förhandlingsförfarande där några it-leverantörer väljs ut efter en kortare urvalsprocess. I detta förfarande är en dialog möjlig mellan leverantörerna och kunden, och en bättre förståelse för projektet uppnås lättare.